Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Vì Sao Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử Ngày Càng Được Ưa Chuộng

Cuộc cách mạng 4.0 đã diễn ra rất mạnh mẽ trên phạm vi toàn cầu, tạo nên nhiều chuyển biến trên mọi mặt của đời sống kinh tế và xã hội. Cũng với bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng hơn với nền kinh tế thế giới, những biến động lớn này tới từ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tác động tới nền kinh tế Việt Nam nói chung và từng doanh nghiệp nói riêng. 

Cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ mạnh mẽ và mang tính quyết liệt đã và đang đòi hỏi doanh nghiệp cần phải thực sự tiến đến thay đổi, đổi mới hệ thống quản lý theo hướng hiện đại hóa. Chính vì thế, phần mềm văn phòng điện tử đang được các doanh nghiệp ưa chuộng và trở thành giải pháp mới giúp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển lớn mạnh. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu vì sao phần mềm văn phòng điện tử ngày được ưa chuộng đến vậy nhé!

Bắt nguồn từ quá trình tự động hóa văn phòng và sự xuất hiện văn phòng điện tử

Tự động hóa văn phòng là sự đề cập đến việc tích hợp các chức năng văn phòng thường liên quan đến quản lý thông tin. Có nhiều công cụ được sử dụng để tự động hóa các chức năng văn phòng và sự phổ biến của các bộ xử lý điện tử bên trong máy tính cũng như bên trong máy photocopy và máy in là trung tâm của những tiến bộ gần đây nhất trong tự động hóa văn phòng. Lưu trữ dữ liệu thô, truyền dữ liệu điện tử và quản lý thông tin kinh doanh điện tử bao gồm các hoạt động cơ bản của hệ thống tự động hóa văn phòng.

Lịch sử hiện đại của tự động hóa văn phòng bắt đầu với máy đánh chữ và máy sao chép, đã cơ giới hóa các công việc thủ công trước đây. Tuy nhiên, ngày nay, tự động hóa văn phòng ngày càng được hiểu là một thuật ngữ không chỉ đề cập đến việc cơ giới hóa các công việc mà còn để chuyển đổi thông tin sang dạng điện tử. 

Sự ra đời của máy tính cá nhân đã tạo ra một cuộc cách mạng tự động hóa văn phòng, và ngày nay, các hệ điều hành và giao diện người dùng phổ biến thống trị các hệ thống máy tính văn phòng. Cuộc cách mạng này đã hoàn thiện và đã xâm nhập vào rất nhiều lĩnh vực kinh doanh, đến nỗi hầu như tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng ít nhất một ứng dụng máy tính thương mại trong quá trình hoạt động hàng ngày. Ngay cả những công ty nhỏ nhất cũng thường sử dụng công nghệ máy tính để duy trì hồ sơ tài chính, thông tin hàng tồn kho, hồ sơ bảng lương và các thông tin kinh doanh thích hợp khác. 

Liệu đâu là phần mềm văn phòng điện tử mà doanh nghiệp tìm kiếm?

Giúp xây dựng môi trường làm việc theo hướng hiện đại hóa

Nếu như mô hình văn phòng truyền thống là quản lý con người, quản lý tài liệu qua hệ thống hồ sơ, sổ sách đã trở nên quá quen thuộc với các doanh nghiệp trong nhiều thập kỷ qua; thì văn phòng điện tử lại mang đến một môi trường làm việc mới hoàn toàn khác biệt, nơi tất cả đều được số hóa cho phép sự tương tác điện tử không giới hạn phạm vi không gian, thời gian.

Hệ thống văn phòng điện tử cho phép quản lý con người, quản lý toàn bộ các công việc, hồ sơ… hoàn toàn trên hệ thống điện tử và các thao tác để đăng nhập hệ thống luôn đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện. Trên môi trường làm việc điện tử, các cán bộ, nhân viên hoàn toàn có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, cùng thảo luận, cùng chia sẻ, tìm kiếm thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Thay vì các cuộc họp trực tiếp với những thứ quen thuộc như bàn, giấy, không gian chật chội, gò bó và đầy căng thẳng như trước đây; giờ đây, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện các cuộc họp online ở bất cứ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào mà không cần phải có mặt trực tiếp ở văn phòng làm việc.

Thiết lập hệ thống quản lý tập trung

Phần mềm văn phòng điện tử cho phép người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng phân cấp, phân quyền, phân công từng công việc, nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên trong tổ chức của mình. Từ đó, việc quản lý công việc, quản lý chất lượng làm việc của các nhân viên cũng trở nên dễ dàng hơn.

Hệ thống quản lý tập trung chính là một trong những đòi hỏi công việc trong thời đại công nghệ số hiện nay, đặc biệt là với các doanh nghiệp quy mô lớn.

Ví dụ về một văn phòng điện tử dành cho doanh nghiệp ngành xây dựng sẽ có các chức năng như:

• Quản lý đầu tư
• Quản lý công trình
• Quản lý cung ứng
• Quản lý kho
• Quản lý nhân sự
• Quản lý tài sản
• Quản lý công việc
• Quản lý tài chính
• Quản lý văn bản…

Nhìn vào chuỗi các chức năng này có thể thấy, phần mềm văn phòng điện tử mang đến một môi trường làm việc khoa học hơn, giúp các nhà quản lý có thể quản lý tập trung, giá, sát mọi công việc dễ dàng qua phần mềm quản lý.

Nâng cao chất lượng về nguồn nhân lực

Yêu cầu nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong thời kỳ công nghệ số đang là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu hiện nay. Chính vì vậy, việc triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử chính là một trong những giải pháp thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại hóa, giải phóng sức lao động, giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc và sử dụng thời gian làm việc một cách hiệu quả nhất.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Đối với một văn phòng làm việc truyền thống thì mọi việc trao đổi công việc, tác nghiệp đều phải thực hiện theo cách thủ công, tức là phải trực tiếp đến tận nơi để xử lý, để trao đổi. Với văn phòng điện tử, mọi việc đều có thể trao đổi, quản lý, theo dõi công việc trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. Thêm vào đó, văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí văn phòng phẩm như giấy tờ, bút mực…

Có thể lựa chọn phần mềm văn phòng điện tử E-Office hay không?

Chắc chắn là được! Bởi giải pháp E-Office được sản xuất và ra đời dưới cái nôi của công ty SmartOSC DX. Với thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có cả ứng dụng (app) trên di động, thông thường khách hàng chỉ cần khoảng 3h được đào tạo cùng chuyên gia của E Office là đã biết sử dụng hầu hết các tính năng của phần mềm. Hơn nữa, với giá thành phải chăng (doanh nghiệp chỉ phải trả 1 triệu/tháng để sở hữu 11 chức năng (phân hệ), ngoài ra sẽ được cập nhật miễn phí tất cả tính năng được phát triển sau này), E Office là một lựa chọn lý tưởng cho những công ty đang trong tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Ngoài ra, E Office còn tích hợp 20 nghiệp vụ quản lý văn bản, tài liệu ISO: cấp số tự động, quản lý thư mục, sổ cái, xác minh các bộ phận đã xem…; nhiều bộ phận cùng nhau ký văn bản trên 1 file biên bản, tờ trình với chiếc SmartPhone (chữ ký số); quản lý, chăm sóc khách hàng: nhắc hẹn thanh toán, thông báo ngày thành lập, sinh nhật các VIP để chăm sóc kịp thời; tích hợp Module Quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý lương, BHXH nhiều tiện ích cảnh báo cho bộ phận nhân sự như : thời gian hết hạn hợp đồng, thời hạn bổ nhiệm….; truyền thông nội bộ chuyên nghiệp (workplace); quản lý lịch họp, phòng họp, tính năng nhắc họp trước 60 phút giúp thành viên không quên cuộc họp,…

Hơn nữa , văn phòng điện tử E-Office còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh ( như văn phòng phẩm, giấy in, mực in ). 

Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị , doanh nghiệp phải chi trả. Có rất nhiều cơ quan , đơn vị sau khi ứng dụng văn phòng điện tử đều cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ , mà còn giảm được 90 % chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.

• Do toàn bộ thông tin lưu chuyển trong nội bộ được số hóa lưu trữ trên hệ thống nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm giảm được 90 % chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung .
• Tiết kiệm chi phí điện thoại cho từng cá nhân trong công ty .
• Tiết kiệm chi phí di chuyển khi họp nội bộ, gặp khách hàng, đối tác.

Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là công việc dễ dàng bởi bó phụ thuộc vào sự tác động của rất nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố con người. Việc ứng dụng công nghệ chính là một trong những nhân tố góp phần quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp theo hướng hiện đại hơn, hiệu quả hơn. Với những lý do nổi bật trên, phần mềm văn phòng điện tử đã và đang trở thành ứng dụng công nghệ thông tin không thể thiếu trong các doanh nghiệp.

Đừng quên follow SmartOSC DX để đón đọc những thông tin bổ ích nhé!