Uncategorized

Các Khó Khăn Doanh Nghiệp Gặp Trong Quản Lý Giao Hàng

Khi xây dựng và phát triển một doanh nghiệp bán hàng, chắc chắn sẽ luôn có những khó khăn trong hoạt động. Với thời đại công nghệ 4.0, việc bán hàng sẽ phụ thuộc phần lớn vào việc giao nhận hàng ở cho khách hàng ở xa, vừa mở rộng quy mô lại gia tăng thêm doanh thu.

Có thể nói, vận chuyển hàng hóa chính là mắt xích quan trọng giúp duy trì quá trình chuyển giao, phân phối trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để quản lý tốt việc giao hàng không dễ dàng, và cần có những quy trình, phương pháp cụ thể giúp bạn tránh khỏi những khó khăn trước mắt. 

Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu ngay đâu là những khó khăn quản lý giao hàng mà các doanh nghiệp thường gặp phải và tìm hướng giải quyết tối ưu nhất.

Không kiểm soát được tiến độ làm việc của nhân viên giao hàng

Thông thường, đối với nhân viên giao hàng sẽ phần lớn làm việc bên ngoài công ty và ít có thời gian tiếp xúc trực tiếp với cấp quản lý. Chính vì điều này mà rất ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát nhân viên giao hàng, theo dõi và rà soát tiến độ hoàn thành đơn hàng. Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả doanh số bán hàng của bạn. Việc không kiểm soát nhân viên giao hàng sẽ khiến bạn đánh giá sai năng lực làm việc của người đó, đồng thời ảnh hưởng đến nhiều quá trình khác như phản hồi tiêu cực khi giao hàng chậm trễ từ khách hàng là một ví dụ điển hình.

Bạn cần quản lý nhân viên giao hàng của mình một cách chặt chẽ thông qua những ứng dụng tiện ích đi kèm như quản lý nhân sự giao hàng. Hoặc đưa ra các số lượng đơn hàng cụ thể trong thời gian nhất định, hối thúc nhân viên hoàn thành công việc sớm sẽ được thưởng thêm hoa hồng cũng là một cách hiệu quả.

Thông tin khách hàng không thay đổi linh hoạt theo nhu cầu

Khó khăn quản lý giao hàng phổ biến mà doanh nghiệp gặp phải có thể kể đến việc khách hàng có nhu cầu thay đổi thông tin giao nhận, nhưng doanh nghiệp chưa cập nhật kịp thời đúng nhu cầu. Trong một vài trường hợp, việc giao hàng cấp tốc sẽ khoảng 2 – 3 tiếng hoặc ít hơn người nhận sẽ chủ động trong công tác nhận hơn hàng, tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp áp dụng giao hàng từ hai đến ba ngày, và khi khách hàng thay đổi địa điểm thì không linh hoạt, gây phiền hà và ảnh hưởng xấu đến khách hàng.

Doanh nghiệp cần tạo lập quy trình giao nhận chuẩn và có cơ chế xác nhận với khách hàng trước khi đơn hàng được giao đến, đồng thời thông báo cho khách hàng ước chừng thời gian nhận hàng. Điều này như một lời nhắc giúp khách hàng chủ động trong thời gian hơn, và nếu cần thay đổi địa điểm sẽ thông báo ngay cho doanh nghiệp bạn. Lúc này vấn đề khó khăn trong việc giao hàng hoàn toàn bị gỡ bỏ.

Chất lượng sản phẩm bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, không ít các trường hợp sản phẩm mặc dù được đóng góp cẩn thận nhưng vẫn bị vỡ, móp méo hoặc thậm chí là hư hại nghiêm trọng. Doanh nghiệp cũng cần có phương án cho trường hợp xấu này, đây là vấn đề khó khăn chung cho tất cả những nơi cần vận chuyển, trao đổi hàng hóa. 

Điều bạn cần làm chính là đặt ra tiêu chuẩn đóng gói cho nhân viên giao hàng của bạn để tránh tối đa các trường hợp xấu nhất. Hơn nữa, bạn nên có một kịch bản xử lý khiếu nại khách hàng trong trường hợp sản phẩm vận chuyển đến tay khách hàng mà không nguyên vẹn như quảng cáo.

Tốn kém chi phí quá lớn cho bên giao hàng thứ ba

Hiện nay, việc chuyển dịch số hóa đang dần là xu thế, và ngành vận chuyển hay còn gọi là logistic đang dần dà phát triển lớn mạnh. Chính vì thế nhiều doanh nghiệp đã áp dụng dịch vụ giao hàng của bên thứ ba, như một giải pháp tạm thời “đôi bên cùng có lợi” cho cả doanh nghiệp và bên đối tác. 

Lợi ích của việc tham gia vào chuỗi cung ứng này giúp bạn tiết kiệm chi phí lương cho nhân viên giao hàng và phủ sóng giao hàng toàn quốc. Tuy nhiên, điều này chỉ nên áp dụng với những bên doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa ngành nghề với khối lượng đơn hàng cao. 

Nếu những doanh nghiệp nhỏ cũng tham gia vào quá trình này, sẽ tốn kém rất nhiều chi phí cho bên giao hàng như mức chịu chiết khấu cao có nơi lên đến 30%, các khoản phụ phí đi kèm. Hơn nữa, trong một vài trường hợp mất hàng, hư hỏng hàng hóa, việc rà soát và hoàn trả, đền bù mất rất nhiều công đoạn và thời gian của doanh nghiệp bạn.

Dữ liệu giao nhận cập nhật thủ công

Việc quản lý giao hàng không chỉ ở việc quản lý con người và giá trị hàng hóa, mà còn kiêm luôn cả việc nhập liệu một cách chính xác và khoa học. Các đơn hàng khi hoàn tất cần được cập nhật ngay trên hệ thống hoặc ứng dụng thông minh để giúp cho các phòng ban như bán hàng, kế toán, dịch vụ khách hàng kịp thời cập nhật thông tin. Với việc sử dụng cách cũ thông qua các đoạn tin nhắn thủ công, hoặc báo cáo vào cuối ngày vừa chậm trễ quy trình, thời gian, vừa tốn thời gian tổng hợp, đánh giá.

Doanh nghiệp càng phát triển lớn mạnh, càng nên đầu tư vào những ứng dụng thông minh, các phần mềm quản trị dữ liệu nhân sự giao hàng hoặc thông tin khách hàng bài bản. Đây là cách duy nhất để giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian vận hành trong thời gian ngắn, mang lại hiệu quả doanh số vượt trội. 

Bởi khi thông tin giao hàng được cập nhật tức thời, bên dịch vụ cung ứng chăm sóc khách hàng sẽ khảo sát ngay sự đánh giá hài lòng hay không hài lòng về dịch vụ, sản phẩm; sau đó đến các phòng ban khác tham gia vào quy trình đánh giá tổng thể.

Có thể nói, khó khăn quản lý giao hàng là một vấn đề không ít doanh nghiệp còn đang vướng mắc, vẫn trên hành trình tìm kiếm quy trình hoàn thiện. Với mỗi mô hình doanh nghiệp, mỗi hình thức kinh doanh sẽ gặp những khó khăn riêng. Qua bài viết những khó khăn chủ chốt trong quản lý giao hàng mà SmartOSC DX kể trên, hi vọng bạn sẽ nhìn nhận được đâu là những khó khăn mình đang gặp phải, tìm ra được những giải pháp nhanh chóng, kịp thời cho doanh nghiệp.