Quản Lý Nhân Sự - HRM

Lợi Ích Của Phần Mềm Nhân Sự Trong Thực Hiện Thủ Tục Nhân Sự

Hiện, có rất nhiều doanh nghiệp đang lầm tưởng rằng những phần mềm chấm công, tính tiền lương là phần mềm quản lý nhân sự, nhưng thực sự, những lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự mang tới cho doanh nghiệp là rất lớn nếu như biết cách sử dụng và khai thác. 

Bài viết này, SmartOSC DX sẽ cố gắng để truyền tải tới bạn đọc những hiểu biết về lợi ích của phần mềm nhân sự trong thực hiện thủ tục nhân sự giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ nhất về giải pháp quản lý này. 

Quá trình phát triển của phần mềm quản lý nhân sự

Trước khi đi vào tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự là gì, hãy điểm lại những mốc phát triển của phần mềm này trên thế giới hiện nay.

• Những năm đầu 1970: lần đầu máy tính lớn được sử dụng nhằm mục đích tạo báo cáo đơn giản, quản lý các chức năng có liên quan tới tính lương. 
• Vào năm 1979: SAP đã phát hành R/2, có tích hợp những tính năng nhân sự vào phần mềm, lần đầu tiên người dùng có thể kết hợp thông tin dữ liệu quan trọng vào môi trường máy tính lớn. 
• Trong năm 1987: Oracle phát hành Peoplesoft, cột mốc này rất quan trọng bởi ứng dụng được thiết kế trên máy chủ – máy khách thay vì máy tính lớn như trước đây. Đây là hệ thống đầu tiên đã được xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu về quản trị nhân sự. 
• Đầu năm 2000: hệ thống chuyên biệt đã dần trở nên phổ biến, tập trung nhiều hơn vào các khu vực chuyên biệt như tuyển dụng, thay vào đó là phần mềm một cỡ vừa cho tất cả. 
• Năm 2006: sự xuất hiện của các giải pháp trên nền điện toán đám mây, đánh dấu sự gia tăng số lượng công ty sử dụng phần mềm quản trị nhân sự. 
• Năm 2014: sự phổ biến của chiếc di động và tablet thúc đẩy nhà cung cấp hỗ trợ truy cập trên nền tảng di động khá phổ biến. 
• Năm 2015: Để có thể thúc đẩy và khuyến khích nhân viên, doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng phần mềm quản trị nhân sự với những tính năng game hóa, giúp cho môi trường làm việc trở nên hấp dẫn với nhân viên hơn, có thêm điểm nếu làm tốt công việc và đổi điểm thành tiền. 
• Năm 2016: Các nhà tuyển dụng sử dụng nhiều hơn hệ thống HRM giúp hỗ trợ tuyển dụng bằng video, giảm thời gian đi lại cũng như phần nào giúp doanh nghiệp tiết kiệm cho quy trình phỏng vấn, tuyển dụng.

Lợi ích phần mềm nhân sự trong thực hiện thủ tục nhân sự

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, hợp lý hóa quy trình quản lý và thực hiện thủ tục nhân sự mà còn khai thác tối đa tiềm năng của họ. Cụ thể là những lợi ích phần mềm quản lý nhân sự mang tới cho doanh nghiệp:

Quản lý tuyển dụng hiệu quả

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp cho cán bộ nhân sự dễ dàng chuẩn bị thông báo tuyển dụng, đăng tải lên các trang tuyển dụng khác nhau, lựa chọn và đánh giá những ứng viên sao cho phù hợp với tiêu chí đã đặt ra. Một số phần mềm còn cung cấp riêng sàn tuyển dụng giúp cho doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ CV và tuyển dụng ứng viên phù hợp với vị trí đặt ra. 

Đánh giá đầy đủ về nhân viên và kỹ năng

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể tập trung đầy đủ hơn về thông tin nhân viên, điều này giúp cho việc phân công công việc hiệu quả nhất. Đồng thời, nhân viên có thể dễ dàng biết được hồ sơ chi tiết của mình và trách nhiệm được giao phó, tự mình cập nhật thông tin nếu cần thiết.

Quản lý toàn diện lực lượng lao động

Đóng tất cả các hoạt động có liên quan tới nhân sự vào duy nhất một chiếc hộp, tức là doanh nghiệp có thể đơn giản hóa việc phân công công việc, theo dõi tiến trình hay khen thưởng từ một phần mềm duy nhất mang tới hiệu quả cao về năng suất và tiết kiệm chi phí.

Quản lý tính lương

Sử dụng phần mềm để quản lý nhân sự với tính năng tính lương sẽ đảm bảo lương, phúc lợi cho nhân viên luôn được tính đúng và tuân thủ các quy định về thuế. Thậm chí là đối với doanh nghiệp đông nhân viên nhằm tiết kiệm thời gian. 

Đánh giá và khen thưởng chính xác

Mỗi mệt hệ thống quản lý nhân sự đều sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi sự tiến triển của mỗi nhân viên và đánh giá mức độ hoàn thành công việc, khen thưởng xứng đáng cho các nhân viên của mình. 

Lợi ích tính năng bên trong phần mềm quản lý nhân sự

Cùng những tính năng ưu việt, phần mềm quản trị sẽ giúp cho nhà quản lý có một cách thức quản lý viên chuyên nghiệp nhằm biến con người thành lợi thế cạnh tranh. 

Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên

Nhân viên HR có thể đã đính kèm scan hồ sơ cho từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ trong phòng lưu trữ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên nhằm quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc cho tới khi nghỉ việc.

Chấm công

Phần mềm giúp quản lý nhân sự trong quá trình nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công sao cho chi tiết theo thời gian, chấm công ngoài giờ, tự động lập bảng chấm công được tổng hợp theo thời gian, sản phẩm/doanh số, hiệu quả hơn trong công việc (KPIs)

Quản lý lương

Mọi dữ liệu về nhân sự và cách tính lương được chứa trong hệ thống duy nhất, không còn nhập trùng hay chuyển đổi dữ liệu. Nhân viên khi xem phiếu lương trực tuyến trên điện thoại thông minh giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, đảm bảo bí mật về lương thưởng. 

Quản lý phúc lợi

Nhằm theo dõi các dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, cho phép cài đặt và bổ sung vào kế hoạch phúc lợi. 

Quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng

Lập quyết định khen thưởng và thông báo cho toàn công ty và cho biết cá nhân nào được khen thưởng. Tự động cập nhật quyết định khen thưởng vào hồ sơ của mỗi nhân viên, giúp cho nhân sự và nhà lãnh đạo trực tiếp tra cứu bảng thành tích của nhân viên trước khi đưa ra hội đồng, đề bạt và bổ sung cán bộ.

Lên phương án tuyển dụng mới

Đây được xem là tính năng quen thuộc của phần mềm quản lý nhân sự. Gần đây các phương án tuyển dụng online mang tới những lợi ích đáng kể như hỗ trợ ứng viên tiềm năng khi nộp đơn trực tiếp ngay trên website, hỗ trợ tìm được ứng viên phù hợp trong cơ sở dữ liệu, hỗ trợ tìm ứng viên thiết lập hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển dụng. 

Quản lý đào tạo

Lập ra kế hoạch đào tạo, theo dõi và tổ chức thực hiện, khảo sát cũng như đánh giá chất lượng sau quá trình đào tạo. Báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo giúp cho người lãnh đạo có quyết định chính sách phù hợp để ngày càng nâng cao năng lực đội ngũ của doanh nghiệp.

Quản lý phúc lợi

Nhân viên có thể đăng ký tham gia chương trình phúc lợi trực tiếp trên chiếc điện thoại thông minh. Khảo sát, đánh giá về hiệu quả tổ chức các chương trình phúc lợi, kiểm soát ngân sách tổ chức dành cho chương trình phúc lợi một cách chặt chẽ và mang tính hiệu quả. 

Các phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất tại Việt Nam

Hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự đang ngày càng được ưa chuộng tại các doanh nghiệp Việt bởi tính hiệu quả, lợi ích to lớn mà nó mang lại. Chính vì thế, thị trường phần mềm quản lý nhân sự ngày càng sôi động và có sự tham gia của nhiều ông lớn trong ngành phần mềm. 

Tuy nhiên, do trình độ phát triển của phần mềm tương đối chậm hơn so với thị trường thế giới nên hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường chỉ được trang bị một số tính năng cơ bản như chấm công, tính lương… mà chưa được hệ thống báo cáo nhân sự quá tình phân tích, hoạch định chiến lược của ban lãnh đạo công ty. 

Trên đây là những thông tin cơ bản về lợi ích của phần mềm nhân sự trong việc thực hiện thủ tục nhân sự đơn giản và dễ dàng. Hy vọng với những chia sẻ của SmartOSC DX đã giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ, nhiều chiêu về công cụ quản lý này. Sớm đưa vào ứng dụng cho công việc nhằm tăng năng suất hiệu quả, đạt mục tiêu kinh doanh như mong đợi.