Logistics

Các bước xử lý đơn hàng trong logistics

Để đảm bảo hàng hóa không gặp bất cứ vấn đề gì khi đến tay khách hàng, quy trình xử lý đơn hàng trong logistics (hậu cần) đóng vai trò hết sức quan trọng. Là một chủ doanh nghiệp, bạn đã hiểu rõ các bước xử lý đơn hàng này chưa? Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu chi tiết thông tin về năm bước xử lý đơn hàng trong logistics qua bài viết dưới đây nhé!

Xử lý đơn hàng là gì?

Xử lý đơn hàng là quá trình mà doanh nghiệp bán hàng theo dõi thông tin đơn hàng trong tất cả các khâu. Quá trình này chỉ hoàn thành khi khách hàng nhận hàng và hoàn tất thanh toán.

Vì sao cần xử lý đơn hàng trong logistics đúng trình tự?

Xử lý đơn hàng trong logistics đúng trình tự đóng vai trò quan trọng bởi:

• Giúp giảm hàng tồn kho và sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng: Thông qua quá trình lên đơn, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ số lượng tồn kho, bán và dự đoán lượng hàng sắp hết. Từ đó giúp nhập hàng kịp thời từ thời điểm lên đơn, giảm nguy cơ tồn kho hoặc sai sót khác.
• Tiết kiệm thời gian và tối ưu vận chuyển: Quản lý các đơn hàng hiệu quả với một quy trình rõ ràng là cách tốt để tối ưu hóa thời gian và chi phí. Ngoài ra, giúp doanh nghiệp loại bỏ các nguy cơ mất đơn, lỗi ship (giao hàng) hay hư hỏng sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
• Đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp: Doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu khách hàng thông qua quá trình theo dõi và phân loại các đơn hàng. Qua đó, đưa ra được những chiến lược bán hàng phù hợp và hiệu quả.

5 bước xử lý đơn hàng trong logistics

Một quy trình xử lý đơn hàng trong logistics được xem là hiệu quả và tối ưu nhất khi sở hữu năm bước sau đây:

Nhận thông tin đơn hàng

Bước đầu tiên trong quá trình xử lý đơn hàng trong logistics là nhận thông tin. Doanh nghiệp nhận được thông tin từ các kênh bán hàng khác nhau, bao gồm: Tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, hình thức thanh toán, thời gian dự kiến giao và nhận đơn hàng.

Tùy thuộc vào quy mô mà doanh nghiệp có thể quản lý đơn hàng theo phương pháp thủ công hoặc sử dụng các phần mềm quản lý để tối ưu. 

Xác nhận thông tin

Đây là giai đoạn mà người bán chốt đơn với khách hàng. Tại bước này, doanh nghiệp cần phải đảm bảo số lượng hàng tồn kho có thể bán để không gặp tình trạng hết hàng hoặc âm kho, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Sau khi xác nhận đơn hàng thành công, doanh nghiệp có thể cho các thông tin vào biên bản bàn giao, tiến hành in phiếu đặt hàng để các quy trình sau được tiến hành nhanh hơn.

Đóng gói đơn hàng

Bước tiếp theo trong xử lý đơn hàng trong logistics là đóng gói sản phẩm mà khách hàng yêu cầu vận chuyển. Chủ cửa hàng/ doanh nghiệp cần lưu ý đóng gói theo những thông số kỹ thuật được quy định, tránh sai sót, hư hỏng trong quá trình đóng gói.

Giao hàng

Sau khi đóng gói, chủ cửa hàng cần tìm đến các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, uy tín để giao sản phẩm tới tay khách hàng. Ngoài ra, người bán cũng cần theo dõi sát sao quá trình giao hàng để hạn chế các nguy cơ hỏng hóc, tổn thất hàng hóa trước khi đến với người mua.

Ở bước này, bạn cần có sự phân biệt rõ ràng giữa dịch vụ vận chuyển, giao hàng và dịch vụ logistics.

Thanh toán và hoàn thành quá trình giao hàng

Bước cuối trong quy trình xử lý đơn hàng trong logistics là giao hàng thành công và nhận tiền thanh toán từ khách hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu khách hàng không hài lòng với sản phẩm, họ có thể yêu cầu hoàn trả. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của cửa hàng, quyết định đến sự hài lòng của khách hàng.

Quy trình xử lý đơn hàng trong logistics chuyên nghiệp là rất cần thiết và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp doanh nghiệp có cách nhìn xử lý đơn hàng thông minh và hiệu quả hơn. Ngoài ra có thể cân nhắc cải giải pháp công nghệ số, chuyển đổi số logistics để quy trình xử lý trơn tru, chuyên nghiệp hơn.

Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm thông tin chi tiết về chuyển đối số cùng logistics, vui lòng liên hệ SmartOSC DX để được tư vấn nhé!.