Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Vai Trò Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HRM Đối Với Doanh Nghiệp

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực, là một bộ ứng dụng phần mềm được sử dụng để quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của nhân viên. HRM cho phép một công ty hiểu đầy đủ về lực lượng lao động của mình trong khi vẫn tuân thủ các luật thuế và quy định lao động đang thay đổi.

Các nhà lãnh đạo nhân sự và nhân viên là những người sử dụng chính, do họ điều hành các hoạt động hàng ngày của lực lượng lao động và chịu trách nhiệm về việc tuân thủ và báo cáo hiệu suất. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự không phải là bộ phận duy nhất được hưởng lợi. 

Các công ty có thể trao quyền cho người quản lý và nhân viên với khả năng tự phục vụ cho các nhiệm vụ chung, một điểm bán hàng quan trọng cho những người thuê trẻ hơn. Các giám đốc điều hành có thể sử dụng HRM để tạo dữ liệu về xu hướng của lực lượng lao động và ý nghĩa kinh doanh của họ. Vậy vai trò cụ thể mà phần mềm quản lý nhân sự mang tới cho doanh nghiệp như thế nào cùng SmartOSC DX theo dõi bài viết dưới đây. 

Chức năng của HRM trong quản trị doanh nghiệp

Với 03 vai trò trên, HRM trong quản trị doanh nghiệp được cụ thể hóa với 07 chức năng quan trọng sau:

Tìm kiếm, thu hút và tuyển dụng

Tìm kiếm, thu hút và tuyển dụng ứng viên phù hợp cho từng vị trí là nhiệm vụ lâu đời nhất trong công tác quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt là những phòng ban liên quan trực tiếp đến nhân sự.

Tất cả các bước trong quy trình tuyển dụng như:

• Thu thập thông tin yêu cầu tuyển dụng từ ban lãnh đạo hoặc phòng ban chuyên môn
• Chọn nguồn cung ứng viên phù hợp
• Soạn thảo và đăng tin tuyển dụng hiệu quả
• Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ
• Sắp xếp phỏng vấn ứng viên tiềm năng
• Đánh giá và lựa chọn ứng viên giỏi nhất…

Chính là những nhiệm vụ phải hoàn thành trong chức năng này.

Thúc đẩy hiệu suất làm việc của người lao động

Khi ứng viên đã trở thành thành viên của doanh nghiệp thì việc quản lý hiệu suất sẽ là chức năng tiếp theo mà công tác quản trị nguồn nhân lực ( HRM ) đặt ra.

Chức năng này vừa thôi thúc người lao động phát triển năng lực bản thân, vừa giúp doanh nghiệp thu được nhiều lợi ích kinh doanh từ sự đóng góp của người lao động.

Mỗi vị trí công việc sẽ có một nhóm các nhiệm vụ phải hoàn thành, và quản trị nguồn nhân lực sẽ phản hồi hiệu suất của từng nhân viên ở mỗi nhiệm vụ thông qua các công cụ đánh giá như:

• Thang điểm đánh giá KPI
• Đánh giá từ đồng nghiệp, đối tác
• Số liệu cụ thể về tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ …

Qua đó nhân viên biết được

• Năng lực hiện tại của bản thân
• Năng lực bình quân của toàn bộ phận
• Quyền lợi khi có hiệu suất làm việc tốt

Và từ đó, nỗ lực phát huy khả năng, nâng cao hiệu suất cho chính mình và cho cả doanh nghiệp.

Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho người lao động

Công nghệ ngày càng phát triển, đặc thù sản xuất kinh doanh cũng cải tiến không ngừng. Muốn duy trì năng suất làm việc cao, doanh nghiệp phải tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi và phát triển năng lực của bản thân để theo kịp thời đại.

Thực hiện chức năng này hiệu quả, không chỉ mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp, mà còn:

• Giúp nhân viên an tâm học hỏi, trau dồi trong lĩnh vực của mình
• Giữ chân nhân viên hiệu quả vì họ biết tại đây, họ được định hướng và cập nhật sự tiến bộ tốt nhất.

Công tác đào tạo, nâng cao nghiệp vụ có thể thực hiện theo nhiều cách:

• Doanh nghiệp tự xây dựng giáo trình cho riêng mình và tự tổ chức đào tạo
• Doanh nghiệp thuê đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài soạn giáo trình và tự đào tạo
• Doanh nghiệp thuê đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài soạn giáo trình và thuê giáo viên về đào tạo cho nhân viên
• Doanh nghiệp cử nhân viên tham gia các khóa học (đài thọ 100% kinh phí hoặc hỗ trợ theo tỷ lệ nhất định)

Xây dựng lớp nhân sự kế thừa cho doanh nghiệp

Tuyển dụng vị trí quản lý cao cấp mất rất nhiều thời gian và chi phí. Thay vì phải phụ thuộc vào nguồn ứng viên bên ngoài, việc định hướng xây dựng lớp nhân sự kế thừa ngay chính nhân viên trong doanh nghiệp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều

• Tốc độ tuyển dụng thành công nhanh chóng
• Chi phí tuyển dụng gần như bằng 0
• Nhân sự được đề bạt đã quen thuộc công việc nên thời gian tiếp quản cực nhanh
• Những bí mật kinh doanh trong tổ chức được bảo mật…

Để có được những lợi ích đó, người làm công tác quản trị nguồn nhân lực phải thường xuyên:

• Theo dõi hiệu suất làm việc và xác định nhân tài
• Lên kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ phù hợp
• Triển khai những chính sách giữ chân nhân tài lâu dài…

Đề xuất và triển khai các chính sách lương thưởng và phúc lợi

Chính sách đãi ngộ tốt, công bằng, minh bạch chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả. Một mức lương cao ngất chưa hẳn đã tốt vì còn phải phù hợp ngân sách nhân sự và tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp.

Thay vào đó là một mức lương phù hợp cùng những chính sách thưởng, phúc lợi thôi thúc nhiệt huyết cống hiến của nhân viên cho tổ chức mới thật sự mang lại hiệu quả tốt nhất.

Chính vì vậy, chức năng này đặt ra yêu cầu về năng lực giám sát và đề xuất các tiêu chuẩn lương thưởng, phúc lợi phù hợp cho từng vị trí mà công tác quản trị nguồn nhân lực phải hoàn thành.

Thiết lập hệ thống nguồn nhân lực cho tổ chức

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nguồn nhân lực ( HRM ) đã trở thành xu hướng tất yếu của thời đại. Là người phụ trách HRM trong doanh nghiệp, việc thiết lập hệ thống quản trị nguồn nhân lực chính là một nhiệm vụ luôn được chú trọng.

Báo cáo, dự báo và đề xuất cải tiến cho các vấn đề nhân sự

Tình trạng biến động nhân sự là điều không thể tránh khỏi nhưng nhờ công tác quản trị nguồn nhân lực hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã giảm tỷ lệ này xuống mức thấp nhất, đồng thời không để thời gian thiếu hụt nhân sự kéo dài.

Mọi doanh nghiệp đều kỳ vọng sở hữu được thành quả này, muốn như vậy, thì công tác quản trị nguồn nhân lực cần đảm bảo chức năng:

• Báo cáo số liệu chi tiết về hiệu suất làm việc của nhân sự doanh nghiệp
• Nghiên cứu, tổng hợp thông tin thị trường lao động
• Dự báo biến động nhân sự ngành theo mùa hoặc đột xuất
• Đề xuất những biện pháp bảo đảm số lượng và chất lượng nhân sự hiệu quả nhất…

Nhiều doanh nghiệp đã trang bị các phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp, trong đó tích hợp sẵn các công cụ phân tích, đánh giá , xuất báo cáo trình ban lãnh đạo. Thậm chí một số phần mềm còn cho phép tự động cập nhật thông tin theo nguồn lựa chọn, không phải tự tra cứu và nhập tay, rất thông minh.

Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự Zoho People cho doanh nghiệp

Có hơn 150.000 doanh nghiệp trên toàn cầu đã và đang ứng dụng Zoho People trong quản lý nhân sự thì cái tên này đã trở nên có tiếng với các doanh nghiệp. Là “đứa con cưng” của đại gia đình Zoho, Zoho People đã cho thấy nó có nhiều tính năng được cải tiến vượt trội, đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu của mọi doanh nghiệp. Một số tính năng nổi bật đã tạo nên tiếng vang của Zoho People

Quản lý thông tin nhân sự

Thay vì phải lưu trữ thông tin nhân viên trên giấy tờ vừa không tiết kiệm lại tốn thời gian như trước đây, thì khi sử dụng phần mềm toàn bộ dữ liệu đó sẽ tự động đẩy lên hệ thống nhân sự ngay từ khi nhân viên bắt đầu vào làm việc. Một phần nó sẽ giúp quản lý, lưu trữ kho thông tin khổng lồ mà không sợ bị mất, và nó cho phép nhân viên truy cập vào bảng thông tin của mình để có thể chỉnh sửa, hay thêm thông tin. Có thể nhiều người chưa biết, khác với các phần mềm nhân sự khác đều bị giới hạn bộ nhớ, với Zoho People nó không bị giới hạn, doanh nghiệp sẽ có bộ nhớ khổng lồ thoải mái lưu dữ liệu.

Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo

Về việc đào tạo ứng viên, phần mềm sẽ sắp xếp lịch, gửi thông báo lịch học đến nhân viên, khi kết thúc khóa học hệ thống lại gửi kết quả, đánh giá đến họ. Điểm đặc biệt, trên Zoho People có kho học liệu trực tuyến vô tận đa dạng mọi ngành nghề, giúp nhân viên tự rèn luyện thêm nhiều kỹ năng hỗ trợ cho công việc. Thêm vào đó, phần mềm cho phép nhân viên đăng ký các khóa học trực tuyến trên hệ thống, họ sẽ được học với các chuyên gia hàng đầu thế giới.

Trên đây là những chức năng, vai trò của HRM trong quản trị doanh nghiệp. Các bạn ứng viên có thể dựa trên những thông tin mà SmartOSC DX chia sẻ để làm cẩm nang xây dựng kế hoạch phát triển năng lực của bản thân, đáp ứng tốt nhất kỳ vọng của mọi nhà tuyển dụng trong tương lai.