Quản Lý Nhân Sự - HRM

Giải Pháp Chấm Công Online Hiệu Quả

Chấm công online là cách thức đã dần trở nên phổ biến tại Việt Nam từ khi dịch Covid xuất hiện và các doanh nghiệp phải làm việc từ xa. Những, cách mà doanh nghiệp thực hiện chấm công online lại rất thủ công như chấm công bằng cách nhắn tin cho quản lý nhân sự… điều này sẽ không thể đảm bảo tính chính xác về người chấm cũng như dữ liệu chấm công. Vậy một giải pháp chấm công online hiệu quả là như thế nào? Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu bài viết dưới đây.

Giải pháp chấm công online là gì?

Chấm công bằng vân tay hay máy quẹt thẻ từ…. là những phương pháp chấm công phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Tuy nhiên, với diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid -19 thì phương pháp này không thể đáp ứng được yêu cầu vì sẽ có nhiều khoảng thời gian nhân viên phải làm việc tại nhà. Chính vì vậy phương pháp chấm công được tích hợp công nghệ được ra đời dưới dạng phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên từ xa.

Giải pháp chấm công online đang được các doanh nghiệp sử dụng nhiều có hai dạng là ứng dụng trên điện thoại hoặc được tích hợp trong phần mềm quản lý nhân sự. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản để truy cập vào ứng dụng. Tùy vào từng cách thức hoạt động của các giải pháp có thể nhân viên phải quét mã QR trên thẻ nhân viên, chụp hình cho phép truy cập GPS để chấm công hay nhận diện khuôn mặt FACE ID để tránh vấn đề chấm công hộ, nâng cao vòng an ninh. 

Giải pháp chấm công online hiệu quả 

Tiết kiệm thời gian

 Chấm công online mang lại lợi thế rất lớn về thời gian cho cả nhân viên lẫn người quản lý. Không những ứng dụng vào thời điểm dịch bệnh nhân viên phải làm việc tại nhà mà trong nhiều trường hợp nhân viên phải di chuyển nhiều, đi thị trường, giám sát công trình, công tác… sẽ có thể chấm công nhanh chóng, dễ dàng giải quyết vấn đề quản lý chấm công từ xa chính xác, an toàn, hiệu quả và cũng loại bỏ được tình trạng nhân viên phải xếp hàng để chấm công tại văn phòng gây mất thời gian.

Bên cạnh đó, nhân viên có thể tạo đơn nghỉ phép online và chuyển trực tiếp để cho người quản lý xem xét mà không cần chờ đợi lâu, giúp cắt bớt quy trình bổ sung thông tin khi chấm công vì chúng được tích hợp toàn bộ vào hệ thống chấm công online nên mọi thông tin thay đổi sẽ được cập nhật nhanh chóng. 

Tính chính xác 

 Doanh nghiệp không còn phải lo ngại vấn đề chấm công hộ, khi quản lý nhân viên từ xa vì giải pháp chấm công online luôn ghi nhận dữ liệu chính xác, và cần có quyền truy cập theo thời gian thực, định vị GPS trên điện thoại. Hầu hết các giải pháp chấm công online hiện nay đều bắt người dùng phải nhận diện khuôn mặt khi chấm công để tránh gian lận trong chấm công vì cách chấm công quẹt thẻ từ rất dễ thực hiện gian lận.

Tự động hóa

Khác với hình thức chấm công thủ công phải thao tác nhiều công đoạn bằng tay nhưng với chấm công online chúng sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình, sắp xếp dữ liệu theo các biểu mẫu rõ ràng và cũng dựa trên dữ liệu chấm công mà chúng có thể tự động tính lương cho doanh nghiệp giúp giảm một phần áp lực cho phòng nhân sự.

Bảng chấm công và tính lương sẽ được công khai trên phần mềm để nhân viên biết rõ mình làm được bao nhiêu buổi, hiệu suất công việc như thế nào. Đồng thời, nhân viên có thể chủ động hơn trong công việc khi theo dõi timesheet cá nhân.

Tiết kiệm chi phí 

 Trước khi ứng dụng giải pháp chấm công online thì nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng giải pháp công nghệ này sẽ ngốn của doanh nghiệp cả đồng tiền vì sự đắt đỏ của nó. Tư tưởng này hoàn toàn sai lầm vì sự thật khi sử dụng máy chấm công chắc chắn nó sẽ xuống cấp sau một thời gian sử dụng phải mang đi sửa và khi nó gặp lỗi sẽ mang lại nhiều rắc rối cho nhân viên và nhà quản lý như: chấm công rồi nhưng báo chưa chấm…Bên cạnh đó là một khối lượng giấy tờ lớn doanh nghiệp phải sử dụng cho các vấn đề như: điền thông tin, đơn xin nghỉ phép,… Nếu ứng dụng giải pháp chấm công online, nó sẽ giải quyết mọi vấn đề trên một cách dễ dàng, giúp cắt giảm khối lượng giấy tờ lớn thay thế bằng dữ liệu trực tuyến và lưu trữ trên điện toán đám mây – công nghệ này cho phép doanh nghiệp lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ mà không phải lo lắng tìm không gian lưu trữ cho dạng dữ liệu vật lý, loại bỏ tình trạng thất lạc giấy tờ, bị đánh cắp giấy tờ. Thêm vào đó, giải pháp chấm công online sẽ không bao giờ gặp phải tình trạng lỗi, hỏng…

Sử dụng phương thức chấm công online giúp hoạt động quản lý nhân sự trở nên chuyên nghiệp hơn, thương hiệu của doanh nghiệp cũng được nâng cao giá trị và tự động thu hút nhiều nhân tài đến với doanh nghiệp. Nhân viên với nhân viên, nhân viên với lãnh đạo sẽ có thêm gắn kết khi chia sẻ việc ghi nhận hoạt động làm việc của từng nhân viên. Đặc biệt, trước xu hướng làm việc từ xa mọi người thiếu sự kết nối với nhau, không thể chấm công trực tiếp tại văn phòng như trước thì chấm công online sẽ là giải pháp hữu hiệu để doanh nghiệp quản lý nhân viên dễ dàng mà vẫn tiết kiệm chi phí. Điều mà bạn cần làm là lựa chọn một phần mềm hỗ trợ giải pháp chấm công online hiệu quả, chất lượng đáp ứng được nhu cầu của công ty.

 Giải pháp chấm công online Zoho People

Zoho People là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi SmartOSC DX – công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam với hơn 10 năm chinh chiến trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp. Zoho People luôn nằm trong top các phần mềm nhân sự được các doanh nghiệp tin dùng. Một trong những lý do khiến Zoho People có tên tuổi, chỗ đứng vững chắc như ngày hôm nay là nhờ vào tính năng chấm công online được tích hợp trong hệ thống.

Ngoài những tính năng cần có của một phần mềm quản lý nhân sự như: Quản lý dữ liệu nhân sự, tính lương, hỗ trợ tuyển dụng – đào tạo, đánh giá hiệu suất… thì tính năng chấm công online là tính năng cực kỳ nổi trội, mang lại hiệu quả cao cho người dùng.

Trong tính năng chấm công của Zoho People, chúng sẽ thực hiện việc nhân dạng khuôn mặt nhân viên, nhân viên sẽ chụp ảnh selfie để đánh dấu là có mặt, tính năng nhận diện khuôn mặt cho phép nhân viên của bạn đánh dấu sự hiện diện của họ từ bất cứ đâu. Zoho People sẽ chụp lại khuôn mặt thông qua ứng dụng di động của chúng tôi và sử dụng AI để tự động xác minh hình ảnh so với hình ảnh trong hồ sơ.

Lợi ích của tính năng này giúp doanh nghiệp xác định chính xác sự hiện diện của nhân viên và tránh việc giả danh chấm công. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ ghi lại toàn bộ hoạt động của nhân viên trên hệ thống. Đặc biệt, một công nghệ nữa ở tính năng chấm công từ xa của phần mềm này được rất nhiều doanh nghiệp ưu thích là tính năng theo dõi địa lý. Với tính năng theo dõi địa lý được nhúng trong hệ thống quản lý sự có mặt, nhân viên của bạn có thể check-in từ nhiều địa điểm khác nhau. Và còn rất nhiều tính năng khác trong giải pháp chấm công online đáng giá này như: tính hợp với các thiết bị sinh trắc học, có bảng tóm tắt chấm công vào hàng tháng…

Mọi công nghệ mà Zoho People sở hữu cũng như tính năng chấm công của nó sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự và mang lại hiệu quả lớn.

Giải pháp chấm công online là giải pháp cần có tại mỗi doanh nghiệp trong thời điểm dịch bệnh nhạy cảm như hiện nay và cho cả tương lai để có thể linh hoạt làm việc hiệu quả nhất. Nếu có vấn đề cần giải đáp, liên hệ ngay với SmartOSC DX.