Uncategorized

Điều Kiện Áp Dụng Thành Công Phần Mềm Quản Trị Nhân Sự

Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, việc tìm kiếm và thu hút nhân tài, kế đến là quản lý toàn bộ hệ thống nhân sự từng phòng ban là điều không mấy dễ dàng. Để doanh nghiệp lớn mạnh, thực thi các chiến lược hay tạo nên mô hình kinh doanh và bài toán phát triển thì con người hay nguồn nhân lực chính là yếu tố quan trọng quyết định đến sự hình thành một tổ chức. Nếu một doanh nghiệp nhỏ có nguồn nhân lực vừa phải đó không phải bài toán khó với lãnh đạo, nhưng nếu doanh nghiệp có trên 100 đầu người hoặc tính tới cả hàng ngàn nhân sự thì lúc này nó là một bài toán vô cùng đau đầu khó kiểm soát. Doanh nghiệp chỉ cần quản trị không tốt sẽ khiến bộ máy làm việc trong công ty lục đục, kém bảo mật, chất lượng hiệu quả làm việc không cao hoặc thậm chí vụt mất nhân tài vì lý do thiếu chuyên nghiệp.

Ngày nay công nghệ phát triển vượt bậc và bước vào thời kỳ chuyển đổi số, bài toán quản trị nhân sự hầu như được các doanh nghiệp vừa và lớn áp dụng công nghệ làm “vũ khí” giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả, tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường trước đối thủ cạnh tranh.

Mặt khác, phần mềm quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp nhận được nhiều giá trị tiềm năng, là đòn bẩy giúp mô hình hoạt động của doanh nghiệp vững chắc, nhưng việc lựa chọn phần mềm phù hợp hoặc nếu doanh nghiệp chưa hiểu rõ, áp dụng chưa đúng sẽ gặp rất nhiều khó khăn, dẫn đến thất bại. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu chi tiết về “phần mềm quản trị nhân sự, những lợi ích, lý do thất bại và điều kiện áp dụng thành công phần mềm quản trị nhân sự” qua bài viết sau.

Tìm hiểu về phần mềm quản trị nhân sự HRM là gì?

Phần mềm quản trị nhân sự là giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình vận hành nhân sự gồm quản lý hồ sơ và các thông tin của nhân viên, cấp bậc, các nhiệm vụ công ty giao phó. Hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa tác vụ thủ công, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, thu thập kho dữ liệu lớn, phân bổ công việc thích hợp dựa trên năng lực và chọn lọc nhân tố quan trọng cho công ty.

Phần mềm quản lý nhân sự hiện nay được cải tiến theo từng cấp quản lý và thiết kế đa tính năng, tối ưu cách thức vận hành một cách thông minh, giao diện thân thiện với tất cả người dùng. Các chức năng chính của phần mềm gồm quản trị dự án, quản trị lịch chấm công, lương thưởng, lịch nghỉ phép và phúc lợi của nhân viên, quản trị profile nhân viên, quản lý công tác, biểu mẫu online,…

Bên cạnh đó, phần mềm giúp các nhà quản trị phân tích thống kê và đo lường hiệu suất công việc, nâng cao chiến lược quản lý nguồn nhân lực, tìm kiếm, đào tạo trình độ chuyên môn, kiểm tra và đánh giá người lao động, hỗ trợ doanh nghiệp tìm đúng người, giữ chân nhân lực giỏi và lắng nghe đa góc độ của nhân viên, tạo khối liên kết bền vững cho tổ chức, bảo mật tài nguyên dữ liệu quan trọng kể cả lúc nhân viên đã nghỉ việc, thúc đẩy sự đoàn kết và tính chuyên nghiệp trong cung cách làm việc của nhân sự.

Lợi ích vàng khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Tăng cường hiệu quả công tác quản trị của bộ phận nhân sự

Phần mềm quản trị nhân sự thiết lập tính năng cổng thông tin nhân viên, lưu trữ hồ sơ cá nhân, quá trình công tác, trình độ chuyên môn, cấp bậc và những tài liệu có liên quan. Lợi thế của phần mềm này giúp nhà quản trị xem xét, giám sát lý lịch nhân viên, tiến độ công việc, lịch biểu chấm công, thành tích đạt được mà không mất thời gian tìm hiểu.

Thêm một vấn đề thực tế trong nội bộ giữa nhân sự các phòng ban với nhau và trong công tác tuyển dụng gây lục đục xuất phát từ sự thiếu minh bạch ở khâu tuyển dụng, quy trình điều phối công việc và xét những dự án đã làm nếu chỉ quản lý thủ công. Sự minh bạch chính là thước đo cho tính chuyên nghiệp và công bằng cho tất cả nhân viên, nhân lực mới. Quá trình tuyển dụng bằng phần mềm quản trị nhân sự rõ ràng, chính xác từ các khâu đăng thông báo tuyển dụng trên các kênh đăng tải, sàng lọc hồ sơ theo đúng yêu cầu, lưu lại thông tin liên hệ, đánh giá ứng viên trong suốt quá trình tuyển chọn, thử việc một cách kỹ càng hơn. 

Trong một số công tác nội bộ, phần mềm quản trị nhân sự còn giúp nhân viên gợi ý và đưa ra định hướng kế hoạch phát triển năng lực bản thân, thúc đẩy người lao động chủ động, phấn đấu nhiều hơn trong công việc, nêu ra các quan điểm đóng góp nhằm đem tới giá trị xây dựng doanh nghiệp. Nhờ vào, phần mềm nhà quản trị hoàn toàn biết được những cá nhân nào có chí hướng làm việc tốt, tình hình nội bộ và trình độ chuyên môn của nhân viên, hỗ trợ tăng cường hiệu quả công tác quản lý cho bộ phận nhân sự.  

Tối ưu các khoản chi phí thủ công

Những năm về trước khi công nghệ số hóa chưa phổ biến trong doanh nghiệp, quá trình nhập liệu khá thô sơ và chủ yếu trên giấy tờ. Vậy nên không thể tránh khỏi các lỗi sai sót, thất lạc giấy tờ, mất file và công việc này ảnh hưởng nghiêm trọng tới toàn thể công ty, trì hoãn nếu có bất kỳ sai phạm nào. Một lợi thế khi sử dụng phần mềm quản trị nhân sự trong hệ thống quản lý là cải thiện cơ sở dữ liệu, nâng cấp cách thức quản lý hồ sơ, hợp đồng với không gian chứa khủng, tiết kiệm các khoản chi phí in ấn, mua vật tư và nơi lưu trữ tài liệu quấy tờ. Ngoài ra, bộ phận nhân sự sẽ quản lý được những giấy tờ lưu trữ thông qua website, ứng dụng mọi lúc mọi nơi, dễ dàng tìm kiếm trên thanh công cụ và không lo bị virus hay trục trặc trên hệ thống máy tính trong những lúc cấp bách, cuộc họp quan trọng với đối tác. 

Tiết kiệm thời gian quản lý

Hầu hết doanh nghiệp thường tiêu tốn khá nhiều thời gian cho công tác quản lý nhân sự, lên kế hoạch quản lý ngân sách, điều phối chính sách, phòng ban và những nhiệm vụ dự án khi chưa sử dụng phần mềm quản trị nhân sự. Tất cả tác vụ trở nên rườm rà, phức tạp, có thể phải liên tục thay đổi nếu không có những phương án hợp lý. Nhờ vào quản lý ứng dụng nhân sự thông qua tự động hóa,  nhà quản trị và nhân viên tiết kiệm được quỹ thời gian hiệu quả, hạn chế các vấn đề phát sinh, giao các công việc nhỏ cho phần mềm quản lý, chuyển sang thực hiện các công việc quan trọng, sinh ra lợi nhuận nhiều hơn, rút ngắn thời gian đạt tới mục tiêu đã hoạch định.

Tiếp theo, phần mềm quản trị nhân sự giúp công ty tiết kiệm thời gian theo dõi lịch chấm công, tính toán lương thưởng, cập nhật bảng lương gửi đến từng cá nhân người lao động. Phần mềm ghi điểm với tính năng chấm công online, doanh nghiệp có thể kiểm tra trên hệ thống, ngày giờ checkin, ngày đó nhân viên có vắng mặt hay không, lý do xin nghỉ, đơn từ kí và phê duyệt điện tử. Doanh nghiệp giờ đây dễ dàng theo dõi nhân viên từ xa qua kết nối Internet, tiết kiệm thời gian vận hành, xử lý khiếu nại nhân viên tốt hơn, hạn chế sai sót trong việc chấm công khiến nhân viên phải chờ đợi phê duyệt, gây trải nghiệm khó chịu cho nhân viên. 

Phần mềm quản trị nhân sự nâng cao tính bảo mật cao, an toàn cho hệ thống vận hành

Không phải tự nhiên phần mềm quản trị nhân sự được các công ty, tập đoàn lớn tín nhiệm đưa vào hoạt động vận hành, nó phải trải qua các thử nghiệm nghiêm khắc từ tính năng, độ bảo mật dữ liệu chặt chẽ thì mới tự tin trở thành giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi số thành công. Các thông tin được mã hóa ngăn chặn lộ thông tin mật, cho phép nhà quản trị thấy rõ hành vi của đối tượng truy cập, phân quyền những ai được phép xem, thực hiện nhiệm vụ đó, chống các thông tin lan truyền gây ảnh hưởng trực tiếp tới tổ chức.

Nâng cao chất lượng quản lý dự án và chăm sóc khách hàng

Khi tích hợp phần mềm quản trị nhân sự, nhân viên sẽ được trang bị thêm những kỹ năng xử lý dự án và cách thức quản lý dự án tốt dựa trên tính năng thông minh của phần mềm. Thực tế hơn, các dự án được phân chia rõ ràng, cập nhật chi tiết khối lượng công việc, đối tượng đảm nhiệm, tiến độ làm việc theo hướng bài bản, không quá rườm rà và rời rạc khi làm việc thông qua driver, file, zalo hay slack. Đảm bảo tình trạng dự án luôn được hiển thị rành mạch, dễ kiểm soát thông tin, tránh rối trong vấn đề tìm phải và cập nhật thông tin đến khách hàng nhanh chóng. Song dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng cải thiện hơn, kết nối và giữ chân khách hàng cho các dự án tiếp theo.

Top 5 lý do thường gặp khiến việc áp dụng phần mềm thất bại

Không hoạch định rõ mục tiêu

Yếu tố quan trọng trước khi tiến hành thực hiện bất cứ dự định gì thì bắt buộc doanh nghiệp phải hoạch định mục tiêu kỹ càng có thật sự thay đổi toàn bộ cách thức quản trị nhân sự tốt hay không. Nhiều doanh nghiệp quá vội vàng chưa xác định thách thức và những cơ hội khi sử dụng phần mềm mà tiến hành ngay vào quy trình quản trị, điều này khiến công ty chưa có nhiều sự chuẩn bị, khó kiểm soát và loay hoay không biết bắt đầu từ đâu. 

Bởi thế cho nên, bộ phận nhân sự cần tìm hiểu và đo lường những mục tiêu, xác định những yếu tố chủ chốt có thể thay đổi cách vận hành, cải thiện hiệu suất chất lượng hoạt động trong công ty.

Chưa đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên

Áp dụng phần mềm quản trị nhân sự là lúc doanh nghiệp bắt nhịp tại giai đoạn chuyển đổi số phát triển. Không phải nhân viên nào cũng hiểu rõ giá trị và phương hướng hoạt động của phần mềm, bắt đầu một cái gì mới cũng gây khó khăn ban đầu nếu không khắc phục bằng việc quan tâm đào tạo nhân viên sẽ thiếu kỹ năng thực thi. Do đó, các nhà quản trị và cả nhân viên cần cập nhật đủ kiến thức sử dụng, tập trung khai thác và phát triển kỹ năng tay nghề.

Lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự thiết kế chưa phù hợp

Lựa chọn thiết kế tính năng trong phần mềm quản trị nhân sự đặc biệt cần thiết, bởi vì hầu hết các doanh nghiệp có mô hình hoạt động kinh doanh khác nhau cho nên đội ngũ HR nên chọn lọc phần mềm có thiết kế tính năng phù hợp, không thay đổi quá nhiều, khắc phục các vấn đề doanh nghiệp mong muốn thực hiện, đưa tới giao diện đơn giản, tiện lợi cho người dùng nếu không sẽ dẫn đến thất bại.

Thiếu kế hoạch đo lường dài hạn

Để phát triển xây dựng nền móng mô hình số vững chắc, doanh nghiệp cần có kế hoạch đo lường dài hạn. Phần mềm quản trị nhân sự phải đảm bảo có khả năng giúp doanh nghiệp phát triển hệ thống nguồn nhân lực và công việc trong tương lai. Không thể nhất thời xử lý các công việc hiện tại mà bỏ quên những tiện ích giúp doanh nghiệp tiến tới đường xa hay chọn sai phần mềm sẽ làm tổn thất khá nhiều chi phí, mức độ tăng trưởng.

Không xem xét kỹ đơn vị cung cấp phần mềm

Tìm hiểu nhà cung cấp phần mềm nhân sự nhằm xem xét kỹ đơn vị đó có lợi thế gì, tầm ảnh hưởng, sự uy tín và các tổ chức nào đã sử dụng, điều đó có đảm bảo cho doanh nghiệp không. Việc quan tâm tới những điều trên, chất lượng dịch vụ, sản phẩm họ cung cấp giúp doanh nghiệp hệ thống phần mềm đáng tin cậy nhất. Nếu không sàng lọc doanh nghiệp dễ gặp thất bại và tốn rất nhiều thời gian thay đổi nhà cung cấp.

Điều kiện áp dụng thành công Phần mềm quản lý nhân sự HRM

Quyết định từ nhà lãnh đạo

Nhà lãnh đạo đóng vai trò quan trọng cho quyết định theo đuổi chuyển đổi số bằng ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự. Muốn đạt đến thành công, cấp quản lý cần có quyết định sáng suốt, lựa chọn phần mềm chuẩn xác, kiên trì thực hiện, đưa ra những phương án giúp nhân viên tích cực trong vấn đề thay đổi cách vận hành bằng công nghệ ứng dụng. Thực tế, các nhà quản trị thiếu kiên nhẫn khi áp dụng một cách thức hoạt động mới, tạo nên bức tường kém kiên cố, dậm chân tại chỗ, không bắt kịp so với doanh nghiệp chuyển đổi số khác. Vậy nên, nhà lãnh đạo cần có sự quyết đoán trong quan điểm triển khai phần mềm vào quá trình xây dựng nội bộ, tổng thể nhân viên thì mới gặt hái thành công ban đầu được.

Triển khai đúng thời điểm

Đối với một tổ chức chưa hình thành đầy đủ văn hóa doanh nghiệp, hệ thống các cấp vận hành nhưng lại mong muốn áp dụng phần mềm quản trị nhân sự vào để chuẩn hóa quy trình khó có thể thành công. Vì khi chưa có những yếu tố căn bản đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế việc chưa xác định chuẩn mô hình hoạt động, nếu gấp gáp thực hiện chắc chắn hệ thống quản trị rối ren, phân chia công việc không hợp lý, phần mềm chẳng hữu ích gì cho doanh nghiệp lúc bấy giờ. Do vậy, doanh nghiệp hãy đảm bảo những triển khai đúng thời điểm cần thiết trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào.

Cân nhắc mức đầu tư phù hợp

Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô vừa và lớn trước khi quyết định mua phần mềm quản lý nhân sự, hãy cân nhắc mức chi phí đầu tư phù hợp liên quan tới hệ thống quản lý hiện tại. Đầu tư mức chi phí vào phần mềm không những là bài toán tiết kiệm chi phí đường dài mà còn quyết định mức độ, quy mô, giá trị tích hợp từ các tính năng cho doanh nghiệp số. Bên cạnh đó, chi phí là yếu tố định lượng cho mức độ hài lòng, chất lượng sản phẩm, quy trình vận hành thông minh. Hãy cân đối những giá trị mang lại thành công cho bộ máy quản lý nhân sự và quy mô hoạt động để đưa ra mức đầu tư hợp lý.

Chú trọng tư duy và đào tạo kỹ năng

Các cấp nhân viên nên được đào tạo kỹ năng, tư duy trong suốt quá trình vận hành phần mềm nhân sự. Những điều này hết sức cấp thiết do kỹ năng hiểu biết công nghệ thông tin vô cùng phức tạp, nhân viên sẽ gặp giới hạn quản lý, báo cáo dữ liệu và đo lường hiệu suất chất lượng công tác, kiến thức am hiểu về chuyển đổi số còn vướng khá nhiều trở ngại. Cấp quản lý phải chủ động đề xuất nhân viên học tập, tích lũy kiến thức vận hành.

Tìm hiểu phần mềm tối ưu vận hành

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị nhân sự với tính năng trải nghiệm khác nhau. Vấn đề doanh nghiệp muốn chọn lựa giải pháp chuyển đổi số nhằm thay đổi nghiệp vụ quản lý, tính bảo mật dự án, đẩy mạnh hiệu suất của nhân viên và đáp ứng nhu cầu tăng tính chuyên nghiệp hóa tổng thể quy trình chưa tối ưu. Mỗi một dự án, chiến dịch đều mang tính linh động khi triển khai thực hiện công tác vận hành thủ công, vì thế cho nên phần mềm nhân sự cần thiết kế tối ưu, cập nhật theo quá trình hoạt động, đồng bộ hóa quy trình làm việc, đảm bảo hình thức quản lý trong nội bộ, sản xuất.

Phần mềm quản trị nhân sự HRM – SmartOSC DX đơn vị mang tới giải pháp hàng đầu tới nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và đa quốc gia tin dùng

Trong suốt quá trình nghiên cứu và triển khai với hơn 500 doanh nghiệp vừa và các công ty đa quốc gia, SmartOSC DX luôn tự tin về uy tín, chất lượng và là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự Zoho People và Zoho People Plus, phần mềm quản trị nhân sự HRM đa dạng bởi các tính năng như quản trị vận hành tài chính, tự động hóa quy trình nghiệp vụ ứng với yêu cầu thiết kế của khách hàng, quản lý hồ sơ dữ liệu thông minh, cổng thông tin nhân viên biểu hiện rành mạch, kho lưu trữ hồ sơ lớn, ký kết hợp đồng nhanh chóng khi vắng mặt ở xa. Giao diện đơn giản, tính năng tiện lợi, chi phí cạnh tranh, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tận tình sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn giải pháp, kỹ thuật kể cả trước khi trải nghiệm và sau bán. Chúng tôi hướng tới các giá trị bền vững, sự phát triển trong tương lai và đồng hành cùng doanh nghiệp vào thời kỳ chuyển đổi số toàn diện.

Kết luận

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn áp dụng thành công phần mềm quản trị nhân sự, cải cách tiến trình hoạt động và nâng cao lợi thế tăng trưởng, phát triển bộ máy vận hành tốt nhất.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp với mô hình kinh doanh, liên hệ ngay số hotline SmartOSC DX: (+84) 24 710 8 1222. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi 24/24 sẵn sàng giải đáp thắc mắc, tư vấn chi tiết các tính năng trong ứng dụng thích hợp với nguyện vọng của khách hàng, đồng thời đăng ký bản dùng thử để có nhiều trải nghiệm khách quan hơn trước khi đưa vào vận hành chính thức.