Uncategorized

Những Điều Cần Biết Về Quản Lý Phiếu Xuất Kho

Tương tự như bước nhập kho trong quy trình quản lý kho hàng, phiếu xuất kho là những đơn từ quan trọng không thể thiếu được tạo ra với mục đích theo dõi vật tư và hàng hoá phục vụ trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Phiếu xuất kho còn đóng vai trò trong kế hoạch hạch toán chi phí của bộ phận kế toán trong quá trình kiểm tra doanh nghiệp. Vậy muốn tìm phiếu xuất kho là gì thì mời bạn xem bài viết sau đây của SmartOSC DX. 

Quy trình xuất kho hàng là làm gì?

Một quy trình xuất kho thường có những bước cụ thể như: 

• Sau khi khách hàng đặt hàng thì đơn hàng sẽ được ghi nhận bởi phòng kinh doanh. Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với thủ kho để kiểm tra số lượng, chất lượng, tên hàng và xác nhận lại theo đúng yêu cầu của khách hàng. 
• Phòng kinh doanh sẽ làm phiếu xuất kho để yêu cầu thủ kho kiểm tra và tiến hành xuất kho cho nhân viên bán hàng. 
• Đồng thời, kế toán viên cũng sẽ xuất hoá đơn bán hàng bên cạnh phiếu xuất kho và phiếu giao hàng để đưa cho khách hàng. 
• Đây là toàn bộ quy trình cơ bản của một đơn hàng từ khi phát sinh cho đến khi hàng hóa đến tay khách hàng. 

Phiếu xuất kho là gì? Tại sao cần dùng đến phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được tạo ra nhằm mục đích theo dõi chi tiết số lượng hàng hoá, vật tư cơ sở vật chất đã xuất ra phục vụ cho doanh nghiệp. Mỗi phiếu xuất kho sẽ được ghi chi tiết và rõ ràng để làm căn cứ cho doanh nghiệp khi hạch toán chi phí. Dựa vào những phiếu xuất kho này, doanh nghiệp có thể tính toán giá sản phẩm, kiểm tra mức độ sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật tư. 

Nhân viên kế toán có nhiệm vụ viết phiếu xuất kho. Phiếu được bộ phận kho lập thành 3 liên (tùy vào quy mô từng doanh nghiệp) bao gồm:

Liên 1 : Lưu trữ lại tại bộ phận lập phiếu

Liên 2 : Lưu trữ lại cho thủ kho 

Liên 3 : Giao cho người nhận hàng hóa hay sản phẩm

Quy trình để hoàn thiện một phiếu xuất kho bao gồm từ người trực tiếp lập phiếu đến kế toán trưởng và ban lãnh đạo xem xét và ký tên. Cuối cùng là giao cho người nhận để đưa phiếu đến kho cho quản lý kho, thủ kho để nhận hàng hóa dựa trên chi tiết có trên phiếu kho. 

Các mẫu phiếu xuất kho thường tập hợp những thành phần quan trọng không thể thiếu: 

• Tên doanh nghiệp
• Thời gian lập phiếu
• Thông tin người lập phiếu và lý do xuất nhập kho 
• Bảng thống kê
• Chữ ký các bên liên quan

Với những doanh nghiệp lớn có quy mô kho bãi khổng lồ, việc quản lý xuất nhập kho không thể thực hiện thủ công truyền thống. Những phần mềm quản lý kho hiện đại ra đời nhằm mục đích cải thiện hiệu suất nhân viên kho, giảm thất thoát hàng hóa và tiết kiệm chi phí nhân lực. 

Lợi ích của việc triển khai phần mềm quản lý kho hàng

Quản lý quy trình xuất kho 

Một phần mềm quản lý kho giúp bạn tự động hóa việc tạo phiếu xuất kho với chỉ vài thao tác nhập vào địa điểm chuyển nhận, tên sản phẩm là đã có thể xuất kho vô cùng nhanh chóng. 

Phần mềm còn có thể tự động cập nhật tồn kho khi chuyển hàng. Xác định chính xác số lượng hàng hóa tăng giảm mỗi khi thực hiện thành công một lần chuyển hàng. Từ đó giúp nhân viên kho cũng như ban quản lý dễ dàng theo dõi trạng thái hàng chuyển và nắm bắt chính xác số lượng hàng trong kho. 

Nâng cao hiệu suất công việc 

Việc dễ dàng quản lý kho hàng giúp giảm thiểu công sức lao động, kiểm soát lượng hàng tồn kho chính xác, tận dụng tối đa không gian lưu trữ trong kho. Việc nắm rõ sự luân chuyển hàng hóa và hoạt động trong kho sẽ giúp bạn lãnh đạo biết đưa ra những điều chỉnh phù hợp trong việc nhập xuất hàng hóa trong kho, điều khiển các hoạt động trong kho an toàn và hiệu quả hơn. 

Lập báo cáo chi tiết tức thì 

Đa số các phần mềm quản lý kho hiện nay đều có khả năng tạo báo cáo với nội dung tùy theo yêu cầu của nhân viên kho hoặc nhà quản lý dựa trên các dữ liệu được cập nhật liên tục trên phần mềm. Người sử dụng có thể dễ dàng truy cập các báo cáo thông qua nhiều nền tảng và ở bất cứ đâu với sự tiện lợi của phần mềm ngày nay. 

Bảo mật thông tin tối đa 

Sự khác nhau lớn nhất giữa việc quản lý kho bằng phần mềm so với các phương pháp thủ công truyền thống trước đây là tính bảo mật. Một phần mềm có thể phân quyền trực tiếp cho từng nhân viên về khả năng truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, việc tích hợp công nghệ đám mây sẽ giúp các dữ liệu của công ty luôn ở trong tình trạng an toàn, bảo mật cao. 

Hy vọng bài viết đã chia sẻ cho bạn những kiến thức về quy trình quản lý kho nói chung và khái niệm về phiếu xuất kho nói riêng. Ngoài ra việc tìm hiểu và triển khai một phần mềm quản lý kho sẽ cần thiết nếu doanh nghiệp bạn muốn phát triển và hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai.