Quản Lý Nhân Sự - HRM

Các Kỹ Năng Cần Có Trong Quản Lý Nhân Sự

Quản lý nhân sự hiệu quả được xem là “xương sống” đối với sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Để bảo đảm một môi trường làm việc lành mạnh, hiệu quả và an toàn điều quan trọng nhất chính là bộ phận Nhân sự – cũng như vị trí quản lý cấp cao – phải được trang bị đầy đủ những kiến thức và kỹ năng quản lý nhân sự gì? Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của SmartOSC DX để hiểu rõ được các kỹ năng cần có trong quản lý nhân sự.

Quản lý nhân sự cần kỹ năng gì?

Một bản kế hoạch hoàn hảo về quản lý nhân sự toàn diện sẽ bao gồm – tuy nhiên không giới hạn các hoạt động như quản lý lợi ích, hòa giải xung đột, lương thưởng, phỏng vấn ứng viên và thành lập các khóa đào tạo nhân viên.

Dù bạn là chủ doanh nghiệp hay là chuyên gia về nhân sự muốn hoàn thiện năng lực cá nhân, 9 kỹ năng chuyên nghiệp này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn vươn lên trong sự nghiệp phát triển không ngừng nghỉ của mình. 

Giao tiếp

Giao tiếp được rất nhiều người đánh giá là kỹ năng quản lý nhân sự quan trọng bậc nhất. Một giám đốc nhân sự có khả năng giao tiếp tốt bằng văn bản cũng như thuyết trình giúp xử lý các nhiệm vụ như:

• Thương lượng lương khi tới phỏng vấn
• Giới thiệu cơ chế phúc lợi mà doanh nghiệp mang tới
• Giải quyết các xung đột
• Giới thiệu công ty với nhân viên và các vị đối tác
• Cập nhật về sổ tay nhân viên
• …

Giao tiếp phi ngôn ngữ thật sự rất quan trọng nhằm giúp Giám đốc nhân sự xác định xem mọi người có đang gặp phải khó chịu, không trung thực hoặc bối rối trong các cuộc trao đổi nội bộ hay không. Kỹ năng này thật sự hữu ích trong trường hợp nhân viên nộp đơn khiếu nại về việc phân biệt đối xử, hoặc khi lên kế hoạch phỏng vấn ứng viên tiềm năng cho công ty. 

Tổ chức

Quản lý nhân sự đồng nghĩa với việc bạn đang phải chịu trách nhiệm đối với cuộc sống cũng như sự nghiệp của mọi người trong doanh nghiệp của mình. Bao gồm kỹ/chấm dứt hợp đồng, đề xuất bồi thường hoặc lên kế hoạch cho các chương trình công nhận theo yêu cầu từ các cấp quản lý. Do vậy, bạn cần cân nhắc trong cách tổ chức công việc, tiếp cận hệ thống, quản lý tốt thời gian và xử lý kịp thời tình huống xảy ra. 

Khi một nhân viên gặp phải các vấn đề khó khăn hoặc thắc mắc, người quản lý có thể không biết ngay câu trả lời. Song, kỹ năng tổ chức sẽ giúp cho bạn biết được chính xác nơi để tìm nguồn thông tin được yêu cầu. Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý nguồn nhân lực trong quá trình làm bảng lương, lịch trình và phúc lợi cho nhân viên của mình. 

Hiểu biết về công nghệ

Đã qua rồi cái thời các nhà quản lý sử dụng máy đánh chữ nhằm soạn thảo văn bản đánh giá hiệu suất bằng tay. Ngày nay, việc đánh giá sử dụng các phần mềm lập kế hoạch trực quan, bảng tính kỹ thuật số và cơ sở dữ liệu trực tuyến đã trở thành kỹ năng quản lý nhân sự tối cao quan trọng. Một giám đốc nhân sự cần am hiểu về công nghệ sẽ mang tới những đóng góp cho chiến lược của công ty, thông qua các bài thuyết trình powerpoint, cập nhật blog cho doanh nghiệp, theo dõi phân tích về nơi làm việc. 

Xu hướng “số hóa” của xã hội góp phần giảm bớt các nhu cầu làm thêm giờ. Theo thông tin từ Visual Planning, đã có tới 94% chuyên gia kinh doanh cho biết phần mềm lập kế hoạch trực quan sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc và quản lý công việc hết sức hiệu quả và thông minh. 

Sắp xếp công việc

Kỹ năng quản lý nhân sự không chỉ cần tới tổ chức công việc tốt, mà còn đòi hỏi bạn phải linh hoạt. Các nhiệm vụ luôn được thay đổi mỗi ngày, và các vấn đề bất ngờ có thể phát sinh bất cứ lúc nào. Bạn sẽ chẳng thể dự đoán được khi nào thì xảy ra thương tích tại nơi làm việc – hoặc liệu nhà cung cấp dịch vụ phúc lợi có đột ngột thay đổi những chính sách đề ra của họ hay không. 

Quản lý xung đột

Đôi khi, mâu thuẫn trong vấn đề nội bộ cũng xuất phát từ các vấn đề rất nhỏ – chẳng hạn như “Tôi không muốn ngồi cạnh anh ấy bởi anh ấy ăn ở thiếu vệ sinh” hay “Ông ta không ngừng đụng chạm vào tối và còn nói tôi rất đẹp”. Tuy nhiên, là một giám đốc nhân sự, bạn cần giải quyết các mâu thuẫn trên giữa người lao động và cấp trên, cũng như khiếu nại về bảo hiểm và phúc lợi khác. Kỹ năng quản lý về mặt nhân sự hiệu quả đòi hỏi bạn là một người biết cách nhẫn nại, bình tĩnh trước mọi biến cố. 

Đàm phán thương lượng

Khi nhân viên gặp ban quản lý nhân sự để trình bày các vấn đề, họ luôn tin rằng mình đúng, còn các bên liên quan thì hoàn toàn sai. Song đây là tâm lý chung của mọi người, dù là khiếu nại liên quan đến lương thưởng, giờ làm hay nhiệm vụ công việc… Khi đó, giám đốc nhân sự sẽ đứng ra hòa giải xung đột bằng cách thương lượng với nhân viên của mình. 

Ví dụ một số tình huống cần tới kỹ năng đàm phán:

• Nhân viên mới có nhiều kinh nghiệm bằng bằng cấp yêu cầu về mức lương hơn mức khởi điểm
• Nhân viên hiện tại có thể đe dọa rằng mình sẽ nghỉ việc nếu họ không được tăng lương
• Nhân viên muốn ở lại công ty nhưng lại không thể chấp nhận khối lượng công việc khổng lồ
• Nhân viên từ chối làm việc với một người quản lý nào đó cụ thể
• …

Những tình huống này luôn đòi hỏi người quản lý nhân sự phải thương lượng để đạt được những thỏa hiệp có lợi cho cả công ty và nhân viên. 

Hành động có đạo đức

Quản lý nguồn nhân lực yêu cầu phải hành động có đạo đức nhằm đảm bảo lợi ích và niềm tin cho các bên liên quan. Tuy nhiên, nói thì sẽ dễ hơn làm, các vấn đề về nhân sự thường khá phức tạp và khó đưa ra giải pháp rõ ràng. 

Kỹ năng quản lý nhân sự sẽ đòi hỏi bạn phải sẵn sàng đưa ra quyết định nhanh chóng trong các tình huống khó khăn nhất. Những quyết định này phải đi đôi với việc bảo vệ công ty cũng như nhân viên của mình. Nói theo cách hiểu khác, giải pháp đưa ra không được thể hiện sự thiên vị, phân biệt chủng tộc, giới tính hay hình thức phân biệt đối xử khác. 

Quan tâm đến người khác

Tâm lý chung của tất cả các nhân viên là ngần ngại khi xin nghỉ phép hoặc các quyền lợi bảo vệ khác về giờ làm việc. Nguyên nhân chính là họ luôn cho rằng ban quản lý có thể đánh giá rằng họ đang lười biếng, vô trách nhiệm hoặc không tận tâm với công việc. 

Là quản lý nhân sự, bạn cần phải nhớ rằng nhân viên của bạn cũng có nhu cầu đối với cuộc sống bên ngoài nơi làm việc. Khi nhân viên tâm sự rằng họ muốn nghỉ làm, quản lý nhân sự không nên đưa ra phán xét hoặc thẩm vấn về họ. Ban Giám đốc nhân sự cần thể hiện sự đồng cảm, đối xử công bằng và văn minh đối với nhân viên khi họ phàn nàn về những vấn đề nghiêm trọng như quấy rầy hoặc bè phái trong môi trường làm việc. 

Tận tâm

Đề đi tới thành công, một chuyên gia nhân sự cần thực sự quan tâm tới tình trạng của doanh nghiệp, hướng dẫn và tạo động lực cho nhân viên. Tận tâm và sự trung thành là những đặc điểm đầy đủ nhất của các dự án, giải quyết các vấn đề và nhu cầu của nhân viên. Nỗ lực nửa vời có thể sẽ khiến cho nhân viên cảm giác “hụt hẫng” hoặc bị đánh giá thấp – dẫn tới tỷ lệ thôi việc cao và suy giảm năng suất trong quá trình làm việc. 

Năng lực lãnh đạo không phải do bẩm sinh mà có, nhưng để phát triển hơn cần đi đôi với thực hành và học hỏi liên tục. Để thực sự quản lý con người hiệu quả, điều quan trọng nhất là vấp lãnh đạo và nhân sự của doanh nghiệp không ngừng tìm tòi, học hỏi và ứng dụng các kỹ năng về quản lý nhân sự trên đây.