Chuyển Đổi Số

10 Bước Chuyển Đổi Số Trong Doanh Nghiệp

Chuyển đổi số được xem là quá trình tất yếu cần phải được thực hiện nhanh chóng. Tuy nhiên, đây cũng là quá trình tiến hóa mà bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp cũng cần phải được thực hiện. Song, điều này cần phải sự trợ giúp từ các nhà cung cấp giải pháp. Ở đây nhà cung cấp sẽ định hướng giải pháp và công cụ thực hiện. 

Để góp phần vào công cuộc chuyển đổi số chung hiện nay được tất cả các doanh nghiệp trong cả nước quan tâm tới, SmartOSC DX chúng tôi giới thiệu tới bạn đọc 10 bước chuyển đổi số doanh nghiệp mới nhất năm 2021. Quy trình này được chia làm 3 giai đoạn chính trong tổng cộng 10 bước thực hiện. 

Giai đoạn 1: Hiểu thế giới thực theo quan niệm số

Mục tiêu chính của giai đoạn 1 là xây dựng phiên bản số của thế giới thực – hay còn gọi là thế giới vật lý mà doanh nghiệp cần hoạt động. 

Bước 1: Xác định các thực thể và thuộc tính của thực thể

Lập danh sách thực thể

Định nghĩa: Thực thể hay còn gọi là “entity” là những thể có thực bên trong thế giới vật lý của mỗi doanh nghiệp. Có hai loại thực thể là thực thể vật thể điều này giúp mình dễ dàng quan sát, sờ mó, cân đo đong như con người, phương tiện, sản phẩm và máy móc… và thực thể phi vật thể như các bản kế hoạch, luật, phương án hay quy chế, giải pháp, công nghệ… Tại bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng cần phải chuyển đổi số đầu tiên khi liệt kê đầy đủ danh sách tất cacr thực thể cần thiết cho hoạt động tổ chức hay doanh nghiệp đó. 

Xác định thuộc tính thực thể và những đặc điểm riêng của chúng

Dựa vào danh sách thực thể cần được xác định thuộc tính của từng thuộc thể cần thiết cho hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Hiện có 3 loại thuộc tính cần sự chuẩn xác là thuộc tính định danh, thuộc tính trạng thái và thuộc tính liên kết. Tuy nhiên, thuộc tính định danh giúp con người phản ánh đặc điểm nhận diện thực thể, thường có giá trị cố định, nên người ta gọi đó là thuộc tính tĩnh. 

Ví dụ:

• Đối với thực thể là “con người”: Mã ID, QR, Họ và tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, quốc tịch… 
• Đối với thực thể “Quy chế”: Mã QR, tên quy chế, ngày ra quy chế, cấp quy chế, nội dung quy chế,  phạm vi áp dụng, thời gian hiệu lực… 

Thuộc tính trạng thái là khi phản ánh trạng thái vận động của thực thể theo thời gian, và thường có giá trị nhằm thay đổi, nên người ta gọi đó là thuộc tính động. 

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể

Trong tất cả các thực thể ở cùng một doanh nghiệp luôn có quan hệ logic với nhau. Ví dụ như đối với người tham gia thực hiện hợp đồng hay thiết  bị nào đó cần được sử dụng để sản xuất sản phẩm… 

Khi đã có thể xác định được tất cả thực thể tham gia về hệ sinh thái sản xuất của doanh nghiệp thì cần phải xác định mối quan hệ logic giữa chúng là quan trọng nhằm mục tiêu có thể phát huy mọi nguồn lực trong hệ thống nhằm đạt được thực hiện bằng nhiều cách. Ví dụ, sử dụng ma trận thực thể – quan hệ hay lược đồ quan hệ thực thể và quan hệ. 

Trong cấu trúc của nguồn dữ liệu, các mối quan hệ giữa thực thể đã được chuyển tải qua các thuộc tính liên kết, có giá trị của chúng gọi là dữ liệu liên kết. 

Ví dụ: 

• Đối với thực thể con người: ID giúp thực thể phương tiện, ID thực thể là nhà ở…
• Đối với thực thể “Hợp đồng” thì ID sản phẩm và ID thiết bị, ID vận đơn… 

Điều này còn dựa vào dữ liệu liên kết này, nhà thiết kế có thể dễ dàng xây dựng mô hình liên kết giữa những tập thực thể của hệ thống và cho chúng ta những hình ảnh minh họa sau: 

Việc xây dựng mô hình liên kết này còn dựa vào mối liên kết giữa các thực thể giúp cho con người mô tả chính xác hơn phiên bản số của thế giới thực. Vì các mối quan hệ này hết sức phức tạp và mang tính thường xuyên biến động nên không thể áp dụng phương pháp xử lý thủ công truyền thống mà duy nhất chỉ có thể áp dụng công nghệ số. Đây là một trong những đặc trưng cơ bản của việc chuyển đổi số. 

Bước 3: Xây dựng kiến trúc dữ liệu các phiên bản số

Đối với bước 3, kiến trúc dữ liệu luôn đóng vai trò quan trọng hàng đầu cùng với việc phát triển các hệ thống ứng dụng. Trước đây, bởi những hạn chế về công nghệ, người ta buộc phải chia làm nhỏ hệ thống thành các phân hệ theo từng chức năng và phát triển ứng dụng theo đặc tính của từng phân hệ. Vì vậy, dẫn tới phương pháp tổ chức dữ liệu phân tán với mục đích phục vụ các ứng dụng phân tán. Khi chuyển đổi số, có một quan niệm hoàn toàn mới đã xuất hiện là mọi thực thể đều cần có phiên bản số của riêng mình, và được tập học phiên bản số dưới dạng liên kết với nhau trong không gian số tạo nên phiên bản số của thế giới thực mà trong đó tổ chức hay các doanh nghiệp được hoạt động. Nhằm đảm bảo yêu cầu này, dữ liệu cần phải tổ chức tập trung dựa trên điện toán đám mây và mô hình kiến trúc thống nhất, có thể nhìn mô hình mô tả dưới đây: 

Dựa vào kiến trúc này, thuộc tính lõi của từng thực thể được sử dụng chung cho tất cả các ứng dụng có liên quan tới thực thể khi nằm trong trung tâm, các thuộc tính mang định hướng liên kết của thực thể này với thực thể khác khi sử dụng theo sự cần thiết của từng ứng dụng và phần còn lại là thuộc tính trạng thái, được tổ chức theo lĩnh vực hoạt động của thực thể… trên đây là những dữ liệu do IoT thu thập được nhằm phục vụ cho ứng dụng hữu quan và kết quả do ứng dụng này tạo ra.

Bước 4: Xác định phương pháp thu thập dữ liệu các phiên bản số

Việc thu thập dữ liệu là khâu vô cùng quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Dữ liệu có chính xác hay không, kịp thời hay không đều có sức ảnh hưởng trực tiếp lên chất lượng của kết quả xử lý. Dữ liệu này được thu thập từ nhiều nguồn tin khác nhau:

Thu thập trực tiếp

Đây là thu thập khá phổ biến và quan trọng bởi nó sẽ phản ánh dữ liệu trạng thái thu thập được từ thực thể đang vận động trong thực tế:

• Cách thủ công, truyền thống: Là cách mà con người trực tiếp ghi chép dữ liệu khi quan sát thực thể. Ví dụ như cán bộ ngành điện sẽ ghi số điện khi đọc công tơ điện tại các hộ gia đình. Bằng cách này sẽ giúp hạn chế việc đi lại và một số lý do như: chỉ thu thập dữ liệu rời rạc, mang tính chủ quan, có độ chính xác thấp và thông tin không đầy đủ, mất thời gian… 
• Cách sử dụng thiết bị IoT: là cách mà được sử dụng cảm biến, camera.. nhằm thu thập dữ liệu sống về thực thể trong hoạt động thực tế. Với cách thức này có thể dễ dàng thu thập dữ liệu tức thời, khách quan và có tính chính xác, liên tục. Khả năng này dẫn tới sự hình thành của một khái niệm mới. Trong môi trường đó, phương thức hoạt động này của doanh nghiệp đã được thay đổi hoàn toàn.  Ứng dụng IoT vào thu thập dữ liệu là điểm khởi đầu cho quá trình chuyển đổi số. 

Thu thập nguồn có sẵn

Với dữ liệu đã có sẵn từ nguồn khác mà doanh nghiệp có thể được bắt buộc hay phải  tiếp cần để kế thừa nguồn dữ liệu hiện nay để đảm bảo tính nhất quán. Trường hợp phổ biến là khi chuyển đổi số  ở các doanh nghiệp và thực hiện tin học hóa có sẵn ở một số cơ sở dữ liệu với mục đích nhằm phục vụ hoạt động quản lý của mình thì thực hiện việc kế thừa dữ liệu bằng cách lọc và chuyển dữ liệu từ cơ sở dữ liệu cũ sang nguồn cấp mới theo kiến trúc dữ liệu đã được xây dựng cho phiên bản số của từng thực thể. 

Giai đoạn 2: Sáng tạo cách làm mới dựa vào khả năng mới

Bước 5: Xây dựng quy trình sản xuất mới

Mọi sự phát triển của xã hội đều phụ thuộc vào quy trình hoạt động đối với những tổ chức hay quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Quy trình sản xuất sẽ phụ thuộc vào phương tiện cũng như công cụ sản xuất, đặc biệt là phụ thuộc vào công nghệ khi áp dụng. Hiện Nay, tiến bộ của công nghệ đã được phát triển nhanh chóng tới mức buộc cho người ta phải nhanh chóng thay đổi cách thức xây dựng chiến lược phát triển theo hướng mới: Chiến lược phát triển được dẫn dắt bởi công nghệ thay thế chiến lược phát triển hỗ trợ bởi công nghệ. 

Khởi thủy là các quy trình sản xuất thủ công, khi công nghệ thông tin được phát triển, người ta thường tiến hành điện tử hóa quy trình thủ công nhằm tự động hóa một phần hay toàn bộ quy trình sản xuất. Như vậy, dù có tin học hóa, quy trình sản xuất được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin thì vẫn còn gốc là quy trình sản xuất thủ công. Vì thế, nó vẫn được mang theo những hạn chế nội tại của phương thức sản xuất truyền thống. 

Hiện có 3 cấp độ nhằm xây dựng quy trình sản xuất trong công nghiệp như: 

Xây dựng quy trình sản xuất hoàn toàn mới 

• Uber: Nhờ dữ liệu GPS, số điện thoại hay bản đồ số… người ta có thể triển khai những dịch vụ gọi xe uber hay grab một cách dễ dàng và thuận tiện
• Airbnb: Nhờ dữ liệu GPS, số điện thoại, địa chỉ, và giá thuê… người ta sẽ triển khai dịch vụ thuê phòng trọ ở khắp nơi
• Trồng ngô: Nhờ vào dữ liệu thu thập được về nhu cầu của dinh dưỡng và nước của cây ngô khi gieo hạt cho tới khi thu hoạch người ta có lập quy trình cung cấp đủ dinh dưỡng và nước theo ngày tuổi của cây. 

Xây dựng quy  trình hoàn toàn mới và mang tính đột phá cao nhất. Đây là hướng phát triển chủ lực của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

Xây dựng quy trình sản xuất từ phép chọn giải pháp tối ưu nhất

Có những trường hợp mà việc xây dựng quy trình nhằm giải quyết vấn đề không còn quan trọng bằng khả năng lựa chọn quy trình phù hợp với tình huống cụ thể. Nói cách khác, công việc cần được triển khai với nội dung không mới nhưng lại được làm thành cách mới. Với sự hiện diện của công nghệ số, nhiều công việc truyền thống đã bị thay đổi từ gốc tới rễ. Dưới đây là ví dụ điển hình. 

• Thu ngân: Việc sử dụng nhân viên thu ngân để được thay thế hoàn toàn bằng việc cơ chế thanh toán điện tử
• Kế toán, kiểm toán và thống kê, lưu trữ, thiết kế: Twf75% cho tới 93% khối lượng công việc do máy đảm nhiệm. 
• Nâng cấp quy trình sản xuất tự động hóa thành thông minh hóa

Đối với doanh nghiệp đã tin học hóa, thì một số phần mềm hiện đang chạy ổn định, đang muốn tiếp tục duy trì và cách thực hiện quá trình chuyển đổi số là xác định những dữ liệu cần thu thập và thu thập bởi IoT để thay thế phương pháp nhập liệu truyền thống. Theo cách này có thể nhà phân tích sẽ dễ dàng thu thập dữ liệu bằng IoT nhằm cung cấp phần mềm hoạt động thông qua ứng dụng API. 

Bước 6: Xây dựng hệ thống vật lý – số

Đây được xem là bước quan trọng nhất của quy trình chuyển đổi số. Nhiệm vụ đặt ra cho quy trình sản xuất logic đã được xây dựng từ bước trên, thiết kế từ hệ thống vật lý – số nhằm thực hiện hóa quy trình sản xuất này trong thực tế theo cơ chế thông minh nhất. 

Nhiệm vụ của nhà cung cấp giải pháp công nghệ là khi cung cấp cho chuyên gia chuyên ngành công cụ để họ có thể thực hiện các biến quy trình sản xuất logic thành quy trình tự động. Hiện nay, trên thế giới, hệ thống CPS này được thiết kế cũng như phát triển bởi tập đoàn công nghệ hùng mạnh và điểm chung là chúng đều được thiết kế dựa vào cơ chế tự động tiêu chuẩn. Ưu điểm lớn của hệ thống này khi đáp ứng được những yêu cầu đề ra của mục tiêu tự động, thông minh. 

Tuy nhiên, nhược điểm này của chúng có giá thành khá cao và cần phải sự tham gia của các chuyên gia tới từ chuyên ngành IT và tự động hóa. Việt Nam cũng đi theo cách này và đảm bảo mức độ thành công cao vì đa số nước phát triển đang đi theo hình thức này. Tuy nhiên,cách đi này chỉ phù hợp với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp. 

Bước 7: Triển khai vận hành

Việc triển khai ứng dụng các CPS vào thực tế ít khi diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu. Trục trặc xảy ra thường xuất phát từ những quy trình kỹ thuật chạy chưa khớp và sự phản ứng tự nhiên của những người trong cuộc khi có sự thay đổi. Khi những trục trặc kỹ thuật được khắc phục thì những trục trặc về tổ chức cũng giảm dần nhưng không nhanh vì sức ỳ quán tính. 

Chuyển đổi số là quá trình tiến hóa, phát triển dần và không có điểm dừng. Bởi vậy, chính các CPS cũng dần thay đổi, được nâng cấp theo thời gian và sự xuất hiện của các giải pháp công nghệ mới. Việc nâng cấp các CPS diễn ra khá đơn giản bằng cách định nghĩa lại quy trình sản xuất bao hàm các yếu tố mới, hệ thống sẽ tự tiếp thu theo cơ chế học máy và học sâu, làm cho các CPS chuyển đổi, trưởng thành lên những nấc thang tiến hoá số cao hơn, thông minh hơn. Đó cũng là một đặc điểm khác biệt so với tin học hóa truyền thống.

Bước 8: Tích hợp hệ thống

Các CSP đã được xây dựng dựa vào hệ thống thực chất là các modules cùng chức năng được phát triển trên nền tảng số. Thông qua đó các mối quan hệ đã được xác định giữa các thực thể và dựa vào các dữ liệu liên kết, giúp con người có thể tích hợp các CPS vào một hệ thống chung thống nhất.

Tính từ thời điểm các CPS được chính thức đi vào hoạt động, doanh nghiệp đã bắt đầu tiến hành và thực sự dấn thân vào quá trình chuyển đổi số. Tỷ trọng giữa CPS tham gia giải quyết các công việc trên tổng số khối lượng công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện ngày  càng cao. Tuy nhiên, mức trưởng thành số của doanh nghiệp càng cao. Ở mức trưởng thành số cao, hệ thống không chỉ phối hợp tốt giữa các CPS trong hoạt động hàng ngày mà còn có khả năng kết nối với các hệ thống bên ngoài, phân tích dữ liệu về xu hướng phát triển của thị trường, xác định các quy luật vận động có liên quan để xây dựng và điều chỉnh những kế hoạch hành động tốt nhất cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Chuyển đổi sang phương thức sản xuất mới và mang tính hoàn thiện

Bước 9: Thay đổi toàn diện

Ngay khi bắt đầu bắt tay vào chuyển đổi số, người ta cũng đã cảm nhận được những thay đổi trong công cuộc triển khai công việc. Thay đổi đố dần được hình thành theo từng mức độ và thay thế người thực hiện công việc, bắt đầu từ những công việc nặng nhọc và nguy hiểm cho tới việc thực hiện công việc tẻ nhạt. Điều này chắc chắn sẽ dẫn tới việc thay đổi của cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp và đây là vấn đề lớn trong quá trình chuyển đổi số. 

Chuyển đổi số sẽ dẫn tới sử dụng lao động út hơn, cách thức giải quyết này sẽ được thay đổi nên buộc doanh nghiệp cần phải thay đổi cả cấu trúc của tổ chức lẫn quy chế hoạt động. Tuy nhiên, đây là quá trình tất yếu nên nhanh hay chậm chuyển đổi số vẫn đang được diễn ra, buộc cho người ta phải tập thích nghi với nó nhằm tạo sự trường thành. Trong quá trình này, số lượng lao động đào tạo và kỹ năng, đặc biệt là kỹ năng số, sẽ được tăng lên dần trong số lượng lao động phổ thông được giảm. 

Bước 10: Trường thành số

Tỷ trọng của các CPS (tính theo khối lượng công việc mà các CPS này đảm nhiệm hay tác động trên tổng khối lượng công việc của doanh nghiệp) tăng dần cả về số lượng và chất lượng. Người ta gọi đó là mức độ trưởng thành số của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp trưởng thành số nhanh hay chậm phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó, nhận thức đúng, chọn đúng phương pháp thực hiện và nắm bắt được những cơ hội có ý nghĩa quyết định.

Lời kết

Hiện, chuyển đổi số là quá trình tiến hóa của nhân loại từ những phương thức sản xuất mang tính truyền thống sang dạng phương thức sản xuất thông minh hóa nhờ vào các tiến bộ vượt trội của nền công nghệ số và công nghệ cao khác trong bối cảnh diễn ra cuộc cách mạng lần thứ 4. 

Việt Nam, do điểm xuất phát khá thấp, nên phương thức sản xuất phổ biến là thủ công, chúng ta cần có lối đi riêng. Và trong thực tế đã cho thấy tiến độ chuyển đổi sẽ không nhanh vì phụ thuộc vào quá trình nhận thức, đặc biệt là khi phụ thuộc vào độ chín của nền công nghệ lực lượng chuyên gia chuyên nghiệp. Tuy nhiên, với phương pháp triển khai 10 bước này nêu trên sẽ là những công cụ hiện có do chính chúng ta đã tạo nên, việc tới địch là chắc chắn.