Uncategorized

Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Tránh Giảm Hiệu Quả Làm Việc Từ Xa?

Hình thức làm việc online đang ngày càng phổ biến với các doanh nghiệp trong thời kỳ dịch bệnh hoành hành. Những vấn đề dễ xảy ra ở các doanh nghiệp hiện nay khi triển khai hình thức làm việc này chính là thiếu sự tương tác, trao đổi từ nhân viên và thiếu sự giám sát từ cấp trên dẫn đến giảm hiệu suất lao động. Vậy để không bị giảm hiệu quả làm việc từ xa thì các cấp quản lý cần phải quan tâm đến những yếu tố nào?

Thường xuyên hỗ trợ và truyền cảm hứng cho nhân viên để tránh giảm hiệu quả làm việc từ xa

Theo một báo cáo của Social Market Foundation’s Happiness and Productivity (2015), những nhân viên cảm thấy hạnh phúc tại nơi làm việc sẽ có năng suất cao hơn 20% so với những nhân viên không hạnh phúc. Đó là lý do nếu cấp trên có sự quan tâm đúng mực đến nhân viên về mặt vật chất và tinh thần sẽ làm họ cảm thấy hạnh phúc hơn. 

Trước tình hình dịch bệnh phức tạp, nhân viên thường quan tâm đến sức khỏe thể chất và tinh thần hơn bao giờ hết. Việc thường xuyên truyền cảm hứng cho nhân viên và hỏi thăm tình hình sức khỏe sẽ luôn đưa ra sự giúp đỡ kịp thời và gia tăng chỉ số hạnh phúc cho mọi nhân sự trong team và không giảm hiệu quả làm việc từ xa. 

Những nhà quản lý tâm lý thường hiểu được từng nhân viên muốn tương tác một cách thoải mái nhất. Một số nhân viên sẽ muốn nhắn tin, email hoặc video call hoặc thậm chí là văn bản. Một chút khác lạ về cảm xúc hoặc giọng điệu sẽ giúp bạn hiểu được nhân viên nào đang cần sự hỗ trợ.

Đưa ra kỳ vọng rõ ràng và có khen thưởng để tạo động lực

Để không giảm hiệu quả khi làm việc từ xa thì việc đầu tiên người quản lý cần làm là phổ biến các mục tiêu đến nhân viên một cách cụ thể và chi tiết. Hãy đảm bảo từng nhân viên hiểu được yêu cầu của cấp trên và ưu tiên sắp xếp mọi công việc vận hành trơn tru. 

Việc vận hành hệ thống từ xa đồng nghĩa với việc mọi người ít có khả năng tương tác với nhau hơn. Vì thế việc đánh giá khen thưởng cũng trở nên khó khăn hơn và nhân viên cũng không biết được những đóng góp của mình có được ghi nhận không. Phần thưởng cho nhân viên vẫn nên được cất nhắc ở thời điểm này, nhưng được thiết kế phù hợp hơn. 

Chẳng hạn như thay thế phần thưởng online thay vì phần thưởng vật lý và hợp lý với ngân sách. Những buổi tụ tập sẽ được thay thế bởi những lời chúc hay hỏi thăm nhau khi đến sinh nhật một thành viên trong team hoặc một ngày đặc biệt nào đó của công ty. 

Giữ vững kỷ luật hoàn thành deadline nhưng có thể linh động hơn

Kỷ luật là sự tự giác và đảm bảo mọi công việc được giao đúng thời hạn mà không cần sự thúc giục quá nhiều của cấp quản lý. Việc thiếu sự cam kết thời hạn công việc sẽ gây giảm hiệu quả làm việc từ xa và bắt buộc cấp trên phải luôn mất nhiều thời gian nhắc nhở đốc thúc nhân viên. 

Mỗi thành viên khi làm việc tại nhà sẽ có những lịch trình riêng biệt nên sẽ có nhiều hạn chế. Tuy nhiên cần linh hoạt điều chỉnh deadline và sắp xếp công việc phù hợp để mọi người cùng đồng ý và quyết tâm thực hiện. 

Một lịch trình làm việc kiểu mẫu thường sẽ có một cuộc họp nhóm vào đầu tuần, những cuộc họp cá nhân vào giữa tuần và tổng kết kết quả làm việc vào cuối tuần. 

Một lịch làm việc khoa học sẽ giúp mọi người cảm thấy thời gian của họ giá trị hơn. Việc linh hoạt về mặt thời gian sẽ phù hợp với hình thức làm việc tại nhà và phải luôn đảm bảo nhân viên luôn chủ động và sẵn sàng đáp ứng mọi công việc. 

Tăng cường giao tiếp để tăng cường sự liên kết giữa các thành viên để hạn chế giảm hiệu quả làm việc từ xa

Những công ty không minh bạch về KPI cụ thể của từng người hoặc mục tiêu lớn của tập thể sẽ làm nhân viên không nắm rõ được những động lực hay tầm nhìn để cống hiến. Một người lãnh đạo nhạy bén cần liên tục giao tiếp để mọi thắc mắc của nhân viên được giải quyết và thông suốt mọi kế hoạch. 

Những nhân viên làm việc từ xa cần sử dụng nhiều công cụ giao tiếp online nhằm tăng khả năng phối hợp đồng thời tăng hiệu suất công việc. Hiện nay có rất nhiều phần mềm, mạng xã hội, ứng dụng có thể hỗ trợ doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa và hạn chế giảm hiệu quả làm việc từ xa. Những công cụ quản trị công việc cần phải xem xét các yếu tố như tính khả thi, ngân sách, đa chức năng, bảo mật dữ liệu… 

Kết luận 

Một báo cáo chỉ ra rằng, nhân viên sẽ giảm hiệu quả làm việc từ xa bởi những yếu tố về cảm xúc hay hạnh phúc. Với những gợi ý mà bài viết đưa ra trên đây, hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ áp dụng để có thể duy trì độ gắn kết với nhân viên hơn và nâng cao hiệu suất khi làm việc từ xa. 

Đọc thêm những bài viết xoay quanh chủ đề quản lý nhân sự hữu ích để cùng SmartOSC DX giúp các chủ doanh nghiệp kiến tạo ra một môi trường làm việc hạnh phúc cho toàn nhân viên!