Quản lý khách hàng - CRM

CRM Áp Dụng Cho Ngành Giáo Dục

Ngày nay, thuật ngữ CRM – quản lý mối quan hệ khách hàng đã không còn quá xa lạ đối với rất nhiều doanh nghiệp. Trong thời đại 4.0 ngày nay càng có nhiều doanh nghiệp nhận ra giá trị cũng như lợi ích, sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ vào quản trị. Cụ thể ở đây là việc áp dụng phần mềm CRM, điều này cũng đúng với các ngành giáo dục. 

Trước đây, có rất nhiều trung tâm đào tạo thường tiêu tốn không ít thời gian để quản lý học viên hay tìm kiếm thông tin của học viên mới. Thế nhưng, cùng với sự giúp sức của giải pháp chuyển đổi số CRM việc quản lý thông tin trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu rõ hơn về phần mềm CRM khi ứng dụng cho ngành giáo dục sẽ như thế nào nhé!

Tại sao CRM cần thiết cho ngành giáo dục

Khó khăn thường gặp

Để có thể hiểu rõ CRM sao lại cần thiết cho ngành giáo dục như thế, chúng ta cần nhìn nhận những khó khăn mà các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực sẽ phải đối mặt:

• Về doanh số: Không kiểm soát đúng với số lượng học phí, từ đó tránh sai sót trong thống kê doanh thu. Chưa phân loại được đúng học viên, đánh giá những tiêu chí phụ phù hợp với từng học viên. Thất bại trong quá trình quản lý các chiến dịch của chính doanh nghiệp mình. 
• Về quản lý khách hàng: Sử dụng công cụ Excel nhằm lưu thông tin khách hàng và học viên dẫn tới việc khó khăn trong công cuộc tìm kiếm và đánh giá. Không theo sát được khách hàng, học viên của mình, từ đó dẫn tới việc chăm sóc khách hàng không tốt. 
• Về quản lý nhân viên: Chưa đánh giá đúng mức độ hiệu quả và tăng năng suất cũng như năng lực cho từng nhân viên, các chiến dịch cũng như chương trình chăm sóc khách hàng. Không quản lý được giáo viên, chất lượng dạy của từng cá nhân. Chưa quản lý tốt các chương trình học của mỗi học viên, cơ sở vật chất của doanh nghiệp mình. 
• Quản lý báo cáo: Báo cáo của từng nhân viên chưa được tối ưu hóa nên sẽ mắc phải việc mất nhiều thời gian, bên cạnh đó chưa phân định rõ công việc sao cho hiệu quả với lịch trình cho nhân viên. 

Lợi ích mà phần mềm CRM mang lại

Với phần mềm CRM, bạn có thể cải thiện chất lượng và dịch vụ, nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của trung tâm. Bên cạnh đó, vô số những lợi ích khác nhau, bao gồm:

• Giúp các cơ sở giáo dục có thể quản lý danh sách học viên nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng thông qua phân loại đối tượng mục tiêu và nhóm tiềm năng. Nhờ đó, trung tâm của bạn sẽ tránh được những sự nhầm lẫn thông tin hay bỏ quên học viên trong quá trình quản lý danh sách. 
• Phần mềm CRM giúp cho trung tâm của bạn tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm không ít thời gian nhờ vào khả năng đồng bộ các công việc cùng một lúc, nhận được thông tin, phân chia sao cho chính xác. Điều này cũng dẫn tới việc mất kiểm soát KPI nhân viên nội bộ thật hiệu quả, đặc biệt đối với phòng tuyển sinh. 
• Để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và tính chuyên nghiệp trong xử lý công việc, sử dụng phần mềm CRM cho giáo dục giúp trung tâm của bạn quản lý lịch học – hẹn gặp học viên chính xác hơn dựa vào các tính năng thông minh, trong đó phải kể đến công cụ email/sms và tính năng nhắc lịch.
• Quản lý các KPI cho các nhân viên của từng bộ phận, đặc biệt bộ phận tuyển sinh. Nhờ đó giúp cho nhân viên nắm rõ được công việc cần phải làm và tạo động lực giúp phát triển.

Các tính năng của phần mềm Zoho CRM trong quản lý trung tâm đào tạo/giáo dục

Thu thập và lưu trữ thông tin học viên

Giám sát nguồn học viên có thể giúp nhà quản lý phát triển các chiến lược thu hút học viên tốt nhất. Không chỉ lưu trữ tất cả thông tin dữ liệu từ họ tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, gmail…một cách hệ thống và tập trung, CRM có thể thống kê nguồn học viên đăng ký.

Trong các chiến dịch thu hút học viên (website, facebook, google, coccoc…) nhà quản lý có thể phân tích số lượng người đăng ký và mức độ quan tâm cụ thể, chạy thông điệp gì sẽ thu hút tốt, đánh giá tỷ lệ khai thác khách hàng tiềm năng…

CRM hỗ trợ cho nhà quản lý trả lời rất nhiều câu hỏi về kênh thu hút học viên đồng thời cung cấp một nền tảng lưu trữ dữ liệu tập trung, hỗ trợ tối đa việc ra quyết định dựa trên dữ liệu của ban lãnh đạo.

Chia nhỏ các chiến lược cụ thể

Mỗi đối tượng học viên có những nhu cầu, trình độ và yêu cầu khác nhau về các khóa học. Do đó, không có nghĩa là doanh nghiệp có các chiến lược tiếp cận và hành động theo cùng một cách. Vì vậy, CRM có tính năng phân phúc nhóm khách hàng để phát triển các hành động tiếp thị và truyền thông khác nhau cho cá nhân hóa đối tượng hơn.

Việc phân chia học viên ở các giai đoạn khác nhau của kênh bán hàng, ví dụ như học viên muốn đăng ký học thử, học viên đã có buổi học thử nhưng đang chờ đợi thời gian quyết định đăng ký khóa học, học viên đã kiểm tra trình độ….sẽ giúp có các nội dung dẫn dắt phù hợp.

Quản lý hoạt động tư vấn

CRM cũng là một sự hỗ trợ hết sức tuyệt vời giúp cho việc giám sát hoạt động tư vấn của nhân viên. Khách hàng cũng có thể được chỉ định cho một nhân viên cụ thể, nhà quản lý có thể theo dõi mọi tương tác, trao đổi và đưa ra định hướng góp phần để nhân viên có thể tư vấn tốt hơn. 

Hệ thống tổng đài điện thoại cũng rà soát lại tất cả các cuộc gọi đã thực hiện trước đó giúp nhân viên cải thiện tốt hơn trong quá trình tư vấn. Bên cạnh đó, với các cách dàn xếp công việc cho cho khoa học sẽ giúp cho nhân viên tư vấn không bị bỏ lỡ các công việc quan trọng. 

Duy trì mối quan hệ tốt nhất với học viên

Doanh nghiệp cần thực hiện duy trì mối quan hệ tốt với đối tượng khách hàng tiềm năng có thể trở thành học viên của mình. Công việc này liên quan đến việc nắm rõ nhu cầu của các đối tượng để lên kịch bản kết nối thường xuyên. Bằng các công cụ marketing tự động như SMS brandname hay Email marketing tích hợp trên CRM, doanh nghiệp có thể xây dựng các kịch bản chăm sóc phù hợp với từng học viên. Ví dụ: như hệ thống tự động gửi lời chúc mừng vào ngày sinh nhật, …

Hơn nữa, với khả năng tích hợp đa kênh, phần mềm CRM cho phép doanh nghiệp có thể tương tác và phản hồi học viên nhanh chóng. Học viên có thể tiếp cận trên bất kỳ kênh liên lạc nào thuận tiện nhất, từ đó gia tăng trải nghiệm khách hàng và nâng cao mối quan hệ giữa hai bên.

Cải thiện hiệu quả trao đổi thông tin trong doanh nghiệp

Với các tính năng hỗ trợ của CRM tới từng bộ phận như Marketing, tư vấn viên, chăm sóc khách hàng, quy trình làm việc trong doanh nghiệp được hệ thống và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, quá trình giao tiếp trong doanh nghiệp cũng được cải thiện, các bộ phận phòng ban tiếp nhận và nắm bắt thông tin dễ dàng và nhanh chóng. Điều này tác động tích cực đến hoạt động của toàn doanh nghiệp.

Theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp

CRM còn là hệ thống báo cáo khoa học, chính xác, luôn được cập nhật liên tục. Nhà quản lý có thể theo dõi chỉ số về học viên, đánh giá mức độ hiệu quả công việc của nhân viên, doanh thu…Từ đó xem xét và điều chỉnh các chiến dịch của mình. Ngoài ra với tính năng KPI, bạn có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất công việc của từng phòng ban, từng cá nhân. Từ đó có các biện pháp cải thiện hay chiến lược hành động phù hợp.

Có thể thấy, CRM đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục của trung tâm dạy học và các cấp trường học. Nhờ có phần mềm này mà các đơn vị này tối ưu được quy trình làm việc, theo sát được chất lượng học sinh/sinh viên, tạo ra một môi trường chuyên nghiệp và hiện đại.

Hiện nay trên thị trường cho ra mắt rất nhiều phần mềm CRM hỗ trợ ngành giáo dục. Tuy nhiên, một phần mềm tiện ích, thiết kế gọn gàng và tính năng phù hợp với doanh nghiệp của bạn không ai khác chính là Zoho CRM. Có thể, bạn đã nghe qua về phần mềm này song để có được sự trải nghiệm tốt nhất, chúng tôi có ngay bản miễn phí tại đây giúp bạn thỏa sức khám phá và dùng thử trước khi đưa ra quyết định cho mình. 

Mong rằng với những chia sẻ này từ SmartOSC DX đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm CRM khi áp dụng cho ngành giáo dục. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng số (+84) 24 710 8 1222 để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn của các chuyên gia công nghệ hàng đầu Việt Nam. Follow SmartOSC DX để cập nhật các xu hướng quản trị doanh nghiệp 4.0 mới nhất.