Uncategorized

6 Đặc Tả Yêu Cầu Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Hiện Nay

Trong quá trình để công tác về việc quản lý nhân sự hiện nay, các phần mềm quản lý nhân sự đang dần trở thành một công cụ trợ thủ đắc lực cho nhiều các nhà quản trị. Nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quá trình để quản lý theo các xu hướng hiện nay nhằm phát triển theo các nền tảng của công nghệ thời đại 4.0, thay thế được các phương tiện của quản lý nội bộ truyền thống theo thông thường. Bởi vậy, về việc phải lựa chọn cho doanh nghiệp mình một phần mềm để quản lý các nguồn nhân lực cho doanh nghiệp sao cho thật phù hợp và hiệu quả nhất thì đây là một điều vô cùng quan trọng. Cùng với SmartOSC DX tìm hiểu rõ hơn về 6 đặc tả theo yêu cầu của phần mềm quản lý nhân sự hiện nay trong bài viết dưới đây. 

Thế nào là một phần mềm quản lý nhân sự?

Một phần mềm quản lý nhân sự là một phần mềm ứng dụng giúp cho công nghệ được tối ưu hóa về những việc thực hiện các quy trình để quản lý nhân sự của nhiều các tổ chức, các doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, bám sát theo đúng yêu cầu nghiệp vụ quản lý, thêm nhiều phúc lợi cho nhân viên. Về phần mềm quản lý nhân sự này sẽ bao gồm những tính năng cơ bản như là quản lý các thông tin cá nhân, theo hồ sơ nhân sự, quản lý thời gian để chấm công – tính các khoản lương, thưởng, số lần nghỉ phép, nhằm quản lý số lượng, tiến độ trong công việc, nhiều dự án để thực hiện và một số phần của việc quản lý khác liên quan đến thăng lương, phúc lợi,…

Đến với Zoho People, mọi dữ liệu về thông tin của nhân viên đảm bảo ở một vị trí tập trung, an toàn tuyệt đối. Tìm kiếm nhân viên, lập ra chế độ yêu thích, có thể xem cây cấu trúc cũng có thể xem phân tích các báo cáo nghỉ việc, tất cả mọi việc chỉ từ một cây bảng số duy nhất. Ngoài ra, Zoho People còn có thể đơn giản hóa các quy trình để đánh giá các hiệu suất của nhân viên, để xác định được các ưu điểm và khuyết định của nhân viên. Thiết lập riêng một mục tiêu và tổng hợp lại các phản hồi của khách hàng, đánh giá các khả năng hiệu suất, thu hẹp lại khoảng cách giữa nhân viên và các nhà quản trị nhân sự.

Các mô hình của phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

Theo từng quy mô, tầm nhìn hay đặc điểm khác nhau thì sẽ có nhìn mô hình phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau, chẳng hạn như:

Mô hình phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí trên các trang mạng điện tử. Các giao diện của các phần mềm này thông thường sẽ rất đơn giản và dễ dàng để thao tác, những việc để sử dụng những phần mềm này một cách thành thạo thì thường có rất nhiều bất lợi kèm theo đó như là không có đầy đủ những tính năng cần thiết, hạn chế tối đa số lượng người dùng và trong thời gian sử dụng,.. Bởi vậy, về việc có thể sử dụng các phần mềm này một cách nhanh chóng thì thường sẽ không khả thi lắm với các doanh nghiệp trong định hướng mong được sử dụng lâu dài. 

Mô hình phần mềm để quản lý nhân sự đóng gói

Mô hình phần mềm này thông thường được thiết kế chung cho tất cả các doanh nghiệp ngoài thị trường, cho nên giá thành của các sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự đóng gói thường sẽ vô cùng rẻ mặt, rất phù hợp với các doanh nghiệp SME có số lượng nhân viên ít ỏi và không có nhiều liên quan về nghiệp vụ nhân sự. Bên cạnh đó, điều này có nghĩa là việc phần mềm này sẽ không thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn cho các đặc thù riêng của ngành quản lý này.

Mô hình phần mềm để quản lý nhân sự theo cách tùy chỉnh

Ngược lại với mô hình về phần mềm quản lý nhân sự đóng gói, mô hình này là các phần mềm có các thiết kế riêng biệt dành cho từng tổ chức, doanh nghiệp. Theo đó, các mô hình phần mềm đáp ứng được các nhu cầu, yếu tố đặc thù của các ngành hàng mà các doanh nghiệp kinh doanh, rất phù hợp với các doanh nghiệp SME vừa và nhỏ. Để có được sự sở hữu và được sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự theo mô hình tùy chỉnh này, các doanh nghiệp phải chi trả hết số chi phí thiết kế, triển khai nhanh và vận hành công ty tốt.

Các yêu cầu của phần mềm quản lý nhân sự

Các phần mềm quản lý nhân sự không những giúp cho các doanh nghiệp có thể bắt kịp được xu hướng chuyển đổi số như hiện nay, mà còn tạo được nhiều lợi thế để có thể cạnh tranh trên thị trường một cách nhanh nhất, góp phần tối ưu hóa các quy trình để quản lý, sau đó còn tiết kiệm tối đa số thời gian và chi phí dùng để vận hành nguồn lực của công ty này. Đặc tả theo các yêu cầu của phần mềm quản lý nhân sự cơ bản thì cần phải có:

Quản lý hồ sơ của các nhân viên

Tất cả các thông tin của nhân viên ví dụ như sơ yếu lý lịch hay hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, nhân thọ, lương thưởng,… đều được có trong phần mềm này một cách chi tiết, rõ ràng và đầy đủ nhất. Về việc thông tin có thể lưu trữ ở trong cùng một hệ thống sẽ giúp cho những công việc khi bắt buộc phải trích xuất thông tin cụ thể để trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.

Quản lý bảo hiểm trong công ty

Ứng dụng quản lý BHXH cho người lao động trong phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tính toán chế độ phụ cấp, BHYT hay trợ cấp tháng, chế độ nghỉ việc, thai sản, điều chuyển… một cách minh bạch và chính xác giữa nhân viên và người quản lý. Thông qua việc báo cáo tự động, phần mềm quản lý nhân sự cho phép doanh nghiệp theo dõi được số lượng và tiến độ công việc được thực hiện, đánh giá khách quan năng lực của từng nhân viên và nguồn lực của doanh nghiệp hiện tại. Từ đó hỗ trợ nhà quản trị lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp hơn.

Theo dõi tính lương

Thông qua khả năng tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, việc tính toán lương thưởng, quản lý bảng lương và thống kê báo cáo theo chế độ lao động của doanh nghiệp đạt độ chính xác cao và mang tính chủ động hơn trong mọi hoạt động. Chung quy lại, dù là phần mềm quản lý nhân sự nào cũng đều phải hướng tới các mục tiêu tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí quản lý nhưng vẫn quản lý tốt các thông tin nhân sự. Từ đó mới có thể đưa ra được thống kế và chiến lược phát triển nguồn lực của doanh nghiệp phù hợp cho tương lai, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Theo dõi tuyển dụng và đào tạo

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập quy trình tuyển dụng dựa trên các tiêu chí mà doanh nghiệp yêu cầu, cập nhật thông tin ứng viên tham gia tuyển dụng tiềm năng, phù hợp với công việc một cách nhanh chóng và khoa học. Bên cạnh đó, chức năng quản lý đào tạo được lên kế hoạch đảm bảo nâng cao năng lực nhân viên, cải thiện năng suất công việc hiệu quả nhất. Trong một phần mềm quản lý nhân sự, tính năng theo dõi chấm công là điều tất yếu phải có. Nhờ tính năng này, việc chấm công được kiểm soát một cách chính xác, chi tiết và rõ ràng theo quy chuẩn mà doanh nghiệp áp dụng. 

Theo dõi chấm công

Một nhà lãnh đạo có dân chủ là người sẽ tập hợp tất cả những quan điểm và những phản hồi của các nhân viên nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn. Bởi điều này được thực hiện với các mục đích là xây dựng được sự đồng thuận giữa các mặt liên quan đến nhau. Không được giống như các phong cách để quản lý từ trên xuống dưới khi các quyết định được đưa ra cho các nhà lãnh đạo cấp cao. Bởi những phong cách để quản lý dân chủ là sự tương đối rất là minh bạch, khách quan hơn vì sự khuyến khích cho sự tham gia của các nhân viên.

Quản lý công việc

Trong kiểu quản lý này là quản lý được đặt trọng tâm vào sự phát triển sao cho phát triển một cách chuyên nghiệp của từng cá nhân các nhân viên. Bởi các nhà lãnh đạo đều được đầu tư sâu sắc vào các như cầu của các nhóm ngành. Đảm nhận nhiều vai trò quan trọng, cố vấn nhiều hơn so với các vai trò truyền thống của các CEO. Điều này có nghĩa là họ rất sẵn sàng để sẻ chia lời khuyên, hướng dẫn cho nhân viên và luôn tìm kiếm các cơ hội để hỗ trợ nhân viên cũng như doanh nghiệp của họ phát triển mạnh mẽ hơn.

Phần mềm để quản lý nhân sự – Zoho People

Ngoài ra, thay vì dùng các công cụ, với Zoho People bạn chỉ cần thao tác một công cụ duy nhất để có thể xử lý tất cả các công việc doanh nghiệp trên cùng một hệ thống công ty. Từ các công việc quản lý giám sát tiến độ công việc – dự án kinh doanh, đến quản lý các khách hàng (CRM), rồi để quản lý nhân sự đến các đánh giá hiệu suất làm việc thực tế của các nhân viên. Ngoài ra, Zoho People còn giúp cho các nhà quản lý nhìn nhận được một bức tranh toàn cảnh của các doanh nghiệp, bởi nó có thể tối ưu hóa thời gian, tăng cao hiệu suất làm việc làm việc bởi có thể nắm bắt được các chi tiết của công việc từng các phòng ban, thậm chí cả mỗi cá nhân, đồng đồng thời xử lý nhanh chóng các vấn đề rủi ro, có thể phát sinh, để sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất. 

Trên đây là những thông tin chuẩn nhất mà SmartOSC DX muốn gửi gắm tới bạn đọc. Mong rằng với chia sẻ này đã giúp cho bạn và doanh nghiệp của mình có cái nhìn tổng quan nhất về 6 đặc tả yêu cầu phần mềm quản lý nhân sự hiện nay. Mong rằng sẽ được đồng hành cùng bạn trên chặng đường sắp tới. Chúc các doanh nghiệp thành công trên con đường kinh doanh của mình.