Quản Lý Nhân Sự - HRM

Tính Năng Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên Cho Doanh Nghiệp

Quản lý nguồn nhân lực được ví như “Người hùng thầm lặng” sau sự phát triển, thành công của doanh nghiệp. Để giảm bớt gánh nặng, tăng độ linh hoạt cho quá trình quản lý nhân sự thì nhiều phần mềm quản lý nhân viên đã ra đời. Chính vì vậy, trong bài viết này SmartOSC DX sẽ nói rõ về các tính năng của phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp nhằm giúp người đọc cũng như nhà quản lý thấy đa lợi ích tích hợp trong phần mềm.

Các tính năng của phần mềm quản lý nhân viên 

Trong mọi phần mềm quản lý nhân sự luôn được chia ra 4 tính năng chính là trải nghiệm, cơ bản, nâng cao và cao cấp. Ở mỗi tính năng này lại có những tính năng nhỏ khác. Điều này, giúp người dùng đi từ trải nghiệm để sử dụng các tác vụ ở cấp cao hơn mà không bị khó khăn.

Tính năng trải nghiệm

Thông thường, khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, người quản lý sẽ được trải nghiệm các tác vụ cơ bản của phần mềm như: quản lý hồ sơ, quản lý thời gian làm việc… Điều này giúp bộ phận nhân sự làm quen với phần mềm, trước khi khai thác sâu những chức năng chuyên nghiệp khác. Ví dụ: giải pháp quản lý nhân sự Zoho People cho phép người dùng thử MIỄN PHÍ 15 ngày để trải nghiệm các chức năng cơ bản của nó, nhằm để doanh nghiệp đánh giá xem phần mềm có phù hợp không để không tốn chi phí và thời gian. Xem thêm danh sách phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay.

• Tính năng quản lý thông tin nhân sự

Tất cả thông tin về nhân sự sau khi số hóa có thể đẩy thẳng lên hệ thống, nó sẽ cung cấp nhiều biểu mẫu sắp xếp thông tin khác nhau để bạn tùy chọn sau đó tự động tổng hợp thành bảng trình bày đẹp mắt và lưu trữ tại một tệp riêng biệt trên hệ thống giúp truy xuất, chỉnh sửa thông tin nhanh chóng. Đặc biệt, những thông tin này được bảo mật tuyệt đối, nhân viên chỉ có thể truy cập vào khi có quyền truy cập của nhà quản lý. Hệ thống nhắc việc tự động cũng có sẵn tại tính năng này, hỗ trợ phòng nhân sự luôn nắm bắt mọi tình hình, thông tin về các phòng ban bằng sơ đồ đa chiều.

Đồng thời, khi quản lý các thông tin nhân sự trên cùng hệ thống như này, quy trình onboarding, đào tạo,… trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

• Tính năng quản lý thời gian biểu

Tính năng này sẽ thay thế toàn bộ quá trình quản lý rời rạc trên các bảng tính nhỏ, lộn xộn, hay thậm chí là ghi thủ công qua giấy. Tính năng quản lý thời gian biểu được tích hợp với quản lý nghỉ phép giúp quá trình này thực hiện trên cùng một hệ thống liền mạch, dễ dàng theo dõi và nhân viên cũng chủ động, có trách nhiệm hơn khi có thể theo dõi chúng thường xuyên. Thêm vào đó, HRM cho phép người dùng tùy ý sáng tạo cậu hình ca làm việc tự động, tự nhận diện xa… các dữ liệu quản lý thời gian biểu thu thập được sẽ phân tích, thống kê mức độ chuyên cần, yêu thích công việc của họ thông qua lịch trình, thời gian làm việc.

Tính năng cơ bản

Những tính năng cơ bản sẽ phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ khi chưa có quá nhiều tác vụ cầu kỳ cần ứng dụng mà chỉ đơn giản số hóa một số quy trình như: quản lý chấm công, quản lý lương, quản lý thông tin… 

• Tính năng quản lý chấm công

Thu thập dữ liệu từ máy chấm công chuyển về và lưu trữ. Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh hình thức chấm công linh hoạt theo giờ, theo ca, chấm công tăng ca… Nhiều phần mềm nhân sự đã cải tiến khi tích hợp hệ thống chấm công vào phần mềm mà không cần kết nối với máy chấm công riêng biệt. Sự cải tiến đó hỗ trợ người dùng có thể chấm công bằng cách nhận diện khuôn mặt từ xa và quản lý từ xa. Tạo điều kiện cho nhà quản lý không cần có mặt ở văn phòng nhưng vẫn nắm bắt mọi thông tin về nhân sự.  

• Tính năng quản lý lương

Quản lý, tính lương rất dễ gặp sai sót và thiếu minh bạch khi thực hiện thủ công. Ứng dụng công nghệ số vào quy trình này sẽ là việc làm đúng đắn. Nó sẽ hạn chế phát sinh những mâu thuẫn, thời gian sửa đổi. Tính năng tính lương sẽ thu thập dữ liệu và tự động tính lương sau đó nó cũng tự động gửi bảng lương vào email của từng nhân viên.

Tính năng nâng cao

• Quản lý phúc lợi và bảo hiểm

Phúc lợi là bảo hiểm là một trong những cơ sở khiến nhân viên muốn cống hiến cho doanh nghiệp. Công việc ngày càng áp lực, ảnh hưởng đến sức khỏe tâm lý và thể chất của nhân viên rất nhiều, nhà quản trị nên có nhiều chính sách phúc lợi để giữ chân nhân viên và thu thút nhân tài. Để gia tăng độ tin cập, doanh nghiệp nên triển khai tính năng quản lý phúc lợi và bảo hiểm của phần mềm nhân sự. Nó sẽ giúp theo dõi toàn bộ quá trình tham gia các loại bảo hiểm của nhân viên trong công ty, hay các chế độ trợ cấp khác. Ngoài ra, chúng sẽ có sẵn các biểu mẫu khảo sát nhu cầu sử dụng bảo hiểm của nhân viên, bộ phận nhân sự chỉ cần thu thập thông tin và phần mềm sẽ tự động phân tích thể hiện trên các bảng biểu rõ ràng.

Tính năng cao cấp

• Tính năng phân tích và tổng hợp

Nhân viên không còn mất thời gian ngồi phân tích số liệu thủ công, chỉ cần vài cú click chuột phần mềm sẽ thu thập và tổng hợp thông tin rồi phân tích chúng. Nhớ việc mọi tính năng đều hoạt động trên cùng một nền tảng mà việc liên kết dữ liệu để tính toán ra xu hướng nhân sự dễ dàng hơn bao giờ hết, hỗ trợ bộ phận nhân sự định hướng chiến lược nhanh chóng. Đồng thời, nó có thể đưa ra các dự báo về hoạt động nhân sự như: doanh thu trung bình mỗi nhân viên mang lại, tỷ lệ nghỉ việc… Qua đó các chuyên gia sẽ nắm bắt tình hình, tìm ra giải pháp điều chỉnh kế hoạch.

• Tính năng tuyển dụng nhân sự

Đưa ra dự báo về tình hình nhân sự, lọc hồ sơ ứng viên, hỗ trợ lên kế hoạch tuyển dụng… là nhiệm vụ của tính năng này, nó như phần nào giảm bớt áp lực cho đội ngũ nhân sự bởi bài toán tuyển dụng luôn là bài toán khó. Ngoài ra, sau khi tuyển dụng phần mềm sẽ giúp nhân viên lên lịch đào tạo nhân viên mới, sắp xếp lớp học hay tính toán chi phí phải bỏ ra cho một khóa đào tạo nhân sự là bao nhiêu, thông báo lịch học… Nhiều phần mềm quản lý nhân sự hiện nay còn có hệ thống học liệu đầy đủ mọi ngành nghề khác nhau cho phép nhân viên tham khảo, tự học giúp tối ưu chi phí đào tạo cho doanh nghiệp mà vẫn đạt hiệu quả như ý muốn.

Các tính năng của phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp đã được thể hiện đầy đủ trong bài viết trên. Nếu có câu hỏi cần được giải đáp hãy liên hệ với SmartOSC DX qua số:  (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn và sử dụng phần mềm quản trị nhân sự Zoho People hàng đầu Việt Nam giải pháp tối ưu trong quản trị doanh nghiệp 4.0 mới nhất