Quản Lý Nhân Sự - HRM

Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Áp Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự

Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự là điều doanh nghiệp nào cũng biết tại kỷ nguyên số này. Nhưng tại sao lại có doanh nghiệp ứng dụng thành công, có doanh nghiệp lại thất bại? Để giải đáp lý do thất bại trên, SmartOSC DX sẽ chỉ ra những sai lầm thường gặp khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự tại bài viết này.

Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp phải khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự

Thiếu mục tiêu rõ ràng

Vấn đề này thường xuất phát từ việc doanh nghiệp quá nóng vội trong việc triển khai, có thể do thấy đối thủ của mình đã ứng dụng và thành công nên gấp rút thực hiện hoặc nhiều nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan khác. Trước khi triển khai phần mềm quản trị nhân sự, những nhà quản lý phải lên kế hoạch rõ ràng, xác định mình phải đạt được những gì sau khi ứng dụng công nghệ này. Đây là bước đầu tiên trước khi sử dụng phần mềm và cũng là bước đệm quan trọng nhất, nếu bước đệm này không tốt, không có mục tiêu rõ ràng thì các bước sau sẽ dễ dàng thất bại.

Mong đợi phần mềm sẽ giải quyết được mọi vấn đề

Có khá nhiều doanh nghiệp vẫn đang lầm tưởng, thần thánh hóa phần mềm, nhưng họ lại quên rằng công nghệ cũng chỉ là công cụ do con người tạo ra để hỗ trợ những quá trình thực hiện công việc phức tạp trở nên đơn giản, nhanh gọn hơn. Vì vậy, cho dù phần mềm quản lý nhân sự có hiện đại, tiên tiến đến đâu mà doanh nghiệp không biết cách sử dụng, khai thác chúng thì cũng trở nên vô nghĩa.

Không đầu tư đào tạo và hỗ trợ nhân viên

Khi ứng dụng phần mềm HRM, hay các phần mềm công nghệ khác, doanh nghiệp lại không chú trọng đào tạo nhân viên sử dụng dẫn đến tình trạng “nông nghiệp lạc hậu” nghĩa là có máy móc công nghệ cao nhưng con người lại không biết cách ứng dụng chúng. Do đó, đi đôi với việc ứng dụng phần mềm HRM sẽ phải tổ chức đào tạo, hướng dẫn nhân viên sử dụng, đó mới là cách gia tăng lợi ích tối đa khi ứng dụng công nghệ.

Phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp

Tình trạng này rất hay xảy ra với các doanh nghiệp lần đầu áp dụng phần mềm quản lý nhân sự, họ tưởng rằng phần mềm nào cũng như nhau chỉ cần cài đặt là sử dụng được. Nếu doanh nghiệp nào mắc sai lầm ở đây có thể họ đã sai ngay ở bước đầu là không đặt mục tiêu rõ ràng, không tìm hiểu kỹ về phần mềm như đã nêu trên. Thực tế, có khá nhiều dạng phần mềm được cung cấp bởi nhiều công ty khác nhau và cũng có những phần mềm quản lý nhân sự hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, trước khi áp dụng đồng bộ cho cả hệ thống doanh nghiệp nên kiểm tra độ tương thích của phần mềm với doanh nghiệp hoặc cho chạy thử để không lãng phí tiền bạc, thời gian. Hiện nay, nhiều nhà cung cấp giải pháp cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp là cho phép dùng thử miễn phí ví dụ: phần mềm quản lý nhân sự Zoho People có hạn dùng thử hơn nửa tháng.

Giải pháp áp dụng phần mềm quản lý nhân sự thành công

Sự quyết tâm của nhà lãnh đạo

Sự quyết tâm của nhà lãnh đạo là yếu tố quan trọng tạo nên thành công khi ứng dụng phần mềm. Bởi họ là những người đứng đầu, người đầu tư cho công nghệ, nếu nhà lãnh đạo không quyết tâm, không thể truyền năng lượng cho nhân viên sẽ rất dễ bị nản chí, từ bỏ trong quá trình triển khai. Cho nên, chỉ khi nhà lãnh đạo quyết tâm muốn áp dụng phần mềm, khai thác tiềm năng từ chúng thì ứng dụng công nghệ mới mang lại hiệu quả.

Chi phí đầu tư tương xứng

Vật chất quyết định ý thức nên chi phí doanh nghiệp bỏ ra sẽ phải tương xứng với những giá trị mà phần mềm mang lại. Trước khi triển khai phần mềm, bạn phải xác định ngân sách doanh nghiệp bỏ ra đầu tư là bao nhiêu tránh tình trạng vượt ngân sách. Ngân sách đầu tư được tính toán dựa trên quy mô, phạm vi và nhu cầu sử dụng. Đồng thời, doanh nghiệp nên tính toán hiệu quả đạt được khi sử dụng phần mềm phải lớn hơn chi phí đầu tư. Tiếp đến, vạch ra những yêu cầu doanh nghiệp muốn nhận được sau khi ứng dụng công nghệ và chuyển nó đến nhà cung cấp giải pháp để cho ra phần mềm phù hợp với chi phí đầu tư và đạt được những chỉ tiêu đã đưa ra.

Lựa chọn thời điểm áp dụng thích hợp

Trước khi áp dụng phần mềm quản trị nhân sự, thì bộ phận này phải được chuẩn hóa hệ thống quản lý. Tạo ra luồng công việc hợp lý, có kết nối logic với nhau… thì khi ứng dụng công nghệ mới đạt hiệu quả cao. Nếu không sẽ xảy ra tình trạng ứng dụng phần mềm nhưng lại không phù hợp với mô hình quản trị và văn hóa làm việc.

Kỹ năng xử lý thông tin của doanh nghiệp

Đào tạo kỹ năng xử lý thông tin của nhân viên và quản lý để ngay khi ứng dụng họ có thể triển khai được. Hãy đào tạo họ bài bản từ cơ bản đến nâng cao để họ hiểu hết các thông số hiển thị trên hệ thống, cách thức vận hành chúng. Nhìn chung, lực lượng lao động ở Việt Nam khả năng ứng dụng công nghệ vẫn ở mức độ trung bình. Nên đào tạo kỹ năng xử lý thông tin cho nhân viên là điều cần thiết.

Lựa chọn phần mềm phù hợp

Nếu dựa trên yếu tố giá cả và mục đích cần đạt sẽ không đủ để đánh giá một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp. Thực tế, không có phần mềm nào phù hợp hoàn toàn với doanh nghiệp cả. Nên doanh nghiệp cần cân chắc tùy chỉnh các chức năng sao cho phù hợp với mô hình vận hành. Bên cạnh đó, lãnh đạo nên lường trước những thay đổi trong cách thức làm việc và linh hoạt chúng để công nghệ và con người kết hợp với nhau sẽ gia tăng giá trị doanh nghiệp vượt trội.

Tích hợp giữa các phần mềm

Sử dụng phần mềm công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc là điều cần thiết. Nhưng nếu doanh nghiệp linh hoạt, biết tích hợp chúng lại với nhau sẽ tạo nên mạng lưới dữ liệu xuyên suốt, dễ dàng quản lý. Tuy nhiên, điều này cũng có nhiều trở ngại có thể các phần mềm doanh nghiệp ứng dụng đến từ các nhà cung cấp khác nhau có nhiều sai lệch về thông số khi tích hợp, tệ hơn là gây ra tình trạng mất dữ liệu. Vậy nên, để an toàn khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự và muốn tích hợp nó với các phần mềm khác nhà quản lý nên mua nó ở cùng một nhà cung cấp sẽ dễ dàng, chính xác hơn trong việc tích hợp. Như trên thị trường hiện nay, nhà cung cấp SmartOSC DX có cung cấp đầy đủ phần mềm quản lý từ nhân sự đến dự án… mọi phần mềm của chúng tôi đều có thể kết hợp với nhau phục vụ cho nhiều tác vụ cùng lúc trong doanh nghiệp

Bài viết trên đã nêu ra những sai lầm thường gặp khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự. Hy vọng, sau khi đọc xong doanh nghiệp sẽ tránh được các lỗi sai không đáng có này và có được những giải pháp ứng dụng phần mềm hiệu quả. Nếu còn thắc mắc về các vấn đề khác của phần mềm quản lý nhân sự hãy liên hệ với SmartOSC DX qua số: (+84) 24 710 8 1222. Hoắc đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhân sự Zoho People xu hướng quản trị doanh nghiệp 4.0 mới nhất tại đây.