Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

E-Office là gì? Hãy nhìn vào các câu chuyện thành công để tìm ra đáp án

Hiện nay văn phòng điện tử đang trở thành xu hướng mới trong việc thiết lập văn phòng và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng cũng như đưa vào áp dụng. Đó cũng là tất yếu khi thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão và cuộc cải cách công nghiệp 4.0 đang phát triển ngày một một mạnh mẽ.

Trong bài viết dưới đây, SmartOSC DX sẽ giới thiệu một vài ví dụ thành công trong công cuộc chuyển đổi số để giải đáp E-Office là gì?. 

Thực tiễn của việc sử dụng văn phòng trong các doanh nghiệp

Văn phòng truyền thống không còn phổ biến

Nhìn vào vài năm trước đây, chúng ta có thể vẫn nhìn thấy hình ảnh của một văn phòng với rất nhiều bàn ghế, giấy tờ, nhất là tại các thư viện của những trường học. Nhưng những năm gần đây chứng kiến những sự thay đổi của xã hội, sự phát triển của công nghệ và đặc biệt là nhu cầu thích ứng của thời đại mới. Việc thay đổi cách thức làm việc, nhằm nâng cao hiệu quả của công việc đã thôi thúc nhiều doanh nghiệp đi lên cải cách hành chính và cải thiện môi trường làm việc số để trở nên hiện đại hơn.

Theo thực tế cho thấy, việc văn phòng truyền thống còn tồn tại các loại công việc như quản lý hồ sơ, văn bản, quản lý công văn, tài liệu, sổ sách chính là điều khó khăn, gây tốn kém nhiều chi phí, thời gian cho các doanh nghiệp. Chỉ khi mà khoa học công nghệ phát triển thì đòi hỏi những công cụ, những giải pháp chuyển đổi số để cải thiện tình hình. Nếu thực hiện được những điều đó thì các công việc văn phòng sẽ trở nên dễ dàng hơn với sự ra đời của phần mềm E-Office hỗ trợ. Vậy hệ thống E-Office là gì?

Văn phòng điện tử phổ biến rộng khắp các lĩnh vực

Hiện nay, xu hướng đổi mới, hiện đại hóa mô hình văn phòng làm việc, công tác hành chính tại những cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ và toàn diện. Trong đó phải nhắc đến việc ứng dụng giải pháp hệ thống văn phòng điện tử.

E-Office là gì? Ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử không những mang lại hiệu quả cao trong công việc, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý các văn bản hoặc lưu giữ tài liệu, hồ sơ. Có thể nhận thấy rằng, phần mềm văn phòng điện tử thực sự sẽ là một cuộc cách mạng trong việc đổi mới hệ thống quản lý văn phòng hiện nay. 

Những doanh nghiệp áp dụng thành công E- Office

Daikin Việt Nam

Là một trong những thương hiệu kinh doanh điều hòa lớn tại thị trường Việt Nam, Daikin cũng đẩy mạnh và phát triển các kênh phân phối sản phẩm dựa trên nền tảng trực tuyến nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng. Điều này cho thấy sự dịch chuyển của doanh nghiệp sang môi trường số nhằm thích ứng với những tình hình mới, ví dụ như đại dịch Covid-19 vừa qua.

Vào tháng 7/2020, Daikin Việt Nam lần đầu tiên cho ra mắt trang thương mại điện tử Daikin E-Office với mục đích giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu, tra cứu và mua sắm trực tuyến điều hòa chính hãng theo đúng tiêu chuẩn dịch vụ tốt nhất đến từ thương hiệu Daikin. Ngoài ra, Daikin E-Office còn mang đến cho khách hàng cái nhìn vừa tổng quát và chi tiết về những dòng sản phẩm như công suất, công nghệ, ứng dụng và lợi ích của sản phẩm mang lại. Bên cạnh đó còn minh bạch giá thành cùng các chính sách sau khi bán hàng.

Theo như đại diện Daikin Việt Nam thông báo, số lượng điều hòa bán ra và doanh thu trong nửa cuối năm vẫn đang được duy trì, mục tiêu tiếp là sẽ dẫn đầu thị trường về điện lạnh. Trong đó, Daikin E-Office vẫn là kênh thương mại điện tử chủ lực của doanh nghiệp này.

Tập đoàn Nutifood 

Đứng trước xu hướng số hoá và chuyển đổi số ngày càng cấp thiết, đặc biệt trong bối cảnh thành phố Hồ Chí Minh bùng phát dịch Covid 19 hồi đầu năm 2020, Tập đoàn NutiFood đứng trước những thách thức và nhu cầu vô cùng lớn về việc triển khai một hệ thống quản lý tổng thể. Mục tiêu của hệ thống này là giúp kết nối và tương tác xuyên suốt toàn bộ quy trình vận hành, đặc biệt là cần giải quyết triệt để các khó khăn trong việc phê duyệt và xây dựng thật chặt chẽ hàng trăm quy trình hiện có của tập đoàn này.

Kết quả của việc tập đoàn Nutifood ứng dụng E-Office là gì? Sau ba tháng triển khai văn phòng điện tử, Tập đoàn NutiFood đã sử dụng E-Office trong hầu hết hoạt động văn phòng, chạy những quy trình đề xuất và trình ký. Hiện tại, công ty đang quản lý hơn 3000 hồ sơ nhân sự,  khoảng hơn 6000 nhiệm vụ được khởi tạo trên hệ thống, xử lý và phê duyệt hơn 7000 các loại văn bản, tài liệu.

Những thành tựu mà tập đoàn đạt được sau khi triển khai E-Office trong quá trình vận hành: 

+ Công ty có một môi trường làm việc chung, dữ liệu luôn được tập trung xuyên suốt toàn hệ thống

+ Các quy trình của từng nhóm công việc luôn được xử lý nhanh chóng, tại bất kỳ đâu, ở bất kỳ lúc nào mà không giới hạn không gian và thời gian

+ Tìm kiếm, tra cứu thông tin dễ dàng trên hệ thống E-Office, bất kỳ thông tin nào có sẵn trên hệ thống đều có thể tìm kiếm dễ dàng như: nhân sự, giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, văn bản, quy trình.

PC Yên Bái

Để đuổi kịp cuộc đua chuyển đổi số, PC Yên Bái đã kiện toàn Ban Chỉ đạo công cuộc chuyển đổi số để rà soát và đánh giá, triển khai hệ thống dùng chung của công ty. Đồng thời, công ty còn đẩy mạnh công tác tuyên truyền, tổ chức đào tạo và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực để mỗi nhân viên đều nắm vững chủ trương, định hướng của PC Yên Bái về chuyển đổi số.  

Hiện tại, các quy trình  ban hành, tiếp nhận, soạn thảo, phê duyệt và lưu trữ văn bản đều đã được thực hiện ngay trên môi trường số. Một vài ứng dụng văn phòng đã được số hóa và liên kết với hệ thống E-Office như: Lịch làm việc tuần, mở đăng ký công tác, quản lý công tác… 

Ngoài ra, PC Yên Bái đã cấp chữ ký số cho 100% các cấp lãnh đạo. Thực hiện triển khai phát hành ký số đối với các loại văn bản đi và văn bản nội bộ, ngoại trừ các loại văn bản phải bắt buộc ký bản giấy theo quy định. Các cuộc họp không sử dụng giấy tờ là 100%; Lịch đăng ký đi công tác, lịch sử dụng phương tiện di chuyển và lập hồ sơ danh mục tài liệu… đều đã được triển khai trên hệ thống E-Office của công ty.

Kết bài

Trong thời đại nhiều giải pháp công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, khái niệm E-Office là gì đã không còn xa lạ với người Việt Nam. Văn phòng điện tử được ra đời như một công cụ tất yếu phục vụ cho cuộc sống con người, giúp ích cho quá trình làm việc của doanh nghiệp được tối ưu và hiệu quả hơn. 

Hy vọng với những thông tin của bài viết trên đây đã giúp quý khách hàng giải đáp thắc mắc về E-Office là gì và lợi ích mà văn phòng điện tử đem đến sự thành công cho các doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và phục vụ tốt nhất!