Uncategorized

Nâng Cao Năng Suất Làm Việc Với Phần Mềm Quản Lý Công Việc

Với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, các phần mềm quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và giải quyết những khó khăn tồn đọng một cách hợp lý và hiệu quả. Ứng dụng phần mềm quản lý công việc giúp nâng cao năng suất làm việc của cá nhân và doanh nghiệp như thế nào sẽ được giải thích trong bài viết dưới đây!

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc dùng để tự động tạo lập kế hoạch và sắp xếp các những việc mà bạn được giao theo một thứ tự khoa học. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý còn được tích hợp thêm một số tính năng hữu ích khác như: xem lịch, thông báo nhắc nhở, lưu trữ dữ liệu,…

Hiện nay có ba xu hướng thiết kế app quản lý công việc: một là phần mềm sử dụng offline, hai là phần mềm sử dụng online, ba là phần mềm có thể dùng được kể cả khi kết nối mạng lẫn không có kết nối mạng.

Ở Việt Nam, phần mềm quản lý công việc đang trở thành một xu hướng trong cuộc cách mạng chuyển đổi số và được công nhận là một giải pháp hữu ích trong quản lý công việc, đặc biệt là các công việc mang tính đội nhóm, giúp công việc nhóm trở nên dễ dàng và cộng tác hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý công việc đem lại lợi ích gì?

Với mục tiêu giải quyết các vấn đề cốt lõi trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, để cho mỗi một nhân viên dù bình thường nhất cũng có thể hoàn thành xuất sắc công việc của mình và mỗi nhà quản lý dù ở bất kỳ thời điểm nào cũng có thể thấy được bức tranh tổng quan của doanh nghiệp, phát hiện được những điểm nóng và dự báo trước được những rủi ro để xử lý kịp thời. 

Tăng thêm tính chuyên nghiệp

Sự chuyên nghiệp, bài bản trong mỗi một doanh nghiệp là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định đến năng suất làm việc của nhân viên. Vì khi mọi thứ được quản lý một cách có hệ thống thì chắc chắn sẽ diễn ra suôn sẻ và trôi chảy hơn. 

Phần mềm quản lý công việc giúp quản lý nhân viên hiệu quả hơn

Trước đây khi chưa có sự hỗ trợ của những phần mềm này, trách nhiệm của người quản lý là rất lớn. Bởi họ vừa phải giám sát, đôn đốc quá trình làm việc, lại vừa phải chú ý tới thái độ làm việc của nhân viên để kịp thời điều chỉnh. Đặc biệt trong những doanh nghiệp lớn, để quản trị được toàn bộ nhân viên và khối lượng công việc đồ sộ không phải điều dễ dàng, người quản lý tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Với sự xuất hiện của những phần mềm quản lý nhân viên này, thì việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Bởi vì phần mềm sẽ thay bạn theo dõi tiến độ và hiệu quả làm việc của nhân viên cấp dưới, từ đó bạn có thể đánh giá được mức độ nghiêm túc trong công việc của họ.

Giúp kiểm soát tốt công việc cá nhân

Một phần mềm không chỉ dành cho những công việc ở công ty, mà còn có thể áp dụng để kiểm soát và lên lịch trình cho các công việc cá nhân. Hiện nay, hầu hết các phần mềm này đều được tích hợp tính năng lập kế hoạch, xem lịch và đặt lịch. Vì vậy, bạn có thể tạo ra danh sách những việc cần làm cũng như đặt ngày giờ cụ thể đối với mỗi nhiệm vụ, phần mềm có chức năng nhắc nhở trong trường hợp bạn quên. Nâng cao năng suất làm việc với phần mềm quản lý:

• Giúp nhân viên không bỏ lỡ công việc nhờ hệ thống nhắc nhở, cảnh báo khi đến ngày kế hoạch. Có nhiều hình thức cảnh báo qua tin nhắn, email,… 
• Dễ dàng cập nhật được lịch làm việc chung của cả công ty, lịch làm việc cá nhân và nhóm
• Cập nhật được các thông báo, quyết định mới nhất của công ty nếu có
• Lên lịch làm việc hàng ngày của cá nhân chi tiết và hệ thống, giúp cá nhân làm việc khoa học và hiệu quả hơn, cắt giảm thời gian làm việc mà vẫn đảm bảo được chất lượng công việc
• Báo cáo công việc cho lãnh đạo và nhận chỉ đạo một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm

Giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả

Muốn quản lý hiệu quả doanh nghiệp thì không thể thiếu sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý công việc. Phần mềm này giúp giám sát chẽ tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên, hỗ trợ thường xuyên và tự động nhắc nhở thực hiện các kế hoạch đã đặt ra. 

• Quản lý tập trung và thống nhất nhân viên và các phòng ban trong doanh nghiệp trên một hệ thống, giúp cắt giảm thời gian làm việc qua khâu trung gian không cần thiết
• Làm việc và cập nhật tiến độ công việc trên hệ thống duy nhất, giúp nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi nhân viên cũng như tình hình của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời ngay trên phần mềm .

• Tất cả các mẫu tài liệu, hợp đồng, văn bản, công văn đều được lưu trữ lại một cách hệ thống trên phần mềm, có thể tìm lại một cách dễ dàng 
• Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, các phòng ban và được cập nhật ngay trên phần mềm, mọi nhân viên trong công ty đều biết rõ
• Quản lý chi tiết và đầy đủ nhất các hạng mục công việc, nhiệm vụ phát sinh trong từng thời điểm và tiến độ thực hiện công việc, để kịp thời nhắc nhở và đôn đốc nhân viên. Từ đó nâng cao năng suất làm việc hơn
• Quản lý thông tin khách hàng, đối tác ngay trên phần mềm giúp dễ dàng cập nhật thông tin trên hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo mật và xử lý thông tin, công việc.

Lời kết

Trên đây là những thông tin về lợi ích của phần mềm quản lý công việc – một công cụ giúp nâng cao năng suất làm việc của cá nhân và nhà quản lý quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Hy vọng các doanh nghiệp sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất!

SmartOSC DX luôn đồng hành với các doanh nghiệp trên con đường hiện đại hóa và hợp lý hóa quản trị doanh nghiệp!