Quản Lý Nhân Sự - HRM

Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự – Tưởng Không Khó Mà Khó Không Tưởng

Doanh nghiệp càng phát triển kéo theo hệ thống thông tin khổng lồ. Các dữ liệu, hồ sơ thông tin của nhân sự, khách hàng, đối tác ngày càng lớn hơn. Việc quản lý hồ sơ nhân sự trở thành bài toán khó với nhiều doanh nghiệp ngày nay. 

Hầu hết làm việc ở bộ phận nhân sự phải quản lý và kiểm soát một khối lượng lớn thông tin. Các loại thông tin này đều có tính bảo mật cao với doanh nghiệp. Bên cạnh đó có những dữ liệu thông tin hay các yêu cầu không nổi bật. Những thứ cũng đều cần đến phòng nhân sự quản lý. Họ mất thời gian và công sức vào việc bảo quản dữ liệu không nổi bật đó khá nhiều. Trong khi thời gian để tập trung vào quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên không có? 

Một tổ chức đã thực hiện cuộc khảo sát với hơn 100 nhà quyết định từ các công ty có hơn 50 nhân viên. Để có thể hiểu rõ hơn về cách các bộ nhận nhân sự quản lý lượng thông tin khổng lồ. Dưới đây là những chia sẻ của SmartOSC DX về quản lý hồ sơ nhân sự – tưởng không khó mà khó không tưởng. 

Các hồ sơ nhân sự vẫn được lưu trữ dạng giấy tờ

Có 65% nhà quyết định thừa nhận các thông tin nhân sự vẫn còn quản lý dưới dạng giấy. Tất cả thông tin từ quy trình và lưu trữ trong tủ hồ sơ như truyền thống. Từ trước nay khi quản lý thông tin nhân sự trên giấy luôn là giải pháp tối ưu. Nó được sử dụng rất nhiều cho dù có xuất hiện bất kỳ giải pháp ưu việt hơn. Đây là một phương pháp truyền thống chắc chắn sẽ xảy ra nhiều vấn đề. Đặc biệt trong lúc tìm kiếm, chia sẻ và cập nhật các thông tin mới.

Bên cạnh đó có 47% người sử dụng tệp và thư mục trên ổ đĩa mạng. Vấn đề được đặt ra lúc này chính là việc quản lý ở địa điểm khác nhau. Chính vì thế việc tìm kiếm thông tin càng trở nên khó khăn hơn lúc này. Nguy cơ xảy ra trùng lặp thông tin lưu trữ ở hệ thống hay địa điểm khác. Việc này khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc cập nhật phiên bản mới.

Cho dù việc sử dụng giấy tờ là tối ưu nhưng không an toàn để bảo quản thông tin. Các yếu tố môi trường luôn là điều kiện thích hợp để huỷ hoại nó. Như việc trong môi trường ẩm ướt sẽ khiến giấy mục nát. Theo thời gian mọi thông tin lưu lại trên giấy tờ sẽ không còn.

Nhân viên nhân sự không thể tìm thấy thông tin họ cần

Đau đầu quản lý hồ sơ nhân sự

Theo như kết quả khảo sát, nhiều người gặp khó khăn trong quản lý nhân sự. 

Có tới 41% lãng phí hơn 10 phút mỗi ngày để tìm ra các tài liệu và thông tin họ cần. Trong số đó còn có những người mất nhiều thời gian hơn nữa. Họ có thể tiêu tốn hơn 30 phút mỗi ngày để tìm tài liệu. Điều này cho thấy đây là cách sử dụng không hiệu quả.

Các quy trình nhân sự đau khổ

Cuộc khảo sát cũng nghiên cứu đến các quy trình nhân sự kém hiệu quả nhất trong công ty. Kết quả cho thấy rõ có 3 quy trình kém hiệu quả nhất như là: 

• Các đánh giá nhân viên, quản lý và chế độ lương thưởng phúc lợi.
• Đăng các tin tuyển dụng và quản lý đơn ứng tuyển.
• Quy trình phỏng vấn và tiếp nhận các nhân viên mới.

Rất nhiều người nhận thấy rằng việc sử dụng giấy tờ làm họ tiêu tốn thời gian. Đôi khi nó còn đem lại những kết quả không mong đợi. Chính vì thế, áp dụng số hoá trong các quy trình và tự động các hoạt động. Điều này giúp cho họ có thể có thời gian làm những việc quan trọng hơn. Các hoạt động trong công việc cũng được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Mặt khác sử dụng giấy tờ không thể thiếu cho các tài liệu yêu cầu phê duyệt cần chữ ký. Tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới là quy trình kém hiệu quả nhất. Đôi khi các giấy tờ cần được phê duyệt gấp. Nhưng các cấp trên của họ lại không có mặt ngay lúc này. Các chữ kí điện tử được ra đời và cải thiện hiệu quả vấn đề này. Nó được sắp xếp hợp lý và tự động hoá rất nhiều trong tài liệu yêu cầu phê duyệt. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo được việc kiểm soát và tuân thủ trong quy trình. Mà không tiêu tốn quá nhiều thời gian trong việc chờ đợi và tìm kiếm. 

Cuối cùng chính là những thách thức lớn nhất khi làm trong bộ phận nhân sự? Có hơn 44% người gặp khó khăn trong việc xử lý các tài liệu thủ công. Như in scan, ký văn bản hay gửi các tài liệu qua thư điện tử. 41% người khảo sát gặp nhiều bất cập với việc quản lý hồ sơ và giấy tờ thông tin.

Giải pháp đưa ra 

Có rất nhiều giải pháp đưa ra để giải quyết vấn đề này. Nó giúp tối ưu hoá thời gian và công sức trong quy trình truyền thống. Nhưng vẫn đảm bảo được các hiệu quả mà phương pháp thủ công. Bên cạnh đó nó còn mang lại những tính năng ưu việt mà phương pháp cũ không có.

Vậy giải pháp tối ưu hiệu quả ở đây là gì? Zoho People chính là đáp án giải quyết các vấn đề khó khăn của bộ phận nhân sự. Đây chính là giải pháp đang được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp hiện nay.

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin dữ liệu
• Giảm thiểu các rủi ro hay sai sót trong các tài liệu.
• Tính năng đào tạo cho nhân viên mới.
• Đặc biệt tính bảo mật cao.
• Giúp nhân viên nâng cao năng suất trong công việc

Việc quản lý hồ sơ nhân sự chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp. Để tránh nhân viên nhân sự mất thời gian và công sức trong việc tìm kiếm không hiệu quả. Các giải pháp quản lý được đưa ra và giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. 

Trên đây là những thông tin đã được SmartOSC DX tổng hợp, mong rằng bài viết này đã giúp cho bạn có cái nhìn rõ hơn về việc quản lý hồ sơ nhân sự – tưởng không khó mà khó không tưởng.