Quản Lý Nhân Sự - HRM

KPI Là Gì? Hướng Dẫn Xây Dựng KPI Cho Nhân Viên

Quản trị nhân sự theo KPI từ lâu nay đã trở thành phương pháp quản trị lượng hóa làm việc hiệu quả nhằm đánh giá nhân viên theo khoảng thời gian nhất định. Để nắm rõ cách xây dựng KPI nhân viên sẽ giúp cho những hoạt động quản trị được rành rõ, thông suốt. 

KPI là cách để đánh giá chuẩn xác về lượng hóa và các chỉ tiêu đo lường, đánh giá mỗi một nhân viên trong công ty, tổ chức hay doanh nghiệp. Việc làm sao để kiểm soát KPI và nắm rõ cách thức hoạt động của phương pháp này là điều vô cùng quan trọng, là công việc dành cho người quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là bài viết được SmartOSC DX phân tích về quá trình xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên của doanh nghiệp. 

KPI là gì? Lý do cần có KPI?

KPI được viết tắt bởi cụm từ “Key Performance Indicator” có nghĩa là chỉ số đánh giá mức độ thực hiện công việc, công cụ đo lường, đánh giá về hiệu quả công việc được thể hiện qua những con số, bảng số liệu, tỷ lệ và chỉ tiêu định lượng. Qua đó, quản lý có thể đánh giá, phản ánh hiệu quả trong công việc của nhân viên đối với tổ chức, hoặc bộ phận chức năng của một nhân viên đó. 

Các tổ chức, doanh nghiệp thường rất cần tới KPI ở nhiều mức độ khác nhau nhằm đánh giá cấp độ thành công của họ đối với mục tiêu đã được đề ra từ trước. KPI ở level cao thường sẽ tập trung nhiều hơn vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn hệ thống doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp thì thường được sử dụng hệ thống gồm các quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá về hiệu suất của từng loại công việc và tiến trình đơn lẻ. 

Về việc sử dụng KPI cho các hoạt động quản trị cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nói chung và cá nhân nhân viên nói riêng ở các vấn đề như:

Đối với doanh nghiệp:

• Theo dõi tính chính xác về hiệu suất làm việc nhân viên trực quan, minh bạch, tính chính xác cũng được đề ta tùy thuộc chế độ đãi ngộ lương thưởng, kỷ luật phù hợp. 
• Nâng cao về hiệu quả của quy trình nghiệm thu đã được thực hiện thành công
• Đảm bảo những mục tiêu cùng với tầm nhìn chiến lược dài hạn có đúng với kỳ vọng của doanh nghiệp đó hay không

Đối với nhân viên

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với lượng thời gian ban đầu đề ra
• Tạo động lực giúp thúc đẩy quá trình làm việc, hướng tới mục tiêu chung là những hạng mục lớn
• Phát hiện ra khiếm khuyết cũng như thôi thúc khi bị chậm tiến độ ảnh hưởng tới những người khác, cải thiện kịp thời khi có vấn đề trục trặc. 

Những sai lầm trong quá trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp hiện nay

Lấy một ví dụ hết sức đơn giản rằng, hoạt động Marketing của doanh nghiệp, cụ thể hơn là trang web giới thiệu về sản phẩm, một chỉ số KPI có thể được xây dựng như:

KPI nhằm tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng của một website lên tới 20%

• Mô tả: Tỷ lệ chuyển đổi hiện nay của website hiện đang bị chững lại ở ngưỡng 12%, song để có thể cạnh tranh được với đối thủ cùng phân khúc, doanh nghiệp cần tìm ra cách nhằm ứng phó và thúc đẩy chúng tôi ưu lên tới 20%,
• Thời gian thực hiện: trong 6 tháng
• Tần suất báo cáo kết quả: Hàng tháng
• Nguồn dữ liệu đo lường: Số lượng người đã đăng ký trong quá trình trải nghiệm thử sản phẩm/Số lượng người mua hàng. 
• Người phụ trách kiểm soát KPI: Product Manager website

KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Đúng như cái tên KEY “Performance Indicator, KPI là những chỉ số đóng vai trò rất quan trọng. Cụ thể hơn, chúng được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại 4.0, giúp theo dõi những mục tiêu mang tính chiến lược của các phòng ban, doanh nghiệp. Việc xây dựng các chỉ số đánh giá về KPI không ăn khớp với những mục tiêu cụ thể khiến cho doanh nghiệp bị lãng phí nguồn nhân lực và tài nguyên. Đồng thời qua đó không đem lại những kết quả không giống như kỳ vọng. 

Quay trở lại ví dụ trên, một website giới thiệu về sản phẩm thường có mục tiêu bán hàng và cách tăng doanh thu, chỉ số KPI giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi giữa những khách hàng, đưa ra hoàn toàn hợp lý. Trái lại với điều này, những chỉ số đo lường như lượng người truy cập vào trang đó, thời gian xem trang… tuy không quá quan trọng, nhưng lại sử dụng đánh giá chất lượng website. Bên cạnh đó, đừng quá xem trọng việc KPI như mối quan hệ mật thiết đối với mục tiêu đã đề ra. 

Chỉ tập trung vào các chỉ số KPI kết quả mà bỏ qua KPI dẫn dắt

KPI còn được ví như “tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của một website tăng lên 20%” là chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng, nhưng lại không cho ta thấy được nguyên nhân để có kết quả như vậy được làm như thế nào. Vô hình chùng, chỉ số này trở nên mơ hồ và khó có thể đạt được nếu như không xây dựng tập hợp các KPI thể hiện nguyên nhân bổ sung thêm

Nhìn chung, giữa các chỉ số KPI đều cần có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ. Doanh nghiệp từ đó nên cân bằng giữa hai loại chỉ tiêu khi đưa ra KPI về kết quả cũng như nguyên nhân nhằm đảm bảo kết quả đầu ra được như đúng mong đợi. 

Xây dựng KPI cố định, không có cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian

KPI không nên được áp dụng nhằm đo lường kết quả các hạng mục thuộc lĩnh lực sáng tạo: Đặc điểm công việc tới từ những vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, hay kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu… là công việc, mục tiêu đều được đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm chí là những việc có thể được diễn ra đúng 1 lần trong thời gian vừa qua. Bởi vậy, không áp dụng được KPI cho những đối tượng này. 

Hướng dẫn xây dựng KPI cho nhân viên

Bước 1: Xác định bộ phận hay người xây dựng KPI

Có 2 phương pháp chính: 

• Các bộ phận là phòng ban có chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị thường đóng vai trò chính nhằm hỗ trợ, chỉ dẫn về phương pháp nhằm đảm bảo về chỉ số KPI tuân thủ đúng với quy tắc trên. 
• Theo phương pháp này, người trực tiếp xây dựng KPI thường là trường bộ phận các phòng, ban – người hiểu rõ và có thể tổng quát các nhiệm vụ, yêu cầu các vị trí chức danh trong mỗi bộ phận. Bộ phận càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho các cấp dưới.

Ưu điểm: Những chỉ số KPI có khả thi cao thường được thể hiện một nét đặc trưng là chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận. 

Nhược điểm: nếu phòng ban đã tự đặt ra mục tiêu thì thường sẽ xảy ra tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu thấp. Lời khuyên là nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp này thì phải có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân và cùng với đội ngũ quản lý cấp cao. 

• Có các bộ phận quản lý cấp cao sẽ đưa ra KPI cho phòng ban, bộ phận. Với những phương pháp nêu trên, phương pháp này giúp đảm bảo tính khách quan cũng như phương pháp về khoa học. Tuy nhiên, chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, cũng không thể hiện đúng với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, phòng ban…Nhằm khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng sẽ có sự thẩm định, đánh giá toàn bộ quá trình của từng bộ phận chức năng. 

Bước 2: Xác định chỉ số KPI

Một yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng chỉ số KPI đó là việc đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với mục tiêu cụ thể của từng phòng ban, doanh nghiệp. Việc này được minh họa qua mô hình sau: 

Sau sự thống nhất về KPI cùng với phần mục tiêu, doanh nghiệp sẽ đi bước tiếp theo đó là ứng dụng tiêu chí SMART nhằm đánh giá từng chỉ số thực hiện như sau:

S – Specific: Đánh giá mục tiêu cụ thể

M – Measurable: Đánh giá mục tiêu đo lường được

A – Attainable: Đánh giá mục tiêu có thể đạt tới 

R – Relevant: Đánh giá mục tiêu thực tế

T – Timebound: Đánh giá mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu như các chỉ số KPI xây dựng không đạt tới những mục tiêu, nó không chỉ gây nên những ảnh hưởng xấu đến quá trình đánh giá mà còn gây nên hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị của một tổ chức doanh nghiệp. 

• Nếu mục tiêu không đạt được thì người lao động sẽ không thể biết mình phải làm gì và làm thế nào để có thể đạt được những hiệu quả mà mình mong muốn. 
• Các chỉ số đo lường thì kết quả thực hiện sẽ không còn ý nghĩa
• Chỉ số KPI không còn là hạn định cụ thể khiến cho người lao động không biết công việc phải làm trong thời hạn bao lâu hay khi nào cần phải hoàn thành; gây nên tình trạng khó có thể kiểm soát chính việc làm mà họ đang hoạt động.

Ngoài ra, lưu ý này còn được biết đến như hiệu suất được chọn làm chỉ số KPI khác nhau. Điều này phụ thuộc vào các loại hình kinh doanh, một hoạt động cụ thể của nhân viên và KPI chung của phòng ban. 

Ngay cả vai trò có vẻ như không đóng góp cho sự phát triển tài chính của mỗi một doanh nghiệp cũng cần có sự chuẩn bị KPI sao cho phù hợp với mục tiêu và tương lai doanh nghiệp. 

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định được KPI cho các phòng ban và vị trí của công việc đó trong hoạt động doanh nghiệp, đã đến lúc cần áp dụng nó cho việc kinh doanh và quản trị, cả nhân sự và năng suất công việc. 

Bởi KPI đã được xác định dựa theo tiêu chí có thể đo lường, nên hãy chắc chắn rằng phương pháp đánh giá cụ thể cho từng hạng mục KPI. Nhìn chung, mọi công việc, KPI sẽ góp phần đánh giá và phân chia công việc thành 3 nhóm chính như: 

Nhóm A: tốn nhiều thời gian cho quá trình thực hiện, ảnh hưởng trực tiếp tới mục tiêu chung

Nhóm B: tốn nhiều thời gian để thực hiện, có ảnh hưởng đến mục tiêu chung, ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành của hạng mục chung

Nhóm C: tốn ít thời gian hơn và ảnh hưởng ít hơn. 

Bước 4: Liên hệ đánh giá KPI và lương thưởng đãi ngộ

Với mỗi người có công xây dựng trong hệ thống KPIs, họ sẽ được hưởng lương với mức độ nhất định trong các sự hoàn thành mà KPIs đề ra

Ngoài ra, chính sách này được quy định bởi các nhà lãnh đạo trong những doanh nghiệp, các quản lý trong phòng ban, những người đã chung tay xây dựng hệ thống KPIs và còn do các nhân viên cùng nhau thống nhất

Trong những doanh nghiệp, họ sẽ có một buổi báo cáo đánh giá kết quả công việc định kỳ. Nên việc đánh giá đó sẽ được kết hợp những ý kiến giữa nhân viên, nhà đầu tư và các chủ doanh nghiệp để có những kết quả xuất sắc.

Bước 5: Các điều chỉnh và những tối ưu về KPI

Về các kết quả xem xét về các hệ thống của PLIs vừa được lập, nó sẽ đảm bảo được rằng các số liệu sẽ tương ứng phù hợp, để đạt được tối ưu của nó sẽ mất vài tháng đầu đầu giúp mọi thứ đạt tới mức tối ưu nhất. Nhưng khi KPI cuối cùng, hãy duy trì để nó được ít nhất là một năm. 

Tổng kết

Tại Việt Nam hiện nay, SmartOSC DX là công ty phần mềm đưa ra rất nhiều hạng mục các hệ thống quản trị nhằm đáp ứng hiệu quả cũng như tiêu chí mà khách hàng cần như: tính nhất quán, tính kế thừa, tính liên kết và được chuẩn hóa đo lường, có sự cam kết và dễ dàng trong quá trình thực hiện. Đây được xem là công cụ giúp cho doanh nghiệp đi tới thành công dễ dàng hơn, đồng thời xây dựng tổ chức mọi thành viên đều có sự gắn kết, cùng chi hướng để phát triển bền vững, lâu dài.