Uncategorized

BPM Là Gì? Top 6 Lợi Ích Của BPM Mà Doanh Nghiệp Không Nên Bỏ Qua

Quản lý một quy trình kinh doanh là một thách thức lớn trong hầu hết các tổ chức. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng cần việc quản lý theo cách tự động hóa cần một khoản chi phí lớn và cho những quy trình lớn. Tuy nhiên, BPM rất quan trọng với bất cứ quy mô doanh nghiệp nào. Bài viết sẽ giới thiệu cho bạn khái niệm BPM là gì và những lợi ích nó mang lại khi doanh nghiệp tích hợp BPM. 

BPM là gì? 

Theo một nghiên cứu từ trang prnewswire.com, thị trường BPM toàn cầu đã tăng trưởng từ 8,766 triệu USD trong năm 2020 và mong đợi sẽ đạt được 14,440 triệu USD trong năm 2025. Khi chuyển đổi số bắt buộc các công ty phải nhanh chóng thích ứng với công nghệ thay đổi từng ngày, chúng ta một lần nữa có thể thấy được tầm quan trọng của BPM. 

BPM (Business Process Management) hay còn gọi là quản lý quy trình kinh doanh là một cách tiếp cận có hệ thống để lập bản đồ, phân tích và cải tiến các quy trình trong một tổ chức. Từ những năm 1980, các công ty và tập đoàn quy mô vừa đã đầu tư phát triển phương pháp BPM và tái thiết kế quy trình kinh doanh. 

Với sự phổ biến của BPM ngày nay với sự ra đời ngày càng nhiều các công cụ quản lý quy trình kinh doanh, các tổ chức cải tiến quy trình của họ để phù hợp với hệ sinh thái kỹ thuật số và đáp ứng môi trường làm việc thay đổi từng ngày. 

Như vậy ta có thể hiểu BPM như một phần mềm tích hợp vào quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp. Vậy hãy cùng bài viết tiếp tục tìm hiểu X lợi ích mà BPM có thể mang lại khi sử dụng. 

Những lợi ích của BPM mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua 

Giảm thiểu rủi ro

Dựa vào tính chất môi trường kinh doanh luôn có sự biến chuyển, nhiều công ty dễ mắc phải những sai sót về mặt tổ chức sẽ gây ảnh hưởng nghiệm trọng đến hiệu quả công việc. Sở hữu một công cụ BPM sẽ giúp bạn quản lý giám sát việc sử dụng tài nguyên, tạo ra một quy trình công việc kiểu mẫu cho các quy trình khác và thực thi. Những nhà quản lý cũng có thể sớm phát hiện sự thiếu hiệu quả để giảm chi phí và cải thiện việc phân bổ nguồn lực. 

Kiểm soát tổ chức tốt hơn

Nhờ vào sự can thiệp vào sâu trong quy trình làm việc, phần mềm BPM có thể giúp ban lãnh đạo công ty có một cái nhìn tổng thể về hoạt động nên sẽ giảm thiểu rủi ro và cải thiện việc kiểm soát tổ chức.

Một điều phổ biến xảy ra ở những công ty quy mô vừa và lớn là sự sinh sôi của các phòng ban cùng các chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau. Việc thiết lập một quy trình để tất cả các nhân viên tuân theo là yếu tố quan trọng để vận hành một doanh nghiệp hiệu quả. Công cụ BPM là điều cần thiết cho việc kiểm soát các quy trình trở nên dễ quản lý hơn. 

Tối ưu hóa quy trình 

Với việc ban lãnh đạo có thể quan sát tổng quát tình hình hoạt động của công ty, họ có thể tối ưu hóa những hoạt động kém hiệu quả, làm chậm sự phát triển của toàn bộ máy. Trong trường hợp này, công cụ BPM phát huy hiệu quả với khả năng tạo ra các quy trình mới và cải tiến những quy trình lạc hậu. Những phần mềm BPM hiện đại với giao diện dễ sử dụng và thiết kế trực quan hóa với những thao tác chỉ kéo và thả nên không tốn quá nhiều thời gian tối ưu hóa các quy trình. 

Cải thiện sự hợp tác nội bộ 

Nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với vấn đề giao tiếp trong quy trình làm việc giữa các phòng ban và nhân sự. Điều này ảnh hưởng đến yếu tố đoàn kết cũng như cộng tác trong nội bộ tổ chức. 

Với các công cụ BPM, một quy trình tạo ra sẽ có sự truyền đạt rõ ràng hơn, vì tất cả mọi người đều có thể trực quan hóa được. Bất cứ khi nào muốn tìm kiếm một nhân sự chịu trách nhiệm cho phần nào đó trong quy trình, bạn đều có thể dễ dàng tìm thấy bằng việc tuân theo quy trình đó. 

Tự động hóa quy trình làm việc

Khi sử dụng công cụ BPM, nhà quản lý có thể theo dõi nhiều quy trình làm việc và quyết định xem quy trình nào có khả năng được tự động hóa. Việc tự động hóa quy trình làm việc có thể cắt giảm chi phí cho nhiều hoạt động. BPM cũng có những điểm vượt trội như công nghệ AI với khả năng giảm bớt nhiều quy trình thủ công. 

Mang lại sự hạnh phúc cho nhân viên 

Một quy trình với mục tiêu và trách nhiệm rõ ràng sẽ làm cho nhân viên vui vẻ và hài lòng. Các thành viên trong team khi có một cấu trúc rõ ràng sẽ làm việc vừa hiệu quả và vẫn hạnh phúc khi họ cảm thấy được vai trò cũng như hiểu rõ những nhiệm vụ được giao. 

Công cụ BPM giúp tạo ra các quy trình và tài liệu minh bạch cho phép nhân viên cập nhật nhanh chóng những thay đổi cũng như giảm thiểu thời gian đào tạo cho nhân viên mới. 

Qua bài viết trên của SmartOSC DX mong rằng đã chia sẻ cho bạn hiểu được BPM là gì và những lợi ích khi sử dụng một phần mềm quản lý quy trình kinh doanh hiện đại. Để một doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh và hoạt động hiệu quả thì cần đội ngũ quản lý phải liên tục theo dõi tình hình, thiết lập và giám sát các quy trình tốt hơn. Một phần mềm BPM sẽ cho bạn phân tích tổng quan, quản lý quy trình và nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp.