Quản Lý Nhân Sự - HRM

Top 15 KPI Nhân Sự Chiến Lược Của Năm 2021 Mà Người Quản Lý Nào Cũng Cần Nắm

Đối với công việc quản lý con người hay còn gọi là quản lý nhân sự, được xem là điều hết sức quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần phải trải qua. Tuy nhiên, để làm tốt điều này, doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược, danh sách KPI nhân sự chi tiết nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh cũng như tạo nên môi trường làm việc văn minh, công bằng cho nhân viên của mình. Cùng SmartOSC DX chỉ ra top 15 KPI nhân sự chiến lược của năm 2021 mà người quản lý nào cũng cần nắm. 

Sự phát triển doanh nghiệp dựa vào chỉ số KPI

Sự phát triển và thành công của doanh nghiệp chính là sự ổn định của hoạt động nhân sự. Những kết quả này cần có các chỉ số KPI để đánh giá một doanh nghiệp có thể đạt các mục tiêu đó ở cấp độ nào. Các đặc điểm của KPI “tốt”, đó là:

• Sparse: Nhà quản lý tập trung vào những thứ cần thiết và để phần còn lại ra ngoài theo nguyên tắc càng ít càng tốt.
• Có thể xem xét chi tiết được: KPI tốt cần trả lời được các câu hỏi như sau: Tại sao chúng ta không đáp ứng mục tiêu chi phí tuyển dụng? Nhóm nào là người tốn kém nhất để tuyển dụng? Bằng cách này, nhà quản lý có thể dễ dàng dự đoán thành công trong tương lai và xem nơi thiếu tiến bộ.
• Đơn giản: KPI cần phải đơn giản vì khi nó đơn giản thì giao tiếp và tập trung sẽ tốt hơn.
• Có chủ sở hữu: KPI cần phải có chủ sở hữu. Chủ sở hữu này sẽ được thưởng khi mục tiêu thành công và sẽ chịu trách nhiệm nếu họ không đạt được mục tiêu.

Có thể thấy rằng tất cả chúng ta đều quen thuộc với các đặc điểm ở trên nhưng thường ít ai biết ứng dụng sao cho đúng. Vì vậy, bài viết này sẽ chỉ ra Top 15 KPI nhân sự chiến lược trong năm 2021 mà người quản lý nào cũng cần nắm. 

1. Tỷ lệ vắng làm (Absenteeism rate)

Tỷ lệ vắng mặt trung bình theo phần trăm được đo lường bằng tổng số ngày làm việc của nhân viên. Đây là một KPI nhân sự rất quan trọng nói lên mức độ tương tác và sự gắn bó của nhân viên trong công việc và công ty.

Người lao động có động lực và sự gắn bó thấp sẽ có nhiều khả năng “bị bệnh” hoặc nghỉ phép nhiều ngày hơn. Vì vậy, điều quan trọng là phòng Nhân sự phải theo dõi số liệu này theo thời gian và lên có những kế hoạch để khắc phục những điểm thiếu sót này.

2. Số giờ tăng ca (Overtime hours)

Số giờ tăng ca là một KPI nhân sự đáng được quan tâm, nhưng cần có những cách hiểu khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh. Con số này tăng đột ngột có thể do khối lượng đơn hàng hoặc tăng trưởng kinh tế. Bên cạnh đó, số giờ tăng ca nói lên sự cống hiến, tâm huyết của nhân viên.

Số giờ tăng ca có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ vắng mặt. Nếu mọi người làm thêm giờ, thì lượng giờ làm thêm sẽ cao và khối lượng công việc dần được hoàn thành dẫn đến kết quả là tỷ lệ vắng làm ngày càng giảm bớt.

3. Đầu tư sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự hiện nay được rất nhiều công ty sử dụng. Chúng ta có thể kể đến một phần mềm quản lý nhân sự đó là “Phần mềm nhân sự Zoho People”. Phần mềm này có đầy đủ công cụ hỗ trợ xây dựng và quản lý lực lượng nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều nơi khác nhau. Thu thập và lưu trữ tất cả thông tin trong một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Dễ dàng xử lý, truy cập đơn giản nhưng khó xâm nhập trái phép. Phần mềm nhân sự cho phép xem và truy cập thông tin của nhân viên ở tất cả các bộ phận, chức danh và vị trí. Giảm tải công việc bằng phần mềm nhân sự cho phép phê duyệt/từ chối yêu cầu nghỉ phép chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc cú chạm.

 

Xác định các loại nghỉ phép và chính sách, theo dõi thời gian nghỉ phép của nhân viên. Phần mềm nhân sự theo dõi sự có mặt và cấu hình ca làm việc của nhân viên. Đồng thời lưu giữ bảng chấm công để báo cáo chính xác. Ngoài ra, phần mềm này còn có khả năng tự động hóa và phụ trách mọi nhiệm vụ tẻ nhạt lặp đi lặp lại.

4. Chi phí đào tạo (Training costs)

Chi phí đào tạo là KPI nhân sự cần được áp dụng cho nhiều doanh nghiệp khi muốn đo lường số tiền đã đầu tư vào việc tuyển dụng và nâng cao trình độ nhân viên. Đánh giá chi phí đào tạo sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi chi phí phát triển của nhân viên và đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong công tác phát triển kỹ năng nhân viên.

Chi phí đào tạo không nên chỉ giới hạn ở những người mới được tuyển dụng mà ở tất cả mọi nhân viên có trình độ chưa cao. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào nhân viên để họ hoàn thiện những kỹ năng đã có, cũng như phát triển kỹ năng mới.

5. Năng suất nhân viên (Employee Productivity)

Hiệu quả Lao động Tổng thể (Overall Labor Effectiveness) được tính bằng cách chia tổng doanh số bán hàng cho số lượng nhân viên. Đây là một KPI nhân sự khá thú vị. Tuy nhiên doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố có ảnh hưởng đến sản lượng sản xuất như:

– Khoảng thời gian mà nhân viên làm việc thật sự.

– Số lượng sản phẩm đã tạo ra.

– Chất lượng sản phẩm.

Các phép đo năng suất giúp nhân viên biết được mình đã làm được bao nhiêu và điều chỉnh phương pháp làm việc cho hợp lý. Vì vậy chúng được áp dụng trong mọi lĩnh vực.

6. Sự hài lòng nhân viên (Talent Satisfaction)

Đây là một trong những KPI nhân sự tối quan trọng trong bối cảnh “cuộc chiến giành nhân tài” (Talent War) như hiện nay. Đặc biệt đối với các nhân viên trẻ hiện nay, tài chính không chỉ là yếu tố duy nhất quyết định lựa chọn việc làm của họ mà còn là sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Là chuyên gia nhân sự, bạn nên cố gắng giữ chân nhân viên có tài năng nhất. Để đánh giá KPI này, phòng quản lý Nhân sự nên có những khảo sát đối với nhân viên của mình.

7. Chi phí tuyển dụng (Cost per hire)

Đây là một KPI nhân sự khá đơn giản. Chi phí này bao gồm tất cả các chi phí từ tuyển dụng (quảng cáo/ tiếp thị, giới thiệu nội bộ, thời gian xem xét và lựa chọn CV, phỏng vấn) đến đào tạo (thời gian bỏ ra của người quản lý/ người hướng dẫn, tài liệu và thời gian đầu tư cho một nhân viên mới). Những chi phí này tốn khá nhiều ngân sách của công ty. Vì vậy, đây chính là lý do tại sao bạn không nên xem nhẹ công tác tuyển dụng.

Cần lưu ý: mọi khoản đầu tư vào đội ngũ nhân tài của doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều giá trị. Khi chi phí bỏ ra rất lớn, lợi ích thu được vẫn luôn rất đáng để doanh nghiệp cân nhắc.

8. Tỷ lệ tuyển dụng thành công (Recruiting conversion rate)

Tỷ lệ tuyển dụng thành công là một KPI nhân sự quan trọng, đây là tỷ lệ nhân viên được thuê trên tổng số ứng viên nộp đơn. Mục tiêu chính là tìm ra nguồn cung cấp ứng viên tốt nhất với chi phí tối thiểu. Dựa trên chỉ số trên, phòng Nhân sự có thể xem xét kỹ tất cả các phương pháp tuyển dụng khác nhau, từ đó chọn ra phương pháp hiệu quả nhất.

9. Thời gian tuyển dụng (Time to fill)

KPI nhân sự này đo lường thời gian từ thời điểm đăng thông tin tuyển dụng đến khi một nhân viên mới được lựa chọn cho vị trí đó. Doanh nghiệp cần dựa trên chỉ số này để lập kế hoạch kinh doanh thực tế, vì việc sa thải hoặc nhân viên nghỉ việc phải được xử lý và dự đoán trước khi có thể.

Nhìn chung, thời gian tuyển dụng càng thấp sẽ càng tốt. Đầu tư thời gian là rất quan trọng để tìm được ứng viên phù hợp nhất. Tuy có thể tốn kém lúc đầu, lợi ích mang về từ hoạt động tuyển dụng chất lượng sẽ luôn bù đắp chi phí bỏ ra.

10. Đánh giá tài năng nhân viên (Talent rating)

Các cuộc họp nhân viên và phản hồi thường xuyên, mang tính xây dựng là điều đang diễn ra ở hầu hết các công ty ngày nay. Bộ phận nhân sự cần phải đo lường năng lực nhân viên để có những đánh giá về các biện pháp tuyển dụng của mình.

Để xác định những thiếu sót và hình thành cái nhìn tổng quan về tài năng của nhân viên tại mọi thời điểm, phòng Nhân sự nên phát triển một hệ thống đánh giá cá nhân nhân viên (chấm điểm tài năng).

11. Tỷ lệ thay đổi nhân viên (Turnover rate)

Là một trong những KPI nhân sự được quan tâm nhất, turnover rate đo lường tốc độ luân chuyển của nhân viên, số lượng nhân viên nghỉ việc là tự nguyện hay không. Chỉ số này thể hiện sự thành công của doanh nghiệp trong nỗ lực duy trì đội ngũ lao động, là tiền đề để doanh nghiệp để lập kế hoạch kế nhiệm.

Turnover rate cao sẽ không phải là vấn đề nghiêm trọng khi những nhân viên ra đi không phù hợp với công ty. Tuy nhiên, nếu đó là những nhân viên tài năng, điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp và doanh thu thu về.

Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân nghỉ việc của nhân viên không xuất phát từ công việc – mà do bất đồng với cấp quản lý. Đây là lý do tại sao phòng Nhân sự nên theo dõi nguyên nhân gốc rễ của tỷ lệ turnover rate cao và xác định những khía cạnh cần khắc phục.

12. Tỷ lệ thay đổi nhân viên tài năng (Talent turnover rate)

Talent turnover rate cao là một thách thức thực sự với doanh nghiệp, đặc biệt đối với các vị trí khó tuyển dụng. Đây là các vị trí thường có nhu cầu về nhân tài rất lớn, yêu cầu chi phí lớn khi cần thay thế mới. Doanh nghiệp nên cố gắng giữ tỷ lệ này càng thấp càng tốt, đặc biệt đối với nhân viên cấp dưới, vì họ sẽ trở thành nguồn nhân lực quý giá nhất của bạn trong tương lai.

13. Tỷ lệ sa thải (Dismissal rate)

Turnover rate chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố chính: người lao động/người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hết hạn hợp đồng, nghỉ hưu, thôi việc do mất khả năng lao động,… 

Để theo dõi hiệu quả chất lượng của các biện pháp tuyển dụng, doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ sa thải là một trong những KPI nhân sự quan trọng nhất. Cần xem xét chỉ số này từ các góc độ khác nhau, chẳng hạn như theo thời gian làm việc, nhóm, phòng ban hoặc riêng cho nhân viên cấp dưới của bạn.

14. Cân bằng giới (Female to male ratio)

Đây là một KPI nhân sự khá mới mẻ và còn ít được sử dụng ở Việt Nam. Việc cân bằng giữa lao động nữ và lao động nam – đặc biệt ở các vị trí quản lý cấp cao. Thực tế, một số ngành có tỷ lệ chênh lệch giới tính khá lớn (ví dụ: ngành IT và kỹ thuật đa phần nhân viên là nam giới, trong khi chăm sóc và điều dưỡng có xu hướng tập trung vào nữ).

Cùng với sự phát triển của xã hội, ngày càng nhiều doanh có những chính sách cân bằng giới đối với nhân viên mình. Sự thay đổi này tạo ra rất nhiều động lực đối với nhân viên. Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa như hiện nay, điều này sẽ mang lại một lợi thế cạnh tranh rất đáng kể cho doanh nghiệp.

15. Nhân viên bán thời gian (Part-time employees)

Việc tuyển dụng nhân viên bán thời gian là một xu hướng của khá nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, quản lý doanh nghiệp nên lưu ý rằng việc thuê nhân viên bán thời gian để giảm bớt chi phí sẽ là lựa chọn chiến lược kém cỏi. 

Nguyên nhân là vì nhân viên bán thời gian thường mất nhiều thời gian hơn để tìm hiểu công việc, văn hóa công ty, và doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn khi cần giữ chân họ lại.

Trên đây là những thông tin mà SmartOSC DX đã chắt lọc và đưa ra kinh nghiệm về top 15 KPI nhân sự chiến lược mới nhất năm 2021. Mong rằng qua bài viết, doanh nghiệp sẽ lựa chọn đúng phần mềm giúp làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và tránh sai sót xảy ra không đáng có. Chúc doanh nghiệp thành công!