Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Mục tiêu bền vững của số hóa văn phòng

Số hóa văn phòng là cách duy nhất cách hiện đại và bắt kịp xu hướng để các tổ chức có thể tồn tại, cạnh tranh và có cơ hội phát triển trong môi trường công nghệ thay đổi nhanh chóng hiện nay. Các tổ chức dễ bị thụt lùi khi không bắt kịp xu hướng, dẫn đến thất bại. Vậy số hóa và mục tiêu của nó là gì? Bài viết này SmartOSC DX sẽ nêu chi tiết các thắc mắc của bạn về mục tiêu bền vững của số hóa.

Số hóa văn phòng là gì?

Số hóa là quá trình chuyển giao các công việc hành chính, quản lý văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đến và đi theo phương pháp thông thường. Điều này bao gồm việc chuyển các bản sao tài liệu viết tay, bản in trên giấy hoặc bất kỳ hình ảnh âm thanh, dữ liệu toàn văn bằng nhiều hình thức khác nhau, các định dạng, tiêu chuẩn dữ liệu cho máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. 

Ngoài ra, ngay cả việc điều hành công việc của người lao động hay lãnh đạo văn phòng cũng đã trải qua một cuộc chuyển đổi hiện đại, chuyển từ họp bàn tròn, nhắc nhở, phân công phối hợp công việc bằng miệng và bằng văn bản sang điều hành trên máy tính có kết nối internet. Đó là một ví dụ điển hình cho số hóa văn phòng.

Mục tiêu của số hóa văn phòng cho các doanh nghiệp

Giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp yêu cầu nhiều giấy tờ, sổ sách cho phương pháp quản lý thủ công, cũ kỹ làm tăng chi phí. Ngoài ra, các công ty phải trả tiền cho những thứ như giấy, mực in, điện năng, khấu hao các trang in, chi phí tuyển dụng một số nhân viên, v.v.

Các doanh nghiệp hiện có thể giảm loại chi phí này theo nhiều cách khác nhau, nhưng cách hiệu quả nhất phải kể đến các phần mềm ứng dụng kỹ thuật số. Việc sử dụng bộ nhớ máy tính sẽ cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn hoặc các khoản đầu tư thương mại sẽ tăng thu nhập và cải thiện hoạt động của công ty.

Dẫn đầu xu thế, tăng năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên

Năng suất của nhân viên tăng lên đáng kể khi công ty được số hóa. Ví dụ, nhân viên sẽ phải mất nhiều thời gian tìm kiếm các loại giấy tờ để hoàn thành công việc của mình nếu việc quản lý và làm việc vẫn được thực hiện theo kiểu truyền thống trên giấy tờ. Đây cũng là một sự lãng phí về lâu dài.

Việc sử dụng các công cụ số hóa sẽ hỗ trợ các tổ chức giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Do đó, dù bạn là quản lý hay nhân viên, bạn đều có thể nhận được đầy đủ và đúng cách các giấy tờ mình cần chỉ bằng một vài bước đơn giản. Sau đó, nhân viên có thể sử dụng thời gian để hoàn thành các hoạt động quan trọng khác.

Số hóa văn phòng để xử lý dữ liệu dễ dàng hơn

Các tổ chức và doanh nghiệp có thể xác định vị trí dữ liệu và thông tin nhanh chóng, thuận tiện và ít hạn chế hơn nhờ số hóa doanh nghiệp. Tất cả dữ liệu có thể được dịch sang định dạng kỹ thuật số hiện đại từ đó các bộ phận kinh doanh và quy trình có thể được đồng bộ hóa. Tại thời điểm đó, ngay cả khi bạn không có mặt tại tổ chức, người dùng được ủy quyền có thể sử dụng Internet để truy cập hệ thống tài liệu.

Do đó, tất cả các vấn đề liên quan đến tài liệu đều được giải quyết nhanh chóng, thích ứng và hiệu quả hơn, đặc biệt là trong bối cảnh nhiều hoàn cảnh buộc nhân viên phải làm việc tại nhà nhưng khiến họ không thể có mặt tại nơi làm việc những ngày này.

Số hóa văn phòng để đảm bảo thông tin được bảo mật tốt hơn

Mọi tổ chức sẽ có thông tin duy nhất về chiến lược kinh doanh, kế hoạch phát triển, tiếp thị, thông tin khách hàng và dữ liệu nhân sự. Tất cả những sự thật vô cùng quan trọng này có ảnh hưởng trực tiếp đến cách tổ chức đó hoạt động và phát triển. Vì vậy, việc duy trì an toàn thông tin là điều tối quan trọng.

Các doanh nghiệp có thể cải thiện tính bảo mật của hệ thống dữ liệu của họ nhờ vào số hóa. Chủ sở hữu doanh nghiệp, quản trị viên và / hoặc nhân viên được ủy quyền có thể kiểm tra, sửa đổi và / hoặc cập nhật các tài liệu quan trọng này khi cần thiết.

Bên cạnh đó, bạn có thể xây dựng các thủ tục nhóm quyền hạn cho từng bộ phận và cá nhân để đảm bảo không ai khác có thể truy cập dữ liệu và ngăn chặn hành vi trộm cắp. Ngoài ra, nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và quản lý trong khi quét tài liệu để biết ai đang xem hoặc sửa đổi chúng, tạo cơ sở cho việc truy tố trong trường hợp vi phạm hoặc đánh cắp dữ liệu. Điều này có thể thực hiện được nhờ thông tin được lưu trên máy tính hoặc trên đám mây.

Nâng cao khả năng lưu trữ của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp lưu giữ thông tin và tài liệu trên giấy và sổ sách có nguy cơ bị mất hoặc làm hỏng các hồ sơ đó do hư hỏng, mối mọt, ẩm ướt hoặc mất mát. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thoát khỏi tâm lý lo lắng này khi họ chuyển sang kỹ thuật số. Nhờ số hóa, thông tin và dữ liệu có thể được lưu giữ an toàn trong nhiều năm cho các tìm kiếm trong tương lai với sự hỗ trợ của các tài liệu được lưu trữ trên máy tính và các dịch vụ đám mây.

Bảo vệ môi trường với văn phòng không giấy

Hàng triệu tấn giấy thải có thể được sản xuất hàng năm bởi các công ty áp dụng quản lý dựa trên giấy. Điều này gây ảnh hưởng xấu đến môi trường và gây lãng phí tài nguyên. Do đó, người ta khuyên bạn nên sử dụng ít giấy hơn và tạo ra ít rác hơn.

Do đó, việc lưu giữ thông tin và dữ liệu kỹ thuật số được cho là lành mạnh về mặt sinh thái vì nó giúp giảm thiểu việc in ấn lãng phí đồng thời truyền tải và nâng cao ý thức giữ gìn môi trường đến các doanh nghiệp.

Tạo cơ hội để ứng dụng chuyển đổi số

Chuyển đổi số được xem là nhu cầu sống còn của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Việc chuyển đổi kỹ thuật số sau đó được coi là nền tảng tích hợp hoàn toàn kỹ thuật số hóa.

Tất cả thông tin và dữ liệu sẽ được chuyển đổi sang dạng số, giúp doanh nghiệp sử dụng các giải pháp thông minh dễ dàng hơn, đạt được thành công vượt trội trong quá trình chuyển đổi số và tiết kiệm chi phí đáng kể.

Giúp doanh nghiệp của bạn hạn chế rủi ro mất tài liệu

Sẽ là một thách thức đối với các doanh nghiệp trong việc tránh những rủi ro khách quan trong quá trình hoạt động như hỏa hoạn, thiên tai cũng như những rủi ro chủ quan do con người và người lao động gây ra. Các tài liệu trong công ty do đó sẽ có nguy cơ bị đốt cháy, xé toạc, thất lạc,… 

Do ảnh hưởng xấu đến quá trình tăng trưởng nên không công ty nào muốn chấp nhận những rủi ro này. Tuy nhiên, việc sử dụng số hóa có thể hỗ trợ giải quyết những vấn đề này và đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin và hồ sơ của công ty.

Nếu một tổ chức tiếp tục sử dụng các phương thức quản lý và làm việc cũ, nó có thể khiến hệ điều hành trở nên lỗi thời, dẫn đến năng suất lao động thấp và dễ dẫn đến lỗi. Số hóa văn phòng đã trở thành điều cần thiết trong thời đại công nghệ tiên tiến. Chúng tôi cung cấp bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp của bạn phát triển nhanh chóng. Liên hệ chúng tôi ngay để biết đó là gì.