Quản Lý Nhân Sự - HRM

Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí?

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự trả phí với nhiều tính năng hiện đại. Bên cạnh đó, vẫn có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí được quảng cáo rất nhiều có nhiều tính năng hấp dẫn. Câu hỏi đặt ra: nếu có phần mềm miễn phí lại có đầy đủ chức năng như phần mềm cần phải trả phí, tại sao lại không sử dụng hệ thống không mất tiền? Để lý giải có vấn đề này, hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu xem có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí không? và nó có tốt như những lời đồn, qua bài viết dưới đây.

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Không mất chi phí 

Đúng như tên gọi, đây là ưu điểm lớn nhất của hệ thống này, bạn sẽ không mất một đồng nào để cài đặt chúng. Chỉ vài cú click chuột để tải về là bạn đã có một hệ thống quản lý nhân sự ứng dụng ngay vào công việc.

Dễ sử dụng

Đặc thù là một sản phẩm miễn phí nên các phần mềm này có đầy đủ các chức năng nhưng không tùy chỉnh theo mong muốn, các thông tin cơ bản như: tính lương, sắp xếp kế hoạch, quản lý thông tin… doanh nghiệp có thể vận hành ngay lập tức.

Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ

Với các doanh nghiệp vừa, nhỏ hay mới thành lập thì phần mềm quản lý nhân sự là sự lựa chọn phù hợp. Bởi, trong công ty chưa có quá nhiều nhân viên, khối lượng công việc còn ít nên các phần mềm miễn phí vẫn đủ sức xử lý chúng. Các chức năng cơ bản vẫn đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Giảm thiểu sự ràng buộc với nhà cung cấp

Vì là phần mềm miễn phí, doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp cả về chi phí, hay các tính năng của hệ thống. Ứng dụng các giải pháp mã nguồn mở, giúp doanh nghiệp chủ động tự nâng cấp, xử lý các chức năng nếu gặp phải vấn đề. Hơn nữa, sẽ tiết kiệm một khoản chi phí tương đối để dành ra trả phí hàng tháng, hàng năm cho hệ thống.

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Rủi ro bảo mật cao

Một điều dễ dàng nhận thấy, tất cả những phần mềm miễn phí trên thị trường đều có chứa mã độc hoặc nội dung điều hướng người dùng sang nguồn mã độc. Đây là điều vô cùng nguy hiểm, bởi chúng sẽ có toàn bộ thông tin của doanh nghiệp bạn, khi bạn download và sử dụng chúng. Tuy là miễn phí nhưng những người viết ứng dụng vẫn thu nhiều lợi nhuận thông qua các quảng cáo chạy trên phần mềm và thu thập thông tin người dùng rồi bán chúng. Điều này khiến doanh nghiệp ảnh hưởng nghiêm trọng, rất có thể họ sẽ bán thông tin mật của doanh nghiệp bạn cho công ty đối thủ, gây nhiều trở ngại trong kinh doanh.

Không được bảo hành

Nhà cung cấp phần mềm không có nghĩa vụ phải bảo hành hệ thống cho bạn, vì tính chất của nó là “hàng đóng gói” miễn phí. Nếu gặp trục trặc, sự cố bạn phải tự sửa chữa hoặc mất phí thuê người sửa chữa, rất có thể bị mất dữ liệu khi phần mềm bị lỗi.

Thiếu tính đồng bộ kĩ thuật

Muốn dữ liệu, các thông tin lưu trên hệ thống không bị mất thì phần mềm phải có tính đồng bộ. Tuy nhiên, phần mềm miễn phí lại không thực hiện được điều này. Khi gặp sự cố,chắc chắn các thông tin của nhân viên, sản phẩm sẽ bị gián đoạn, lỗi… gây phiền hà cho người sử dụng.

Không phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn

Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn có số nhân viên nhiều, có nhiều cơ sở, ca kíp khác nhau… thì phần mềm nhân sự miễn phí không phải là lựa chọn tốt. Với phần mềm miễn phí, chỉ có các tính năng cơ bản không thể đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Hơn nữa, các tính năng của nó đã bị cố định, không thay đổi để phù hợp với công ty sẽ dẫn đến tình trạng quá tải trong hệ thống, lỗi hệ thống. Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp lớn, hay bỏ ra một khoản chi phí đầu tư cho phần mềm này và người viết phần mềm sẽ tùy chỉnh thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn sao cho phù hợp với công việc của doanh nghiệp nhất.

Hạn chế về việc quản lý nhân sự

Ông bà ta có câu tiền nào thì của đó nên có thể nói, các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí chỉ có các chức năng bằng nửa các phần mềm có trả phí và chỉ giải quyết được các quy trình đơn giản mà một bảng tính có sẵn cũng có thể làm được như: tính lương, chấm công, quản lý thông tin nhân viên. Có những phần mềm chỉ cho người dùng sử dụng miễn phí, hạn chế các chức năng trong một thời gian, sau đó sẽ phải trả phí để sử dụng tiếp và thêm một khoản phí mở nhiều chức năng cao cấp hơn. 

Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hay không còn tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô của công ty. Nếu chỉ là doanh nghiệp nhỏ thì nên trải nghiệm các phần mềm miễn phí trước để hiểu về nó, còn là doanh nghiệp lớn nên sử dụng phần mềm trả phí để sở hữu nhiều chức năng tối ưu nhất. Chắc hẳn các doanh nghiệp đã biết nên sử dụng phần mềm miễn phí hay không, sau khi đọc xong bài viết. SmartOSC DX hy vọng , doanh nghiệp sẽ có sự lựa chọn tốt nhất, phù hợp nhất. Những thắc mắc về phần mềm quản lý nhân sự sẽ được giải đáp nhiệt tình khi bạn liên hệ qua số (+84) 24 710 8 1222.

Hiện tại, SmartOSC Zoho đang cung cấp giải pháp quản lý nhân sự – Zoho People cho nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Bạn có để đăng ký ngay để có những trải nghiệm dùng thử phần mềm chất lượng này tại đây.