Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Xu hướng văn phòng điện tử trong ngành sản xuất điện tử

Nhiều doạnh nghiệp xem xu hướng văn phòng điện tử như một xu thế hiện đại tất yếu trong thời đại 4.0. Nó giúp thiết lập điện tử hóa cho các tác vụ văn phòng, làm cho công việc nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nhờ xu hướng này, bạn cũng có thể chuyên nghiệp hơn trong cách thể hiện bản thân trước khách hàng và các doanh nghiệp khác.

Sẽ không tuyệt vời nếu có một văn phòng đầy đủ chức năng và chuyên nghiệp mà tất cả lại quá lộn xộn? Với xu hướng văn phòng điện tử, bạn có thể có được điều đó – một văn phòng có tổ chức và hiệu quả hoạt động hoàn hảo cho nhu cầu của bạn.

Trong bài viết này, SmartOSC DX sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể của bức tranh xu hướng văn phòng điện tử và lý do tại sao nó trở thành xu thế tuyệt vời trong thời buổi hiện nay.

Văn phòng điện tử là gì?

Để thoát khỏi các kỹ thuật quản lý truyền thống và hướng tới một nơi làm việc không cần giấy tờ, văn phòng điện tử đã ra đời.

Nó là phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý và xử lý công việc, bao gồm quản lý văn bản, trao đổi thông tin, tạo lập và quản lý quy trình, xem xét báo cáo, công văn, và quản lý nghiệp vụ, v.v.

Văn phòng điện tử có thể được coi là một hệ thống phần mềm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ và trao đổi công việc giữa các đơn vị trên nền tảng kỹ thuật số (Internet). Từ đó, công việc của người quản lý với các giấy tờ vật lý sẽ được giảm bớt bằng một văn phòng điện tử. 

Văn phòng điện tử khác gì với văn phòng truyền thống ? 

Văn phòng điện tử (E-Office) có các phòng ban như các văn phòng truyển thống nhờ hệ thống cá nhân hóa dữ liệu của từng người dùng, được tổ chức theo từng phòng ban tương ứng. Trưởng phòng tiếp tục giữ vai trò giám đốc bộ phận. Ngoài ra, mọi thứ trong công ty vẫn được kiểm soát, triển khai và giám sát như trong một văn phòng thông thường. 

Hơn thế nữa, khả năng của một văn phòng điện tử trong việc lưu trữ và phân loại chính xác các tài liệu trên một nền tảng web duy nhất là điểm phân biệt nó với các văn phòng truyền thống. Không cần mất thời gian truyền tải thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới thông qua các thông báo và thủ tục giấy tờ, thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác về các nhiệm vụ, dự án được thực hiện từ trên xuống dưới.

Ngoài ra, văn phòng ảo phục vụ mọi mục đích cần thiết của công ty, trong khi vẫn tối ưu hơn nhiều về mặt nhanh gọn so với văn phòng thực. Nó thậm chí còn tốt hơn trong việc xử lý và lưu giữ giấy tờ và hồ sơ so với hệ thống tổ chức bộ phận, từ cá nhân đến cấp doanh nghiệp. 

Hơn thế nữa, một văn phòng điện tử với cách tiếp cận có hệ thống và bài bản chắc chắn sẽ hỗ trợ thúc đẩy năng suất và chất lượng công việc của nhóm trong tương lai gần, khi công nghệ thông tin đang dần trở thành lợi thế cạnh tranh của các tổ chức. 

Lợi ích của văn phòng điện tử – Tại sao văn phòng điện tử trở thành xu thế mới?

Xu hướng văn phòng điện tử không còn là điều quá xa lạ trong bối cảnh chuyển đổi số. Trên thực tế, trước những lợi thế không thể chối cãi của nó, E-office chắc chắn sẽ trở thành xu hướng của các doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. 

Giảm thiểu chi phí in ấn thông thường

Tại những văn phòng truyền thống, chi tiền cho các vật tư như giấy, mực in, máy in và chi phí bảo trì được coi là một khoản chi tiêu đáng kể. Nhưng với một văn phòng điện tử – đây lại là câu chuyện khác. Các tệp được sử dụng để chứa các tài liệu và thông tin được sắp xếp, phân loại và gắn nhãn để truy tìm đơn giản. Từ đó người dùng có thể đọc và định vị thông tin trực tuyến dễ dàng từ bất kỳ vị trí nào. 

Tiết kiệm thời gian

Mọi thứ từ việc tạo mô hình quy trình làm việc đến số hóa dữ liệu hiện đều thực hiện tại E-Office. Công việc được tiến hành khoa học và thực hiện theo khuôn khổ logic nên hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng, từ đó thời gian được tiết kiệm hơn để nhân viên có thể thực hiện những công việc quan trọng khác. 

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Các giấy tờ, biểu mẫu và báo cáo đều có các tiêu chuẩn cụ thể gắn với quy trình của từng bộ phận. Doanh nghiệp có thể tạo ra các biểu mẫu chuẩn hóa cho từng bộ phận trong E-Office. Như vậy, việc thiết lập quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai trên hệ thống văn phòng điện tử là điều tối quan trọng. 

Bởi vì khi đưa ra quy trình phù hợp, công việc sẽ được hoàn thành theo đúng quy trình và chất lượng nhất định. Tuy nhiên, người dùng không thể bỏ qua các bước họ xem là không cần thiết hoặc thực hiện nhiệm vụ của họ theo cách khác thường từ bước này sang bước tiếp theo. Vì lý do này, cần phải thiết lập các yêu cầu bắt buộc trước chuyển sang giai đoạn tiếp theo, từ đó giúp nhân viên làm việc theo đúng quy trình chuẩn hóa.

Tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh làm giảm các vấn đề dẫn đến tắc nghẽn công việc, tạo ra các công việc tồn đọng và lãng phí tiền bạc và thời gian. Ngoài ra, người ta đã quan sát thấy rằng khi các quy trình kinh doanh được tiêu chuẩn hóa, những người mới thuê không cần được đào tạo sâu rộng vì họ có thể nhanh chóng học cách làm theo các quy trình nhất định trên E-Office.

Khó khăn khi xây dựng văn phòng điện tử

Việc xây dựng một văn phòng điện tử có những trở ngại đối với nhiều công ty bên cạnh những lợi ích tuyệt vời được mô tả bên trên.

Thay đổi là thách thức đầu tiên phải kể đến. Đa số các đơn vị đã quá quen với phong cách quản trị và điều hành truyền thống. Không phải ngày một ngày hai là có thể điều chỉnh cách suy nghĩ của một người và đưa công nghệ mới vào sử dụng. Hầu hết các công ty và tổ chức sẽ cảm thấy khó khăn khi thay thế hoàn toàn các mô hình làm việc trước đây khi họ mới bắt đầu.

Tiếp theo là câu hỏi về ứng dụng công nghệ. Công nghệ có thể hiệu quả đối với một đơn vị nhưng không hiệu quả đối với đơn vị khác. Vì vậy, các đơn vị cần tập trung lựa chọn những công nghệ phù hợp với mô hình làm việc của văn phòng mình.

Khi triển khai văn phòng điện tử, các đơn vị cũng cần lưu ý đến vấn đề bảo mật khi dữ liệu được tải lên nền tảng kỹ thuật số. Nếu không có hệ thống bảo mật mạnh, các cuộc tấn công từ bên ngoài có thể khiến đơn vị mất thông tin tài liệu quan trọng.

Kết luận

Xu hướng văn phòng điện tử đã trở thành một yêu cầu quan trọng đối với các tổ chức trong thời đại kỹ thuật số do sự tiến bộ của công nghệ điện tử và chuyển đổi kỹ thuật số. Do yếu tố này và các yếu tố khác, Việt Nam ngày nay là nơi có nhiều công ty sản xuất phần mềm quản lý văn phòng điện tử. Và chương trình tạo văn phòng điện tử của SmartOSC DX là một trong số đó. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để biết được cách chúng tôi giúp doanh nghiệp của bạn phát triển theo xu hướng thời đại mới.