Uncategorized

Kanban Là Gì? Tổng Quan Về Phương Pháp Kanban

Doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu Kanban là gì? Hãy khám phá xem sức mạnh của phương pháp Kanban và cách các doanh nghiệp áp dụng Kanban thành công như thế nào. Hiểu được nhu cầu của bạn, Smartosc DX xin chia sẽ với bạn Kanban Là Gì? Tổng Quan Về Phương Pháp Kanban qua bài viết dưới đây nhé!

Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc để xác định, quản lý và cải tiến các công việc, giúp tối đa hóa hiệu suất và giảm thiểu thời gian hoàn thành. Phương pháp Kanban xuất phát từ một nhà máy Toyota ở Nhật Bản. Lúc đó người Nhật muốn quản lý xí nghiệp của họ một cách thông minh, tinh gọn quy trình sản xuất và đáp ứng đủ nguồn cung ra thị trường. 

Mục tiêu của Kanban là tìm những nút thắt tiềm ấn trong quy trình và khắc phục nhanh chóng để tối ưu tốc độ và quy trình được lưu thông. 

Nguyên lý của phương pháp Kanban là gì và cách ứng dụng vào thực tế

Phương pháp Kanban tuân theo một bộ nguyên tắc và thực hành nhằm quản lý và cải tiến luồng công việc không gây gián đoạn và thúc đẩy tổ chức phát triển. Những nhân viên tuân theo phương pháp này sẽ áp dụng thành công Kanban vào tối đa hóa lợi ích cho quy trình kinh doanh của toàn doanh nghiệp. 

Hiểu Kanban là gì là chưa đủ. Sau đây là 4 nguyên lý hình thành lên Kanban.

Hãy bắt đầu với những gì bạn đang làm 

Phương pháp Kanban không nhấn mạnh hay đưa ra sự thay đổi nào trong quy trình một cách đột ngột. Kanban tham gia trực tiếp vào luồng công việc của toàn hệ thống. Bất cứ thay đổi nào có thể xảy ra trong một giai đoạn phải đảm bảo sự hài lòng của toàn bộ nhân viên tham gia vào quy trình. 

Tôn trọng vai trò của từng chức danh công việc

Khác với các phương pháp thông thường, Kanban không áp đặt bất kỳ hình thức làm xáo trộn tổ chức. Phương pháp Kanban không thay đổi các vai trò và chức năng đang có hiệu suất tốt. Thay vào đó, toàn bộ nhân viên trong team sẽ hoạt động hợp tác với nhau và thực hiện bất kỳ thay đổi nào nếu thực sự cần thiết. 

Đồng lòng thay đổi nếu mang lại cuộc cách mạng trong kết quả

Kanban khuyến khích nhân viên thực hiện những thay đổi nhỏ mang tính gia tăng giá trị hơn là thực hiện thay đổi toàn bộ hệ thống sẽ dễ dàng dẫn đến mâu thuẫn và sự phản kháng trong toàn team hoặc của cả tổ chức. 

Khuyến khích sự liên tục cải tiến ở cấp lãnh đạo

Với phương pháp Kanban, mọi sự cải tiến có thể bắt nguồn từ bất cứ ai có thể đưa ra ý tưởng và không nhất thiết phải từ ban quản lý cấp cao. Tất cả nhân viên các cấp bậc đều có thể phát huy khả năng bằng việc đưa ra các ý tưởng phát triển hơn trong quy trình cung cấp sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp. 

5 nguyên tắc triển khai một mô hình Kanban là gì 

Khi đã hiểu được Kanban là gì và những nguyên lý đằng sau đó, thì việc triển khai một mô hình Kanban trở nên dễ dàng hơn. 

Kanban là một hệ thống quản lý những thay đổi mang tính cách mạng. Nghĩa là quy trình Kanban cần được cải thiện theo từng bước nhỏ. Với việc thực thi những thay đổi nhỏ thay vì tập trung vào những sự thay đổi lớn, những sự rủi ro với toàn bộ hệ thống sẽ giảm đi rất nhiều. Phương pháp tiếp cận của Kanban mang tính cách mạng hóa và thường được các thành viên nhiệt liệt hưởng ứng. 

Trực quan luồng công việc theo phương pháp kanban là gì

Bước đầu tiên khi giới thiệu Kanban đến nhân viên chính là trực quan hóa quy trình làm việc với bảng trắng cùng các giấy dán (sticky notes). Mỗi miếng dán thể hiện cho một nhiệm vụ được giao. 

Một bảng Kanban kiểu mẫu thường có 3 cột chính : 

• Cột “To Do” : Cột này sẽ bao gồm những nhiệm vụ chưa bắt đầu
• Cột “Doing” : Bao gồm các đầu việc đang trong quá trình thực hiện
• Cột “Done” : Bao gồm những công việc đã hoàn thành 

Bảng mô tả trực quan công việc sẽ làm minh bạch việc phân phối công việc cũng như những khó khăn đang tồn đọng. Bảng Kanban còn có thể hiển thị các quy trình công việc phức tạp tùy thuộc vào tính chất các đầu việc. Việc trực quan hóa các luồng công việc giúp cho các nhân viên xác định những “nút cổ chai” để đưa ra các phương pháp hiệu quả nhằm loại bỏ chúng. 

Giới hạn các công việc ở từng cột

Mục tiêu chính của Kanban là đảm bảo số lượng các nhiệm vụ đang diễn ra ở cùng một thời điểm. Nếu không có sự giới hạn, việc thay đổi hướng tập trung của team giữa chừng sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ. Việc giới hạn các note trên từng cột sẽ đảm bảo việc hoàn thành hết các note rồi mới tiến hành tiến trình tiếp theo. 

Quản lý luồng công việc

Trọng tâm của phương pháp Kanban là gì? Câu trả lời không phải nằm ở trên con người mà tập trung vào luồng công việc. Những nhà quản lý không nên khiến nhân viên của mình luôn bận rộn mà chỉ nên quản lý các quy trình làm việc và tìm cách hoàn thành các đầu việc một cách nhanh hơn. 

Giúp nhân viên hiểu được quy trình làm việc

Một quy trình làm việc cần phải rõ ràng và mọi thành viên tham gia đều phải hiểu được mục tiêu chung. Một khi tất cả nhân viên đã hiểu quy trình làm việc thì sẽ dễ dàng cải thiện những điểm thiếu sót và luôn có thái độ tích cực khi làm việc. 

Có sự trao đổi qua lại

Trao đổi qua lại nghĩa là sự tương tác hai chiều giữa cấp lãnh đạo và các nhân viên trực tiếp tham gia công việc. Nó có thể diễn ra trong cuộc họp hàng ngày để mọi thành viên có thể đưa ra ý kiến hoặc báo cáo những gì đã làm được và kế hoạch triển khai những nhiệm vụ trong ngày. 

Lời kết

SmartOSC DX hy vọng với như kiến thức chúng tối chia sẽ ở bài viết tên đã có thể cung cấp đủ thông tin cho bạn về phương pháp Kanban là gì. Để tìm hiểu về khái niệm của Kanban là một phần và quan trọng là bạn có thể áp dụng được cho chính doanh nghiệp của mình. Với những lợi ích mà Kanban mang lại, SmartOSC DX mong muốn đây sẽ là phương pháp giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hơn nữa. Chúc bạn thành công!