Uncategorized

Các Bước Để Quản Lý Đa Dự Án Thành Công

Doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển, các dự án liên tục gia tăng và có xu hướng ngày càng nhiều. Tuy nhiên, hệ thống nhân lực cấp cao của bạn lại không đáp ứng được vì bị thiếu nguồn nhân lực, hoặc chưa được đào tạo kỹ lưỡng khiến cho các dự án thực hiện không thuận lợi. Chủ đề hôm nay SmartOSC DX chia sẻ giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về các bước để quản lý đa dự án. Mời các bạn cùng xem bài viết “ Các bước để quản lý đa dự án thành công “.

Như thế nào là đa dự án ở doanh nghiệp?

Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có giai đoạn phát triển, việc đào tạo cho các cấp quản lý là việc vô cùng cần thiết. Các dự án cần thực hiện liên tục trong một lúc và yêu cầu sự hoàn hảo về quy trình cũng như chất lượng dịch vụ và sản phẩm, Việc thiếu đi một bộ phận quản lý chuyên nghiệp sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn. Chính vì vậy, mà mỗi doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị cho mình các bước để quản lý đa dự án thành công nhất và giảm thiểu tối đa các sai lầm.

Xác định nhu cầu của khách hàng

Việc xác định nhu cầu của khách hàng, chỉ diễn ra khi doanh nghiệp của bạn lập được hai phương án.

Thứ nhất, lập kế hoạch dựa theo nhu cầu của khách hàng.

Mỗi dự án sẽ có những khách hàng với những nhu cầu khác nhau, việc lập kế hoạch theo nhu cầu của khách hàng sẽ là bước đơn giản nhất trong các bước để quản lý đa dự án thành công. Các kế hoạch bám sát nhu cầu của khách hàng sẽ giúp cho bạn và nhân viên dễ dàng bám sát việc triển khai thực hiện cũng như kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc.

Thứ hai, lập kế hoạch theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.

Với kế hoạch này, bộ phận thực thi dự án sẽ phải lên các kế hoạch dựa theo chỉ định của ban lãnh đạo. Nó sẽ giúp cho việc lên dự án có sẵn nhanh hơn và dễ dàng hơn với nguồn lực của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi thực hiện với khách hàng thì sẽ dễ bị điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng, làm mất thời gian.

Xác định quy mô, mục đích và mục tiêu của dự án

Xác định quy mô của dự án sẽ dễ dàng giúp doanh nghiệp của bạn định hình được kế hoạch, đồng thời lên được kế hoạch về điều động nguồn nhân lực và quy mô nguồn cung ứng.

Xác định mục đích và mục tiêu dự án sẽ hỗ trợ rất lớn trong quá trình triển khai thực hiện dự án. Tránh cho doanh nghiệp thực hiện sai lệch so với mong muốn của khách hàng ban đầu.

Để cho kế hoạch thực hiện tốt, bạn nên đảm bảo các tiêu chí SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time – bound )

Có kế hoạch bằng văn bản

Việc có kế hoạch bằng văn bản không chỉ giúp thống nhất ý kiến giữa các bên với nhau, mà còn giúp cho các bên dễ dàng bám sát vào tiến độ công việc. Nắm rõ các bước thực hiện, các công việc cần làm, các bên có liên quan,…

Thiết lập tiến độ dự án

Mỗi dự án sẽ cần có các tiến độ thực hiện riêng nhưng không phải vì đó mà sẽ khiến cho các dự án khó kiểm soát. Các doanh nghiệp cần thiết lập cho mỗi dự án các tiến độ thực hiện. Kiểm tra tiến độ và cập nhật báo cáo thường xuyên hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Mọi báo cáo sẽ được thống nhất về báo cáo và lưu trữ để dễ dàng quản lý và giám sát.

Trong quá trình thiết lập tiến độ dự án, bạn nên cân nhắc, tham khảo ý kiến từ các bên liên quan để hoàn thiện bảng tiến độ công việc. Đồng thời, các bên sẽ có trách nhiệm trong việc giám sát tiến độ và hỗ trợ khi cần thiết để dự án được thực hiện tốt đẹp. Trong các bước để quản lý đa dự án thì yếu tố lập tiến độ dự án là không thể bỏ qua.

Xác định rủi ro và thách thức của từng dự án

Mỗi dự án đều sẽ có những rủi ro nhất định, để lên được kế hoạch, thực hiện các bước quản lý đa dự án thành công, thì bạn phải xác định, phán đoán các rủi ro có thể xảy ra là gì? Từ đó chuẩn bị trước các kế hoạch ứng phó hoặc giảm thiệt hại đến mức tối thiểu, có thể chấp nhận được và thực hiện chúng dễ dàng hơn.

Quản lý nhà cung cấp và thầu phụ bên ngoài

Đa dự án sẽ cần nhiều nhà cung cấp cùng hỗ trợ và làm việc với nhau, bên cạnh đó sẽ có các nhà thầu phụ, đơn vị hỗ trợ bên ngoài. Việc có càng nhiều đơn vị tham gia sẽ khiến cho việc điều hành, quản lý dự án trở nên phức tạp và khó đảm bảo được tính nhất quán. Để doanh nghiệp của bạn có thể quản lý được dự án và thúc đẩy tiến độ thực hiện thì cần phải vạch ra các bước để quản lý dự án một cách tốt nhất. Tránh tình trạng các bên không cập nhật tình hình thống nhất, dẫn đến dự án bị đình trệ. Bạn nên thường xuyên gặp gỡ các đơn vị đối tác bên ngoài, để có thể dễ dàng thống nhất với nhau.

Việc quản lý đa dự án là không hề dễ dàng, chính vì vậy mà các doanh nghiệp không ngừng tổ chức các khóa học ngắn hạn để đào tạo nhân sự.  Để các bước quản lý đa dự án thành công, không chỉ đòi hỏi sự chuyên nghiệp mà còn yêu cầu cả về sự hoàn thiện hệ thống nhân sự của từng công ty. Hi vọng qua bài chia sẻ của SmartOSC DX, bạn có thể lập được cho mình các bước để quản lý đa dự án thành công cho riêng doanh nghiệp của mình.