Uncategorized

5 Cách Tối Ưu Email Gửi Ứng Viên Một Cách Hiệu Quả Nhất

Thế giới hiện đại và sự phát triển công nghệ thư tín hiện nay, đa phần các nhà tuyển dụng đều liên lạc với ứng viên qua email. Dĩ nhiên đây là phép thử đánh giá nghiệp vụ của một doanh nghiệp, tổ chức. Văn phong trong email gửi ứng viên thể hiện rõ sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, chỉ cần một vài lỗi nhỏ cũng làm mất điểm ngay, hạ thấp thương hiệu trước ứng viên.

Vấn đề này tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại cần trau dồi, học cách tối ưu email gửi ứng viên “xịn sò” để ghi điểm. Email trình bày chuyên nghiệp đảm bảo bạn sẽ thu hút nhiều ứng viên quan tâm tham gia, tuyển dụng nhân sự tài hiệu quả suôn sẻ.

Làm cách nào để tối ưu email?

Email công cụ hỗ trợ liên lạc đến ứng viên nhanh nhất, nhiều ứng viên hiện nay tìm việc trên mọi phương tiện truyền thông, mạng xã hội hay các trang đăng tuyển việc làm trực tuyến. Điều đó đồng nghĩa rằng mức độ cạnh tranh trong quy trình tuyển dụng càng lớn, nhiều ứng viên thậm chí 1 ngày họ nhận được nhiều vô số kể email ngỏ lời tham gia công việc, phỏng vấn, lịch hẹn.

Mặt khác, nếu email gửi ứng viên kém chất lượng, văn phong không phù hợp, thậm chí hơi sai lệch sổ sàng, thiếu chủ ngữ vị ngữ, sai chính tả,… Email đó có khả năng sẽ bị liệt vào spam, không được tồn tại trong hộp thư đến của ứng viên. Gây mất thiện cảm, vô tình nhường cơ hội cho bên tuyển dụng khác, thất bại tìm kiếm nhân sự mới.

SmartOSC Zoho sẽ mách cho bạn tuyệt chiêu tối ưu email hiệu quả nhất, tăng mức độ tiếp nhận, quan tâm, tương tác từ ứng viên.

5 cách tối ưu email gửi ứng viên hiệu quả

Tiếp cận ứng viên bằng email nêu rõ thông tin chi tiết

Điều mà bất kỳ ứng viên quan tâm đầu tiên khi đọc email gửi ứng viên của nhà tuyển dụng là khu vực làm việc, mô tả công việc, vai trò, chức vụ đảm trách, sau đó mới tính đến vấn đề tiêu chí lựa chọn, danh tiếng thương hiệu. Nhà tuyển dụng có thể áp dụng cách này tiếp cận, đánh trực tiếp vào nguyện vọng, chi tiết công việc rõ ràng, ứng viên sẽ tự động liên hệ về công ty nếu năng lực phù hợp với chức vụ hiện tại.

Tiêu đề email bước quan trọng giúp ứng viên bấm vào 

Đường đi vào trái tim của ứng viên chính là tiêu đề, hãy tối ưu tiêu đề email hiệu quả, viết tiêu đề càng hấp dẫn thu hút, rõ ràng, chi tiết, ngắn gọn, tránh ghi tiêu đề dài dòng, phức tạp vì có một vài ứng viên sẽ kiểm tra email thông qua thiết bị di động màn hình kích cỡ nhỏ sẽ làm tiêu đề của bạn cắt đoạn, khó hiểu, thậm chí ứng viên không quan tâm và xóa đi vì tưởng tin nhắn spam.

Đừng ghi nội dung quá dài, gây nhàm chán

Email gửi ứng viên với nội dung quá dài, dù hay đến mấy cũng gây mất cảm tình đến ứng viên. Không phải ai cũng kiên nhẫn để đọc mail dài, mỗi thiết bị người dùng có kích thước màn hình khác nhau, nội dung dài làm cho văn bản xuống dòng, gây nhàm chán, sẵn sàng lướt qua tin. Số lượng chữ trong các cách tối ưu email hiệu quả được khuyến khích khoảng 200 – 250 từ.

Đưa ứng viên tới bước thực hiện hành động

Đừng quên hướng dẫn ứng viên thực hiện hành động tiếp theo, ví dụ như bạn muốn ứng viên trả lời email hay trao đổi các câu hỏi, thắc mắc khác, hãy tối ưu câu kết câu kết của email hiệu quả như: “Nếu bạn còn thắc mắc gì về công việc, hãy thoải mái liên hệ với chúng tôi/nếu thời gian phỏng vấn chưa phù hợp, hãy phản hồi lại email này trước 18h”. Ngay lập tức ứng viên  khi đọc mail sẽ nhanh chóng phản hồi.

Kiểm tra email đều đặn, theo dõi ứng viên phản hồi

Thước đo phong thái của ứng viên, kiểm tra xem email gửi ứng viên của doanh nghiệp có bao nhiêu người phản hồi, chủ động liên hệ tham gia phỏng vấn, lên lịch. Cho thấy mức độ hiệu quả trong quy trình tuyển dụng nhân sự.

Đo lường tỷ lệ hiệu quả của email

Chỉ số trong đo lường tỷ lệ hiệu quả tối ưu trong email gồm:

• Tỷ lệ mở email (Open Rate), tức phần trăm tỷ lệ những người đã mở email
• Tỷ lệ phản hồi email (Response rate), tức phần trăm những người đã bấm vào, trả lời email
• Tỷ lệ click (Click-through rate), tức phần trăm những người click vào đường liên kết xuất hiện trong email
• Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rates), tức phần trăm những người tham gia phỏng vấn, đậu vị trí ứng tuyển hoặc người lao động đang đi làm

Thời gian trả lời email, nên ưu tiên trả lời email nào trước?

Chờ đợi không làm hạnh phúc, mà chờ đợi khiến họ cảm thấy tốn thời gian cho doanh nghiệp này. Cái sai của nhiều nhà tuyển dụng là phản hồi chậm, bên cạnh đó có những nhà tuyển dụng mất 2 – 3 ngày mới liên hệ lại ứng viên, hành động đó cực kỳ thiếu tôn trọng tới ứng viên kể cả bạn quên hay vô ý. Vì vậy, trong cách tối ưu email gửi ứng viên hiệu quả cũng sẽ có cả tối ưu thời gian phản hồi email.

• Đề xuất 1: Nên ưu tiên giải quyết email xếp lịch phỏng vấn đầu tiên.
• Đề xuất 2: Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra quyết định ứng viên đậu phỏng vấn hay không, hãy phản hồi gửi lời cảm ơn và nêu kết quả phỏng vấn, đừng im lặng.
• Đề xuất 3: cuối cùng là mail lời mời làm việc tại công ty, mail dành cho giải quyết thắc mắc trong quá trình công tác tại doanh nghiệp, quy trình, hành trang chuẩn bị, thủ tục hồ sơ có liên quan.

Lưu ý, nếu đối tượng ứng viên mang tiêu chí cao như vị trí CEO, trưởng phòng, phó phòng. Bạn phải viết email chất lượng và nên tránh gửi email theo phong cách dưới đây:

• Email không đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ, thiếu tôn trọng ứng viên.
• Sử dụng emoji trong email mặt cười, trái tim.
• Đừng viết tắt, sử dụng teencode, chú ý viết rõ thông tin muốn diễn đạt.
• Ghi nhầm tiêu đề, không trùng khớp với nội dung phía dưới.
• Lựa chọn thời gian thích hợp gửi mail đến ứng viên, thời điểm lý tưởng là vào sáng sớm, tuyệt đối không nên gửi vào 12h hoặc 1h trưa, giờ nghỉ ngơi của ứng viên.
• Sai chính tả, nói chuyện cộc lốc, giọng điệu gần gũi phần nào giúp ứng viên ấn tượng mạnh về doanh nghiệp.
• Không trộn lẫn nội dung, đại từ nhân xưng gửi tới tất cả ứng viên, mỗi ứng viên có độ tuổi, chức vụ khác nhau, nội dung phải chuẩn chỉnh.

Kết luận

Hi vọng bài viết trên của SmartOSC DX đã giúp các nhà tuyển dụng biết cách tối ưu email gửi ứng viên một cách hiệu quả, viết một email hoàn chỉnh, ít lỗi, đạt được lượng ứng viên mong muốn, và mang nhân viên xuất sắc về cho công ty.