Chuyển Đổi Số

Chuyển Đổi Số Trong Quản Trị Nhân Sự – Liệu Doanh Nghiệp Đã Sẵn Sàng?

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là cơ hội mạnh mẽ để các doanh nghiệp Việt Nam tạo ra sự đột phá trên thị trường Việt Nam. Nắm bắt cơ hội và hòa mình với xu hướng của thời đại chính là điều mà các nhà quản lý cần phải lưu ý. 

Trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào, quản lý nhân sự luôn giữ vững vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự tốt không chỉ được thể hiện ở công tác tuyển dụng, đào tạo mà còn giúp phát triển nhân viên. Điều này được thể hiện trong việc đảm bảo sự nhanh chóng, tính chính xác, rõ ràng hơn trong việc chấm công, tính lương, chính xác xã hội khác. 

Tuy nhiên, những công việc về quản lý nhân sự đó lại đòi hỏi nhiều thời gian hơn, nhân lực hơn trong doanh nghiệp. Theo thống kê, phòng nhân sự luôn bị quá tải bởi những công việc. Đó là chấm công (15,3%), quản lý nhân sự (9%), quản lý quá trình làm việc là (2,6%), công việc hành chính (8,1%). 

Để vượt qua những khó khăn này, đòi hỏi người lãnh đạo cần gia tăng tiếp xúc trải nghiệm số hóa các sản phẩm và nhiều dịch vụ trong ngành cũng như trong cuộc sống. Để có thể tiếp cận với nỗi sợ hãi này chính là quá trình giúp họ hiểu số hóa giúp cho họ gia tăng thêm sức mạnh để tạo ra sản phẩm dịch vụ hay giá trị nhiều hơn. Qua đó, quyền lợi của họ sẽ tăng lên rất nhiều so với trước đây. 

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?

Như chúng ta đã biết, hoạt động chính của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp luôn được thay đổi và phát triển, đến mức rất khó để theo dõi mọi xu hướng mới xuất hiện. 

Nhưng nếu xem xét khoảng thời gian Covid-19 xuất hiện và bùng phát dữ dội làm đóng băng nền kinh tế toàn cầu thì dễ dàng khi kết luận được rằng: bộ phận nhân sự cũ được phụ thuộc vào các quy trình thủ công và mang tính cảm tính đang dần được thay thế bằng bộ phận nhân sự được tự động hóa và dựa vào dữ liệu. 

Đây chính là cơ chế của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Trong bối cảnh dịch bệnh bùng phát và nhân viên buộc phải làm việc tại nhà thì công tác quản lý phải được chuyển sang hướng trực tuyến và dựa vào công nghệ thông tin. 

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là việc triển khai và áp dụng công nghệ nhằm nâng cao năng lực của bộ phận nhân sự. 

• Mục tiêu là đạt được đồng thời 2 kết quả.
• Tự động hóa các quy trình nhân sự nhằm tiết kiệm về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Thu thập và phân tích dữ liệu từ các quy trình đó để đưa ra các quyết định chính xác, khách quan và mang tính hiệu quả nhất trong từng giai đoạn. 

Chuyển đổi số tác động tới nhiều mặt của doanh nghiệp, gồm: sản xuất, kinh doanh hay khách hàng. Riêng đối với chuyển đổi số cho bộ phận nhân sự mang tới nhiều giá trị đối với yếu tố chủ chốt của doanh nghiệp đó là con người.

Chuyển đổi số nhân sự – Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng?

Mặc dù chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là việc cấp thiết hiện nay, nhưng doanh nghiệp không nên vội vàng. Trước khi thực hiện chuyển đối số cho nhân sự, hãy đảm bảo 5 yếu tố sau đây:

Toàn bộ doanh nghiệp “đồng tâm hiệp lực” đối với việc chuyển đổi số

Sự thay đổi chắc chắn sẽ xảy ra, đôi khi còn diễn ra mạnh mẽ đến nỗi khó chấp nhận. Vì thế, doanh nghiệp cần đảm bảo tinh thần chuyển đổi số xuyên suốt từ lãnh đạo đến nhân viên, xem mỗi người là một mắt xích để thành công. Từ đó chuẩn bị công tác truyền thông, chuẩn bị và tổ chức thực hiện chuyển đổi số cho toàn bộ doanh nghiệp.

Mục tiêu rõ ràng cho chuyển đổi số

Không xác định được mục tiêu thì chuyển đối số khó mà thành công. Quá trình này không phải ngày một ngày hai mà sẽ được kéo dài, thậm chí phải chia thành nhiều giai đoạn. Mục tiêu sẽ là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đạt được của việc số hóa doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)

Đây là phần mềm nhân sự cốt lõi được sử dụng để duy trì cơ sở dữ liệu về nhân viên của bạn. HRIS là nền tảng để xây dựng tất cả các sáng kiến chuyển đổi số nhân sự.

Sự “thoải mái” với dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu của nhân viên trở nên vô nghĩa khi bạn không có khả năng giải thích nó hoặc không thoải mái khi đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Đây là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần đánh giá trước khi thực hiện chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Hiện tại theo thống kê thì chỉ 33% nhân viên cảm thấy tự tin vào hiểu biết về dữ liệu của họ.

Giải pháp chuyển đổi số phù hợp

Doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, quy mô 1000 nhân viên sẽ chuyển đổi số khác với một doanh nghiệp thương mại với hơn 200 nhân viên. Đó là lý do vì sao bạn cần tìm giải pháp phù hợp, nếu không chỉ là sự chuyển đổi số theo phong trào gây mất thời gian, nguồn lực mà không mang lại bất kỳ lợi ích nào.

Thực tế cho thấy, ngay cả khi bạn đã đầu tư vào việc số hóa bộ phận nhân sự nhưng hãy lưu ý: quá trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự của bạn vẫn chưa kết thúc. Bởi lẽ, không chỉ có Covid-19 mà các công nghệ tiên tiến vẫn đang xuất hiện mỗi ngày. Việc chuyển đối số không thể dừng lại ở một điểm mà nó vẫn sẽ tiếp tục để doanh nghiệp của bạn thích ứng với những biến đổi mới.

Chuyển đổi số mang lại nhiều cải tiến trong công tác quản lý nhân sự

Theo nghiên cứu về các phần mềm hỗ trợ công việc quản lý nhân sự tại nhiều công ty lớn và nhỏ, có thể rút ra được những lợi ích cốt lõi như sau:

1. Chấm công thông minh: Các giải pháp chấm công không tiếp xúc đang là xu hướng. Nhân viên có thể chấm công bằng điện thoại thông qua hệ thống Wifi hoặc định vị vị trí GPS, thậm chí chấm công thông qua camera nhận diện khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo.
2. Quản lý ca làm linh hoạt: Quản lý có thể sắp xếp ca làm cho nhân viên trực tuyến một cách nhanh chóng. Việc sắp xếp ca làm sẽ giúp việc điều hành trở nên linh hoạt hơn.
3. Tự động tính lương: Tự động hóa hỗ trợ khả năng tính lương hàng ngày và nhân viên có thể cập nhật phiếu lương của họ hàng ngày ngay trên điện thoại.
4. Xây dựng KPI: Cho phép lãnh đạo doanh nghiệp quản lý mục tiêu cho từng vị trí công việc, theo dõi KPI cá nhân đơn giản và dễ dàng bằng tài khoản riêng, quản trị KPI và báo cáo trực tuyến.
5. Báo cáo thông minh: Cập nhật bất kỳ thay đổi nào diễn ra tại doanh nghiệp (tình hình nhân sự của tổ chức; biến động nhân sự; lý do nghỉ việc; tỷ lệ lưu giữ nhân sự;…)

Những lợi ích đó dẫn đến kết quả dễ nhận thấy nhất cho doanh nghiệp là cắt giảm chi phí vận hành, các nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả hoạt động, rút ngắn khoảng cách với các đối thủ lớn và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ mà SmartOSC DX muốn gửi gắm tới bạn, hy vọng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về chuyển đổi số trong quản trị nhân sự – Liệu doanh nghiệp đã sẵn sàng. Cùng chúng tôi chiến thắng trên mọi lĩnh vực nhé!