Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Xu Hướng Làm Việc Văn Phòng Không Giấy Lên Ngôi

Công nghệ phát triển đã giúp chúng ta loại bỏ những quy trình phức tạp, tốn kém thời gian, không mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt, tại các doanh nghiệp sự ảnh hưởng của công nghệ đến quy trình làm việc lại càng rõ rệt tạo ra xu hướng làm việc “văn phòng không giấy”. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu, lý giải xu hướng đang chiếm ưu thế này trong bài viết dưới đây.

Văn Phòng Truyền Thống Suy Thoái, Cơ Hội Cho Văn Phòng Không Giấy Phát Triển

Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp khiến các tổ chức luôn phải đổi mới, bắt kịp xu hướng thời đại để không bị thụt lùi so với đối thủ. Thực tế, mô hình văn phòng truyền thống vẫn tồn tại ở một số nơi nhưng không nhiều. Tuy nhiên, nhà nước đã và đang ra những chính sách hỗ trợ, cải cách môi trường làm việc tại các cơ quan, triển khai áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý để gia tăng hiệu suất làm việc.

Các doanh nghiệp ngày càng nỗ lực cải thiện hệ thống hoạt động nhằm gia tăng hiệu quả công việc. Có khá nhiều doanh nghiệp đã chi mạnh tay để chuyển đổi mô hình văn phòng, xây dựng hệ thống văn phòng hiện đại, chú trọng đến trải nghiệm cá nhân để mỗi nhân viên khi làm việc đều mang trong mình tâm trạng thoải mái nhất. Đồng thời, những chiếc phòng kín đủ diện tích cho vài người đang xuất hiện nhiều giúp các cuộc thảo luận trở nên tối ưu. Một ví dụ điển hình là vào tháng 7/2017 Nhật Bạn đã cho phép doanh nghiệp cải thiện văn hóa và môi trường làm việc từ xa thông qua các hệ thống công nghệ quản lý hiện đại.

 Có thể thấy rõ sự thoái trào của văn phòng truyền thống và sự thay thế mạnh mẽ của văn phòng không giấy. Đó cũng là lẽ tất nhiên khi quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày càng trở nên mạnh mẽ. Muốn phát triển, buộc các doanh nghiệp cần phải tìm ra hướng đi phù hợp với doanh nghiệp với xu thế chung của thị trường.

Những Lợi Ích Thiết Thực Từ Văn Phòng Điện Tử

Văn phòng điện tử hay văn phòng không giấy đều là những cách gọi chỉ mô hình làm việc hiện đại, ứng dụng nhiều công nghệ để tạo sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian. Dưới đây là những lợi ích mà văn phòng không giấy đem lại:

Quản lý công hiệu quả

Nếu với một văn phòng truyền thống thì các công việc sẽ được truyền tải qua giấy tờ hoặc trao đổi điện thoại, phương thức này đem lại rất nhiều khó khăn cho cả nhân viên lẫn nhà quản lý. Họ không thể nắm bắt tiến độ công việc kịp thời, hay nhân viên có thể bỏ sót công việc của mình. 

Nhưng với văn phòng điện tử thì khác, mọi dữ liệu công việc đều đều đưa lên hệ thống quản lý tổng nên bất cứ nhân viên nào cũng có thể theo dõi công việc của mình. Nhà quản lý sẽ bao quát toàn bộ công việc, dễ dàng điều phối công việc sao cho phù hợp với từng bộ phận, sớm phát hiện những vấn đề và xử lý chúng kịp thời.

Quản lý tài liệu khoa học

Công văn, tài liệu luôn có khối lượng thông tin rất lớn, đặc biệt với những đơn vị phải sử dụng nhiều giấy tờ như các cơ quan nhà nước hay trường học, bệnh viện, doanh nghiệp quy mô lớn…khi muốn cập nhật từng tài liệu này luôn cần có rất nhiều người phụ trách nếu hoạt động theo hình thức văn phòng giấy tờ.

Đó cũng là lý do khiến văn phòng không giấy trở nên phổ biến ví chúng sẽ giải quyết tất cả những văn bản, giấy tờ đó bằng việc số hóa, phân loại, lưu trữ rõ ràng tạo điều kiện cho quá trình tìm kiếm. Chỉ cần một nhân viên là doanh nghiệp có thể quản lý hàng trăm nghìn dữ liệu kia. Với một vài cú nhấp chuột là sẽ có được dữ liệu mình cần tìm.

Tối ưu chi phí thực hiện

Khi chuyển từ mô hình văn phòng giấy tờ sang không giấy tờ thì lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp nhận được là tiết kiệm chi phí in ấn, giấy tờ… và giảm lãng phí thời gian.

Xây Dựng Văn Phòng Không Giấy Với Phần Mềm Công Nghệ Hiện Đại

Nâng cấp mô hình làm việc, thay đổi không gian làm việc, hướng đến một văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại là phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí, thời gian. Từ đó doanh nghiệp có nhiều cơ hội để phát triển, cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.

Cách để thay đổi diện mạo của tổ chức sẽ bắt đầu từ khâu thiết kế lại văn phòng, tạo môi trường mở khiến mọi nhân viên đều có thể làm việc với nhau, kết nối với nhau dễ dàng. Việc trao đổi thông tin hoặc các giải pháp lưu trữ dữ liệu trên đám mây cũng có ý nghĩa với hoạt động bố trí văn phòng. Xu thế làm việc trực tuyến, tạo những cuộc họp trên các nền tảng công nghệ sẽ giúp tối ưu không gian văn phòng hơn, từ đó cắt giảm được chi phí thuê văn phòng, đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn thì phần mềm quản lý cuộc họp lại càng trở nên quan trọng.

Ứng dụng những công nghệ của SmartOSC DX sẽ là cách cải thiện môi trường làm việc, phong cách làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc đang là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp Việt đang hướng tới.

Với những phần mềm ưu việt của mình như Zoho CRM giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng, mở rộng phân khúc khách hàng, hỗ trợ thực hiện các chiến dịch tiếp thị tự động hay Zoho People – phần mềm quản lý nhân sự có thể tối ưu khâu quản lý nhân sự, cho phép chấm công online, có khả năng phân tích  khối dữ liệu khổng lồ chỉ trong thời gian ngắn hoặc RPA giúp tự động quá quy trình…. đã mang lại cho rất nhiều doanh nghiệp một mô hình văn phòng điện tử toàn diện, chỉ với những cú click chuột thì bạn có thể thực hiện mọi công việc dễ dàng trên các phần mềm công nghệ này. Đặc biệt  Độ bảo mật thông tin của những phần mềm này đều đạt 100% theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, SOC 2 Loại 1 nên doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng mà không lo sợ vấn đề bị đánh cắp thông tin, hay dữ liệu bị rò rỉ….

Qua bài viết trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy xu hướng làm việc “văn phòng không giấy” đang ngày càng chiếm lĩnh thị trường, mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức ứng dụng nó. Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển đổi sang mô hình văn phòng điện tử có thể liên hệ ngay với SmartOSC DX qua số (+84) 24 710 8 1222  để được tư vấn trực tiếp.