Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn Phòng Điện Tử Giúp Dân Văn Phòng Làm Việc Từ Xa Như Thế Nào?

Đại dịch sẽ không phải là ‘cái chết của văn phòng’ như một số người đã đề xuất, nhưng làm việc tại nhà cũng sẽ không hoàn toàn trở thành dĩ vãng. Nhiều người lao động sẽ không muốn nó theo cách đó vì họ được hưởng sự tự do và linh hoạt mà nó mang lại cho họ. Giải pháp cho tương lai là một mô hình kết hợp có cấu trúc, thừa nhận rằng làm việc tại nhà không mang lại hiệu quả lâu dài cho hầu hết các công việc, trong khi vẫn mang lại cho người lao động sự linh hoạt. Một cách để làm điều đó là phân bổ các khoảng thời gian — có thể là những ngày cụ thể — làm việc tại văn phòng cho tất cả nhân viên để duy trì năng suất và sự cộng tác tại nơi làm việc, đồng thời cho phép tiếp tục làm việc tại nhà ngoài những giờ đó.

Ngày nay quá trình làm việc từ xa đã không còn vấn đề nhức nhối đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp khi đã có phần mềm văn phòng điện tử. Điều này hóa giải nỗi lo lắng của các nhà lãnh đạo. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu về “Văn phòng điện tử giúp dân văn phòng làm việc từ xa như thế nào?” nhé!

Khái niệm về văn phòng điện tử mới nhất

Chỉ thị giãn cách được áp dụng trên nhiều thành phố để ngăn chặn sự lây lan của COVID-19. Nỗi sợ hãi về sự lây nhiễm đã hạn chế sự di chuyển của mọi người, đặc biệt là với đội ngũ nhân viên đi làm tại doanh nghiệp. Một trong những thay đổi lớn được quan sát thấy trong thời gian này là sự chuyển dịch từ văn phòng truyền thống tới các giải pháp công nghệ trực tuyến. 

Hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu quan tâm và tìm hiểu về các nền tảng giải pháp công nghệ trực tuyến, các đơn vị cung cấp dịch vụ cũng bắt đầu mạnh mẽ hơn trong việc quảng bá giải pháp của mình. Một trong số những giải pháp phổ biến và có thể dễ dàng áp dụng bước đầu nhất là văn phòng điện tử. 

Đây được xem như là một phương thức quản lý và điều hành dựa trên các ứng dụng công nghệ thông tin. Văn phòng được xây dựng và vận hành trên nền tảng hệ thống web với các bộ ứng dụng phần mềm quản lý,  trao đổi thông tin, xử lý hồ sơ, khởi tạo văn bản, công văn, báo cáo, xử lý hồ sơ công việc hoàn toàn trực tuyến.

Nói cách khác, văn phòng điện tử là một môi trường làm việc – nơi các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người và thay thế văn phòng truyền thống. Văn phòng này còn được hiểu là sử chuyển đổi mô hình làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp hiện nay đang dần sử dụng hình thức môi trường làm việc này nhằm mục đích thay thế và xây dựng một “văn phòng không giấy tờ”. Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng Internet trực tuyến.

Một số lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử giúp nhân viên làm việc từ xa

Có thể nhận thấy khi làm việc từ xa, nhân viên sẽ không đến công ty, văn phòng mà sẽ làm việc ở một nơi nào đó họ cảm thấy thoải mái nhất. Câu hỏi đặt ra là họ không có mặt ở văn phòng làm sao tiếp nhận được công việc, làm sao có thể tham gia đóng góp ý kiến của mình về công việc để xây dựng công ty hay các lãnh đạo làm thế nào để có thể quản lý được công việc của một lượng lớn nhân viên làm ở xa?

Tất nhiên, khi thực hiện hình thức làm việc này ban lãnh đạo của công ra phải có các giải pháp hợp lý để kiểm soát được công việc. Sử dụng các phần mềm làm việc như Skype, phần mềm quản lý công việc Trello… đang là biện pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, các công cụ phần mềm đó là công cụ chuyên môn chỉ giúp lãnh đạo quản lý được phần nào công việc. Còn với văn phòng điện tử khi có phiên bản cài đặt trên thiết bị di động thông minh Smartphone thì mọi tiến trình của một hoạt động trong văn phòng đều có thể thực hiện, chỉ khác ở chỗ nhân viên không hiện diện trong công ty mà thôi.

Văn phòng điện tử giúp nhân viên quản lý tốt công việc

Trong hệ thống văn phòng điện tử đã được thiết lập cùng với phần mềm quản lý công việc. Khi cài đặt phần mềm văn phòng điện tử là cả nhân viên và lãnh đạo đều có thể tạo việc, giao việc hay theo dõi tình hình xử lý công việc, xin ý kiến chỉ đạo và góp ý từ công việc, nhắc nhở cũng như đôn đốc nhân viên làm việc từ xa. 

Đó là lý do tại vì sao văn phòng điện tử lại được nhiều doanh nghiệp sử dụng đến thế, nhất là công việc áp dụng hình thức cho nhân viên làm việc ở xa. Không giới hạn về không gian và địa lý, lãnh đạo và nhân viên đều có thể hoàn thành rất tốt các công việc khi không cần có mặt tại cơ quan làm việc. 

Tiếp nhận xử lý tài liệu chuyên nghiệp

Tương tự như vậy, trong hệ thống của văn phòng điện tử được lập trình một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, văn thư lưu trữ và các công văn tờ trình chuyên nghiệp. Người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. 

Mọi thông tin tài liệu, đều được lưu trữ ở trên phần mềm theo từng năm, từng sự kiện, thời điểm. Vì vậy khi một nhân viên nào đó muốn tìm thông tin gì đều có thể truy cập vào đó để xem hoặc nhờ người quản lý chuyển cho mà không mất thời gian tìm kiếm.

Một điều tiện lợi nữa của chức năng quản lý hồ sơ, tờ trình trong hệ thống văn phòng điện tử đó là bất kỳ tờ trình, công văn đi – đến nào cần có sự phê duyệt của lãnh đạo đều có thể hoàn thành sớm để gửi cho đối tác, khách hàng.    

Họp bàn ý kiến và đưa ra kết quả nhanh chóng

Mặc dù khi làm việc từ xa nhưng không phải nhân viên không cần tới văn phòng. Tùy theo từng ngành và tính chất công việc mà nhân viên có thể tới công ty hoặc không tới công ty làm việc. Trong nhiều trường hợp có cuộc họp đột xuất hay để phổ biến về quy định mới hay sản phẩm mới… thì yêu cầu nhân viên đều có thể tham gia cuộc họp thông qua các tiện ích văn phòng khi tích hợp trên phần mềm. 

Chúng ta vẫn thường gọi đó là cuộc họp trực tuyến hay cuộc họp online thông qua việc sử dụng một chiếc laptop hay thiết bị hiện đại. Với chức năng tiện ích đó, văn phòng được tích hợp trong phần mềm văn phòng điện tử mọi thành viên trong công ty đều nhận được sự thỏa thuận, ghi chép, nhắc nhở, chia sẻ tài liệu cho nhau giống như sử dụng Yahoo hay Messenger.

Bên cạnh đó, nhân viên còn được đưa ra ý kiến đánh giá, biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến, hay lên lịch công tác của đơn vị và cá nhân…Với tất cả sự tiện ích đó, văn phòng điện tử đang ngày càng được các doanh nghiệp trong nước lựa chọn áp dụng. Trong tương lai sẽ chỉ tồn tại văn phòng không giấy, hoặc một xu hướng làm việc từ xa phổ biến.

Hệ thống quản lý tập trung

Khi đơn vị, doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Mặc dù mỗi một đơn vị, công ty sẽ có đặc điểm phân cấp khác nhau, thế nhưng một mô hình văn phòng điện tử hiện đại có thể linh hoạt phát triển và tùy biến các trường tính năng để hỗ trợ tối đa nhu cầu của mọi ban lãnh đạo. 

Hệ thống quản lý tập trung cũng hỗ trợ không chỉ ban lãnh đạo mà còn toàn bộ đội ngũ nhân viên có thể dễ dàng quản lý tập trung, tra cứu và lưu trữ tài liệu, thông tin, văn bản được phân chia một cách khoa học theo từng dự án, công việc, phòng ban,…Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.

Nếu doanh nghiệp chưa biết sử dụng phần mềm văn phòng điện tử nào uy tín thì có thể liên hệ ngay với SmartOSC DX để được dùng thử và trải nghiệm về hệ thống phần mềm E-Office. Với ảnh hưởng của mùa dịch này chưa biết khi nào mới kết thúc, E-Office là dự án trở thành lựa chọn bắt buộc giúp doanh nghiệp, tổ chức giải quyết công việc trước mắt. E-Office còn tồn đọng  nhiều bất cập, thế nhưng cùng với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ mà điển hình là văn phòng điện tử đã tạo nên những lợi ích mà trước đây doanh nghiệp chưa tìm thấy. 

Chúc doanh nghiệp thành công và vượt qua Đại dịch Covid-19.