Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Đầu tư vào phần mềm quản lý văn phòng có cần thiết?

Bạn đang băn khoăn không biết có thực sự cần đầu tư vào phần mềm quản lý văn phòng hay không? Sử dụng phần mềm này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc. Đây là một công cụ cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hoạt động hiệu quả.

Với phần mềm quản lý văn phòng, bạn có thể quản lý tài chính, theo dõi nhân viên và tự động hóa các quy trình của mình. Bạn sẽ có mọi thứ bạn cần để giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động như một cỗ máy được bôi trơn.

Tiếp tục đọc để tìm hiểu các lợi ích của việc sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng trong công tác quản lý.

Những lợi ích mà phần mềm quản lý văn phòng mang đến cho doanh nghiệp của bạn

Tạo báo cáo mọi lúc mọi nơi

Lãnh đạo không thể nhìn thấy và giám sát ngay quá trình làm việc và hoàn thành công việc của nhân viên nếu có việc đột xuất, đi công tác, đi xa. Hơn thế nữa, việc cấp trên thường xuyên di chuyển bên ngoài cũng khiến nhân viên khó kiểm soát và hiểu được công việc của họ đang diễn ra (hiệu quả công việc) như thế nào. 

Hiện tại, phần mềm quản lý công việc hỗ trợ bạn thống kế số liệu, giúp bạn dễ dàng xem được các báo cáo trực quan về công việc và dòng tiền mọi lúc mọi nơi. Từ đó, các nhà lãnh đạo có thể nhanh chóng đánh giá mức độ hoàn thành công việc và đề xuất các chiến lược tốt nhất để hỗ trợ sự tăng trưởng liên tục này của ngành dịch vụ mà không cần phải tuân theo một lịch trình nghiêm ngặt của công ty.

Tăng hiệu suất, tiết kiệm thời gian

Ví dụ, trong lĩnh vực công nghệ, lượng nhân viên kỹ thuật thường xuyên đi thẳng từ công ty đến địa điểm làm việc để sửa chữa, thay thế, bảo hành và bảo dưỡng máy móc, thiết bị và vật tư. 

Công cụ thông thường như Excel sẽ khó truy xuất lịch sử giao dịch nếu được duy trì theo cách truyền thống. Bởi vì Excel đưa và nhận công việc theo cách thủ công, quản lý công cụ, máy móc và vật tư được liên kết với khách hàng bằng cách sử dụng giấy, từ đó sẽ làm chậm trễ và kéo dài thời gian làm việc.

Nếu như vậy, các nhân viên kỹ thuật buộc phải quay trở lại doanh nghiệp để thu thập các vật liệu thay thế, chẳng hạn như mực in, v.v., mất rất nhiều thời gian để vận chuyển. 

Nếu quản lý theo phương pháp thông thường bằng sổ sách thì excel cũng không tiết kiệm được nhiều thời gian. Nhưng với phần mềm quản lý văn phòng, nhân viên hoàn toàn có thể lật tìm lịch sử sửa chữa và thay thế để biết trước vấn đề mà khách hàng đang gặp phải và cung cấp nguồn cung cấp phù hợp.

Chỉ với một vài thao tác trên điện thoại hoặc nhấp chuột trên máy tính, chương trình cho phép bạn cải thiện năng suất công việc, hợp lý hóa các thủ tục và giảm thời gian chuyển dữ liệu.

Tăng cường sự chính xác

Phần mềm được sử dụng để quản lý công việc thường có các công cụ để phân bổ nhiệm vụ cho từng nhân viên và ghi lại lịch sử công việc liên quan đến khách hàng, loại máy và loại thiết bị. Do đó, thông tin được tích hợp vào một nền tảng duy nhất, được liên kết với nhau một cách chặt chẽ, có thể truy cập, hiển thị cho từng nhiệm vụ và từng nhân viên. Việc này có thể ngăn ngừa các tình huống mà trách nhiệm thực hiện công việc được chuyển cho người khác trong nội bộ theo phương pháp truyền thống.

Có bản mô tả công việc rõ ràng cũng sẽ khuyến khích các cá nhân chủ động và tự do sắp xếp công việc của họ hơn. Đây chính là một trong những ưu điểm hàng đầu của phần mềm quản lý công việc.

Liên kết các nghiệp vụ tự động

Ba thành phần thường xuyên tham gia vào các hoạt động cụ thể trong lĩnh vực thiết bị văn phòng: nhân viên, khách hàng với máy móc, thiết bị và vật tư. Ba yếu tố này hoạt động rất chặt chẽ để cung cấp dịch vụ kinh doanh cốt lõi chính của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ này được kết nối tự động bằng phần mềm quản lý công việc và được tích hợp trên một nền tảng duy nhất để việc quản lý trở nên đơn giản hơn.

Kết luận

Phần mềm quản lý văn phòng là một khoản đầu tư quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó có thể giúp bạn quản lý quy trình làm việc và cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên. Nếu bạn đang cân nhắc đầu tư vào phần mềm quản lý văn phòng, hãy liên hệ với SmartOSC DX ngay hôm nay. Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp giống như doanh nghiệp của bạn khai thác tối đa công cụ này của bạn. Hãy để chúng tôi giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn và đưa doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru.