Quản Lý Nhân Sự - HRM

5 Bước Để Chọn Phần Mềm HRM Phù Hợp

Phần mềm HRM được coi là một trong những công cụ có giá trị cao dành cho những nhà quản lý nhân sự và toàn bộ tổ chức. Trên thị trường hiện nay đã có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm khác nhau và mỗi nhà cung cấp đều đưa ra một số điểm mạnh và điểm yếu riêng. Trước khi bắt đầu một danh sách dài nhà cung cấp, hãy chắc chắn một điều rằng nhóm dự án của bạn đã có thể xây dựng một quyết định tiêu chí. 

Cùng SmartOSC DX theo dõi bài viết và tìm ra 5 bước để chọn phần mềm HRM phù hợp cho doanh nghiệp. 

5 bước để chọn phần mềm HRM phù hợp

Xác định yêu cầu thực tế của doanh nghiệp

Điều đầu tiên và quan trọng nhất là cần phải hiểu rõ về nhu cầu hoạt động của tổ chức mình. Điều này đòi hỏi một tầm nhìn toàn diện và đầy đủ về các chức năng phòng nhân sự và vai trò của nó lớn nhỏ trong công ty. Có thể xác định từ phía nhu cầu của doanh nghiệp và những khoảng trống trong quy trình hiện tại bằng việc trả lời những câu hỏi đơn giản và thiết yếu. 

Chia sẻ từ trưởng phòng nhân sự của một công ty đã cho hay: để tìm kiếm phần mềm nhân sự phù hợp, nhiệm vụ tất yếu của anh và các cấp quản lý đó làm làm rõ và lên danh sách các vấn đề đang gặp phải, hay tồn đọng cần giải quyết. 

Bên cạnh đó, nhân viên nhân sự sẽ thực hiện một cuộc khảo sát để tập hợp danh sách thứ tự ưu tiên phù hợp với nhu cầu hiện tại. Ngoài ra, ban giám đốc còn tiến hành các cuộc họp để đưa ra ngân sách và chức năng dự kiến, kiểm tra khả năng sao cho tương thích với phần mềm hiện tại. Điều này giúp phòng nhân sự có thể bỏ qua những sản phẩm không cần thiết để đáp ứng các tiêu chí cơ bản khi bắt đầu tìm kiếm phần mềm hợp lý.

Nghiên cứu các phần mềm HRM hiện có trên thị trường

Chọn đúng với nhà cung cấp đồng nghĩa với việc lựa chọn đối tác giúp công ty chuẩn bị mềm nền tảng chắc chắn, hỗ trợ đào tạo, giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi, xử lý các rủi ro khi gặp phải lỗi thường gặp và đồng hành trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. Một cuộc điều tra nho nhỏ về năng lực của nhà cung cấp không bao giờ là dư thừa. 

Kinh nghiệm để triển khai, các case study thực tế chính là yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp có thể đánh giá được đúng với năng lực thực tế của đơn vị cung ứng phần mềm nhằm quản lý doanh nghiệp tốt nhất. Chọn đúng nhà cung cấp cũng giống như việc lựa chọn đối tác giúp cho doanh nghiệp từng bước chuyển đổi, xử lý các rủi ro gặp phải và đồng hành cho tới khi quá trình được được chuyển đổi hoàn tất. 

Có thể lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp để đi cùng là doanh nghiệp của bạn đã hoàn thành một nửa hành trình đi tới thành công. Bằng cách so sánh kết quả, bạn dễ dàng có được những ý tưởng khá rõ về nhà cung cấp mạnh nhất. Tham khảo ý kiến tới từ nhiều nguồn khác nhau khi đã sử dụng dịch vụ của đơn vị cung cấp để có cái nhìn khách quan hơn mà bạn lựa chọn chưa bao giờ là phương án tồi. 

Yêu cầu demo phần mềm

Trong suốt quá trình nhà cung cấp gửi demo phần mềm, công ty ưu tiên kiểm tra 6 tiêu chí sau:

• Khả năng tích hợp thực tế
• Dễ sử dụng
• Nhập dữ liệu đơn giản hóa
• Tính năng linh hoạt, nhạy bén
• Có hiệu suất cao
• Hệ thống báo cáo đa dạng

Khi tham gia vào các buổi demo về sản phẩm, phòng nhân sự đã tạo nên một danh sách kiểm tra so sánh ưu và khuyết điểm của từng loại phần mềm. Tiêu chí để đánh giá danh sách này gồm: giá cả, giao diện dành cho người dùng, tính năng ưu việt, khả năng tùy chỉnh và có độ nâng cấp, chất lượng đi cùng dịch vụ hỗ trợ và thời gian triển khai dự kiến. 

Đặt câu hỏi

Câu hỏi là công cụ để xác minh ra thông tin mà nhà cung cấp đưa ra, đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp lên danh sách các bước cần chuẩn bị và lưu ý những điều cần thiết dưới đây

Một số câu hỏi mà công ty đã đưa ra buổi demo về phần mềm:

• Phần mềm này có sự cải tiến gì trong tương lai hay không?
• Những vấn đề thường gặp khi triển khai phần mềm là gì?
• Có chi phí nào phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm hay không?
• Nhà cung cấp tiến hành đào tạo trực tiếp hay chỉ là hỗ trợ qua điện thoại?

Ra quyết định

Sau khi đã tiến hành các bước trên, quá trình quyết định của ban giám đốc công ty được diễn ra dễ dàng và nhanh chóng. Cuối cùng, phần mềm quản lý nhân sự được cho là phù hợp và đáp ứng được những tiêu chí mà công ty đưa ra. 

Trên đây là 5 bước để doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn về phần mềm HRM phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia và muốn xem thêm về các phần mềm hỗ trợ phù hợp với yêu cầu cụ thể mà doanh nghiệp của mình đang cần? Hãy liên hệ SmartOSC DX thông quan hotline tư vấn giải pháp của chúng tôi (+84) 24 710 8 1222.