Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn Phòng Điện Tử Là Xu Hướng Của Các Doanh Nghiệp Hiện Nay

Ngày nay, sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là quá trình chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu đã tạo nên làn sóng thay đổi về khoa học công nghệ tại nhiều doanh nghiệp. Cách mạng hóa hiện nay dường như là xu hướng tất yếu của hầu hết mọi khía cạnh của cuộc sống hiện đại. Với sự nâng cấp vượt bậc nhiều giải pháp công nghệ tối ưu ra đời. Làn sóng công nghệ mới này đã thay đổi vượt bậc toàn cảnh hoạt động thường ngày của người lao động trong đời sống. Hiện nay, công nghệ được các tập đoàn lớn đến các doanh nghiệp nhỏ áp dụng vào quy trình vận hành. Hàng loạt các ứng dụng, phần mềm được lập ra để hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện quy trình nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trong các hệ thống, phần mềm hệ thống văn phòng điện tử đã và đang là một xu hướng mới được nhiều doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn. Hôm nay, SmartOSC DX tìm hiểu về văn phòng điện tử để biết tại sao “Văn phòng điện tử là xu hướng của các doanh nghiệp hiện nay”. Hãy tham khảo ngay!

Xu hướng làm việc Văn phòng trong mùa đại dịch Covid-19

Văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống tức là người lao động sẽ làm việc trực tiếp tại văn phòng hoặc địa điểm cố định nào đó. Xu hướng văn phòng truyền thống (làm việc trực tiếp) không còn quá xa lạ với tất cả mọi người. Lợi ích lớn nhất của văn phòng truyền thống là dễ dàng tương tác giữa các phòng ban. Đồng nghiệp của bạn có thể đến ngay bàn làm việc của bạn để nhận câu trả lời nhanh chóng hoặc dễ dàng lên lịch một cuộc họp ngẫu hứng. Một khuyết điểm thường thấy khi làm việc trực tiếp đó là bạn có thể dẫn đến nhiều sự phân tâm hơn, tức là đồng nghiệp vừa bước đến bàn của bạn để hỏi bạn câu hỏi nhanh đó thì giờ đây bạn đã hoàn toàn gạt bỏ những gì bạn vừa mới tập trung vào. 

Xu hướng làm việc văn phòng truyền thống đã không còn thành công vào giữa năm 2020 khi COVID-19 xảy ra bất ngờ, người lao động cảm thấy e ngại tới sức khỏe và tốc độ lan rộng của dịch bệnh.

• Ít hơn 1/5 ban lãnh đạo, giám đốc điều hành muốn quay lại làm việc ở văn phòng sau dịch.
• Chỉ có 6% nhân viên muốn làm việc hoàn toàn trong văn phòng.

Làm việc bán từ xa

Tùy chọn làm việc bán từ xa có nghĩa là nhân viên có thể chọn làm việc từ xa không lên văn phòng nhưng họ có vẫn có nhiều khả năng làm việc tại văn phòng hơn 4 ngày trên một tuần.

Một doanh nghiệp có đủ điều kiện làm việc từ xa có thể đưa ra các lựa chọn từ xa cho nhân viên nhưng sẽ chú trọng vào nhân viên tại văn phòng để đưa ra các quyết định quan trọng xảy ra tại nơi làm việc.

Hoàn toàn từ xa

Không có nhiều doanh nghiệp lựa chọn là 100% làm việc từ xa. Nhưng trước đại dịch Covid đang diễn ra trên toàn cầu đã bắt đầu xu hướng làm việc văn phòng và phát triển doanh nghiệp trên hệ thống nền tảng điện tử. Làm việc từ xa là một phương pháp làm việc linh hoạt giúp loại bỏ văn phòng trực tiếp và các nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu (nhà, quán cà phê, địa điểm công cộng, v.v.) mà vẫn đảm bảo 100% thời gian làm việc.

Làm việc từ xa hoàn toàn có thể mang lại lợi ích cho công ty bằng cách giảm hoặc thậm chí loại bỏ chi phí văn phòng cố định, cộng với việc đại dịch buộc mọi người phải làm việc tại nhà, nhiều công ty và nhân viên đã bắt đầu thấy năng suất tương đương hoặc cao hơn. Nhưng nó không phải lúc nào cũng phù hợp với tất cả mọi người. Một số nhân viên có thể không đủ động lực để làm việc tại nhà, hoặc không có thiết lập phù hợp cho thời gian biểu.

Văn phòng điện tử

Cuộc cách mạng 4.0 đã mang đến nhiều cơ hội và lợi ích cho hầu hết các lĩnh vực, đặc biệt là trong việc nghiên cứu và phát triển các giải pháp hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử mang đến quy trình làm việc tự động, hiệu quả. Đưa ra sự tối ưu về nhân sự trong mỗi nghiệp vụ, công việc cụ thể. Yếu tố con người đã được xem xét lại để đưa công nghệ vào xử lý các hoạt động vận hành một cách hiệu quả hơn. Các dữ liệu và văn bản cần sử dụng trong doanh nghiệp đều được lưu trữ, sắp xếp, phân loại và cập nhật tự động hóa một cách thông minh tại phần mềm điện tử.

Mô hình văn phòng điện tử cũng giúp giải quyết triệt để tình trạng thất lạc, hư hỏng công văn, giấy tờ, giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí lưu trữ và nhân lực. 

Thế mạnh văn phòng điện tử thời đại 4.0

Hệ thống quản lý công việc thông minh

Mới đây, văn phòng điện tử cho thấy là một trong những công cụ “trợ lý đắc lực” cho nhà quản lý các cấp. Quy trình vận hành và theo dõi công việc trực tuyến trở nên đơn giản hơn rất nhiều lần. Bạn có thể đi bất cứ nơi đầu chỉ cần thiết bị có kết nối internet, mọi công việc được giải quyết chỉ trong tích tắc.

Bên cạnh đó, các cấp lãnh đạo còn có thể xem xét và tương tác cấp tốc đến cho các nhân sự của mình nhằm giải quyết các vấn đề triệt để hoặc hiểu rõ những khó khăn mà các nhân viên đang gặp phải tại thời điểm đó, tiến độ công việc như thế nào. Tránh tồn đọng các công việc, trì trệ mọi hoạt động khi không có mặt người quản lý ở đó. Áp dụng cách vận hành này giúp cho doanh nghiệp không ngại làm việc trực tuyến mà còn sở hữu tài nguyên nhân sự hiệu quả hơn so với văn phòng truyền thống.

Tính năng bảo mật cao

Yếu tố bảo mật thông tin là cơ sở ưu tiên hàng đầu mà các doanh nghiệp luôn đặt ra vì nó tác động lớn đến hệ thống vận hành của doanh nghiệp và bí mật kinh doanh, nhân sự. Thế nên để hạn chế việc giữa đối thủ cạnh tranh với nhau hoặc gây nên các mâu thuẫn nội bộ đánh cắp các thông tin mà cơ bản vận hành truyền thống chưa tối ưu được. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử (E-office) là giải pháp tốt nhất cho bạn bởi tính năng bảo mật thông tin nội bộ cho phép nhà quản lý biết được hoạt động ra vào của nhân viên, dự án do ai đảm nhận, kho thông tin nội bộ được chỉ định và bảo vệ riêng khi cấp quản lý cấp quyền truy cập. Hạn chế việc rò rỉ thông tin khách hàng ra ngoài, biết được ai đã truy cập vào.

Đơn vị cung cấp hệ thống quản lý văn phòng điện tử thông minh

SmartOSC DX là đơn vị chuyên cung cấp ứng dụng giải pháp nhân sự tập trung tận dụng đơn giản hóa các quy trình thông minh. Với hệ sinh thái Zoho, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn được tối ưu toàn diện hoạt động quản trị nhân sự, khách hàng và chuỗi cung ứng hiệu quả. Chúng tôi giúp bạn hướng tới xây dựng văn phòng điện tử đạt hiệu quả chất lượng công việc cao bởi sự đúc kết qua quá trình nghiên cứu quản trị nhân sự trên hơn 500 công ty và tập đoàn lớn nhỏ trên toàn thế giới. Đội ngũ của chúng tôi được đào tạo chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong suốt thời gian sử dụng phần mềm. Mọi thông tin và dịch vụ của chúng tôi, bạn có thể dễ dàng tham khảo.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần các giải pháp văn phòng điện tử phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty. Đừng ngần ngại liên hệ ngay qua hotline của chúng tôi  (+84) 24 710 8 1222 để gặp chuyên viên tư vấn nhanh chóng. Hiện tại, SmartOSC DX đang có chương trình dùng thử miễn phí 15 ngày. Đăng ký ngay!