Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn Phòng Điện Tử Là Gì? Những Thông Tin Về Văn Phòng Điện Tử

Xu hướng làm việc hiện nay đang trở nên hiện đại hơn, mọi người đòi hỏi sự tiện lợi, nhanh chóng trong đó rất nhiều. Chính vì vậy mà mô hình văn phòng điện tử đã ra đời để đáp ứng những nhu cầu của thời đại. Vậy văn phòng điện tử là gì? hãy theo dõi bài viết dưới đây của SmartOSC DX để tìm hiểu.

Văn Phòng Điện Tử Là Gì?

Văn phòng điện tử là dạng mô hình văn phòng có ứng dụng những công nghệ – kỹ thuật hiện đại, có tích hợp đầy đủ các chức năng quản lý: quản lý nhân sự. quản lý khách hàng, quản lý tài liệu, báo cáo. xử lý hồ sơ công việc… Văn phòng điện tử được tạo ra nhằm thay thế cách thức quản lý của mô hình văn phòng truyền thống.

Về bản chất, văn phòng điện tử là hệ thống giúp doanh nghiệp thực hiện những tác vụ công việc bằng những ứng dụng phần mềm, đặc biệt là hoạt động trên nền tảng internet chỉ bằng các thao tác đơn giản tạo ra môi trường văn phòng không giấy tờ.

Có rất nhiều cách thức khác nhau để văn phòng điện tử có thể hoạt động, hiện nay trên thị trường có các dạng văn phòng phổ biến như:

• Văn phòng ảo
• Văn phòng xanh
• Văn phòng đa chức năng
• Văn phòng chia sẻ
• Văn phòng mở
• Văn phòng trọn gói

Những Lợi Ích Mà Văn Phòng Điện Tử Mang Lại

Sở hữu hệ thống quản lý tập chung

Lãnh đạo sẽ không còn phải lo lắng vấn đề dữ liệu hay dữ án bị phân tán, nhân viên bỏ quên dự án. Khi ứng dụng văn phòng điện tử, cho phép doanh nghiệp thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng trên phần mềm công nghệ và có thể điều hành, quản lý từ xa. Ban lãnh đạo đều nắm rõ mọi hoạt động dù không có mặt tại công ty. 

Bên cạnh đó, dữ liệu sẽ được tìm thấy dễ dàng hơn vì chúng lưu trữ theo một hệ thống, trật tự nhất định. Theo dõi tiến độ công việc chi tiết, nên doanh nghiệp luôn trong tư thế chủ động trước mọi tình huống, có thể xử lý những vấn đề phát sinh kịp thời, nâng cao năng suất lao động.

Tạo môi trường hiện đại, thân thiện

Thay vì phải sử dụng sổ sách để lưu trữ, thì những giấy tờ đó sẽ được văn phòng điện tử mã số hóa và đưa lên các hệ thống phần mềm không bị giới hạn về không gian lưu trữ, chỉ với vài thao tác đơn giản truy cập vào hệ thống là bạn đã có thể sử dụng, xem mọi tài liệu. Việc sử dụng phần mềm này giúp mọi người dễ dàng trao đổi với nhau bất cứ khi nào, bất cứ ở đâu mà không cần phải tổ trứ một cuộc họp trực tiếp.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Văn phòng điện tử là sự kết hợp của rất nhiều phần mềm khác nhau nên chỉ cần một phương tiện như điện thoại hay laptop là bạn có thể kiểm soát mọi thứ. Chính vì vậy nó đã tiết kiệm được một khoản chi phí lớn về in ấn, hay tối ưu thời gian đến 90% so với khi sử dụng văn phòng truyền thống.

Đồng bộ dữ liệu thông tin

Mọi dữ liệu thông tin về hồ sơ, sổ sách…. sẽ được luôn được cập nhật, lọc, đồng bộ thường xuyên tránh tình trạng bị lặp dữ liệu. Từ đó, cải thiện hiệu suất lao động, thông tin được bảo mật hơn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin ở bản cứng.

Xu Hướng Chuyển Đổi Từ Văn Phòng Truyền Thống Sang Văn Phòng Điện Tử

Sự tiện lời từ cách bài trí, đến phong cách làm việc đã khiến văn phòng điện tử thu hút rất nhiều doanh nghiệp. Xu hướng ứng dụng chúng cũng gia tăng mạnh mẽ bởi sự tiện lợi nó mang lại.

Bên cạnh đó, xuất phát từ nhu cầu thực tế của con người ngày càng thiên về tính thấm mỹ, sự tiện lợi, nhanh gọn nên không gian làm việc tại mỗi doanh nghiệp cần dần chuyển đổi để thích nghi với thời thế bây giờ và tương lai.

Theo một cuộc khảo sát của tạp chí Forbes thực hiện về sự ảnh hưởng của văn phòng đến năng suất làm việc thì kết quả thu về là 20% hiệu suất công việc sẽ tăng nếu môi trường văn phòng làm việc thoải mái, tiện lợi, khơi gợi cho họ sự sáng tạo. Chính vì vậy, có rất nhiều văn phòng duy trì mô hình truyền thống từ lâu nhưng cũng đang dần chuyển đổi để bắt kịp xu thế.

Ngoài ra, để có thể chuyển đổi thành công doanh nghiệp không thể thiếu những phần mềm công nghệ hỗ trợ quản lý hiệu quả được tạo ra bởi những công ty phần mềm uy tín. Và SmartOSC DX sẽ là một gợi ý hoàn hảo cho doanh nghiệp nào muốn chuyển đổi toàn diện, hiệu quả. SmartOSC DX là nhà cung cấp phần mềm cho mọi doanh nghiệp trên toàn thế giới, về thành tựu trong suốt hơn 10 năm của công ty này thì không thể nào đếm hết. Hiện tại, công ty vẫn đang cung cấp rất nhiều giải pháp cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn cầu như: Lotte, LG, Sony, Baemin, Daikin… 

Một số phần mềm nổi bất của SmartOSC DX sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi văn phòng điện tử hiệu quả như:

Zoho People – phần mềm quản lý nhân sự

Zoho People hỗ trợ quản lý mọi vấn đề liên quan đến nhân sự, tối ưu hóa quá trình lưu trữ, thu thập thông tin. Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nhân sự hiệu quả. Cho phép chấm công từ xa bằng nhận diện khuôn mặt, tự động tính lương….

Zoho CRM – phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

Zoho CRM giúp doanh nghiệp chuyển đổi khách hàng tiềm năng nhiều hơn, tương tác với khách hàng tốt hơn và tăng doanh thu bằng những tính năng như: quản lý dữ liệu, CRM xã hội, đánh giá hiệu suất, tự động hóa tiếp thị, phân tích – báo cáo…. 

RPA

Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của bạn với UiPath – nền tảng RPA hàng đầu toàn cầu. Cải thiện hiệu quả kinh doanh bằng các hợp lý hóa các quy trình phát triển, phát hiện ra hiệu quả giúp hoạt động chuyển đổi kỹ thuật trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, tạo ra môi trường văn phòng “không giấy tờ” khi mọi hoạt động đều được RPA tự động hóa và liên kết các hệ thống với nhau thành một thể thống nhất.

Còn rất nhiều phần mềm ưu việt mang lại trải nghiệm người dùng tốt mà SmartOSC DX sở hữu, để biết thêm thông tin hãy truy cập tại đây.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc có thêm nhiều thông tin về văn phòng điện tử. Nếu có thắc mắc cần giải đáp hãy liên hệ với SmartOSC DX qua số: (+84) 24 710 8 1222.