Uncategorized

Workflow Là Gì? Cách Thiết Kế Luồng Công Việc Hiệu Quả

Bạn được sếp giao sắp xếp Workflow? Nhưng bạn lại chưa hiểu rõ về nó, chưa biết cách thức xây dựng nó như thế nào? Hiểu được nhu cầu đó, SmartOSC DX xin chia sẻ với bạn Workflow là gì? Cách thiết kế luồng công việc hiệu quả qua bài viết dưới đây.

Workflow là gì? 

Định nghĩa theo triết tự từ “work” là công việc, “flow” là dòng chảy, ghép lại thành dòng chảy công việc. Hay được gọi là quy trình công việc, bao gồm các nhiệm vụ cần hoàn thành theo trình tự cụ thể.

Khi áp dụng workflow vào công việc, nó sẽ tự động thực hiện theo từng giai đoạn của công việc. Giúp công việc xử lý nhanh chóng, tránh sai sót, tắc nghẽn trong công việc.

Workflow mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Tối ưu thời gian 
• Phát hiện nhanh các vấn đề tồn tại trong quy trình công việc
• Xử lý, khắc phục nhanh chóng các vấn đề
• Xây dựng, chuẩn hóa công việc theo từng ngành, phòng, nhóm…
• Tính toán chính xác thời gian hoàn thành quy trình làm việc
• Kiểm soát, theo dõi công việc liên tục

Cách thiết kế luồng công việc hiệu quả

Xây dựng mục tiêu

Điều đầu tiên cần làm khi thiết kế luồng công việc là phải biết xây dựng mục tiêu. Để xây dựng mục tiêu hiệu quả chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng flowchart. Bởi đây là công cụ thể hiện trực quan nhất các mục tiêu, công việc qua biểu đồ bằng hình ảnh. Từ đó mọi người có thể thấy quy trình công việc, các thông tin cần chú ý.

Sử dụng Flowchart để xây dựng mục tiêu giúp hình thành workflow hiệu quả hơn, các thông tin được chuẩn bị sẽ chính xác giảm tối thiểu sai lệch và hướng dẫn nhân viên nòng cốt cũng hiệu quả hơn.

Khảo sát, tổng hợp thông tin chính xác về các quy trình công việc

Khi bắt tay vào làm bất cứ việc gì đều phải khảo sát, thu thập, phân tích ta có và trước khi vẽ workflow cũng vậy. Mục đích để ta có thể biết được cần làm những gì, sẽ không bị bỏ qua thông tin nào. Bởi vậy, khi thiết kế luồng công việc các nhà quản lý cần phải nắm rõ tất cả các thông tin từ từ đến nhỏ. Thêm vào đó, bạn phải trả lời được các câu hỏi như:

• Mục đích bạn tạo workflow là gì?
• Tên gọi của từng bước trong quy trình làm việc?
• Ai là người phụ trách quy trình làm việc?
• Thời gian cho từng công đoạn là bao nhiêu? Các công đoạn có hướng dẫn, mô tả chi tiết cho nhân viên không?
• Có phương án dự phòng nếu có công đoạn đi lệch hướng?
• Có trường hợp nào cho ra kết quả trước khi hoàn thành quy trình? Có trường hợp nào cho ra kết quả khi chưa đi hết quy trình?

Những câu hỏi trên nhìn có vẻ đơn giản nhưng lại không hề dễ trả lời. Bởi, nếu muốn trả lời đúng hết tất cả, bạn phải khảo sát, thu thập đầy đủ thông tin đồng thời phải tham gia nhiều công việc của doanh nghiệp, hiểu rõ từng dự án từ to đến nhỏ. Tuy nhiên, điều đó là bất khả thi với một người, nên bạn có thể giao từng nhiệm vụ cho từng nhân viên đang giám sát, làm công việc đó, vì họ là người hiểu dự án mình đang làm nhất và học có thể đưa ra những thông tin chính xác, sáng tạo nhất và chính họ sẽ là người lắp ráp các mảnh còn thiếu vào khung xương workflow.

Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết

Thông qua cách vẽ workflow nhà quản lý có thể lọc những nhiệm vụ không cần thiết cũng như các công đoạn kém hiệu quả để tối ưu chi phí bỏ ra. Bằng cách kiểm tra, sàng lọc, điều chỉnh quy trình làm việc sao cho hiệu quả và phân chia chúng đồng đều phù hợp với từng phòng ban. Để phân loại, các nhà quản lý nên xem xét mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp là gì rồi từ đó phân loại ra thành các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, không khẩn cấp. 

Thiết kế sơ đồ quy trình công việc

Tại đây, mọi thông tin, dữ liệu về công việc đều được chuyển sang dạng sơ đồ. Trước đây, các doanh nghiệp thường sẽ thực hiện thủ công bằng việc truyền miệng hoặc vẽ trên giấy tờ. Tuy nhiên, ngày nay tất cả các thông tin này sẽ được thực hiện bằng các công cụ phần mềm để tối giản các bước và quy trình làm việc trông cũng rõ ràng, dễ hiểu hơn, hơn nữa chúng sẽ lưu lại tất cả các bước mà ta thực hiện hoặc đã xóa đi. 

Để thiết kế luồng công việc hiệu quả, các doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống CRM, vì nó có rất nhiều lợi ích như: tạo workflow nhanh chóng, tự tạo task, thông báo tự động về email, sms… Một số phần mềm được nhiều người dùng để tạo luồng công việc: Zoho CRM, Cloudpro CRM, fastwork… 

Phân tích kết quả

Bước cuối cùng để đo lường sự thành công của quy trình làm việc là phân tích những gì đã làm được cũng như đánh giá nhận xét và rút kinh nghiệm cho những lần thiết kế workflow tiếp theo. Làm chủ kế hoạch bằng cách vẽ workflow mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nhờ nó và các nhà quản lý vận hành công việc khoa học, chuyên nghiệp hơn. Tránh được tình trạng dư thừa các bước làm việc, kém hiệu quả.

Việc hiểu và biết cách thiết kế workflow trong doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Nó có thể hỗ trợ rất nhiều khi bạn lập kế hoạch cho một dự án, hay chỉ là quản lý nhân viên… Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu hơn và biết thêm về workflow, SmartOSC DX rất mong bạn đọc có thể áp dụng những kiến thức từ bài viết trên vào công việc một cách hiệu quả.