Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm Nhân Sự Có Thực Sự Cần Thiết Hay Không

Phần mềm nhân sự là giải pháp quản lý đã cực kỳ phổ biến trên thế giới, nhưng tại Việt Nam số lượng doanh nghiệp ứng dụng công nghệ này vẫn còn khá ít. Vậy phần mềm nhân sự có thực sự cần thiết, hãy tìm hiểu 5 lý do chứng minh tầm quan trọng cũng như lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại trong bài viết dưới đây của SmartOSC DX để tìm lời giải cho câu hỏi nó có cần thiết hay không?

Hỗ trợ giải quyết công việc hành chính nhân sự

Công việc hành chính nhân sự luôn là hoạt động gây mất nhiều thời gian cho bộ phận nhân sự và nó chiếm một khối lượng thời gian rất lớn khiến nhà quản lý không còn thời gian để thực hiện những công việc khác. Nếu không ứng dụng phần mềm nhân sự có thể mỗi ngày bạn sẽ mất hàng giờ để nhập liệu thông tin nhân sự, in ấn các thông báo trong doanh nghiệp… Những vấn đề này sẽ được giải quyết hoàn toàn khi có giải pháp quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.  

Ví dụ: Khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Zoho People, thì các công việc hành chính nhân sự sẽ được số hóa hoàn toàn, thông tin nhân sự tự động lưu trữ, cập nhật nếu có sự thay đổi. Hay các hợp đồng, thông báo thì có thể soạn thảo gửi trực tiếp đến các phòng ban mà không cần in ra giúp bộ phận nhân sự có thêm thời gian để thực hiện những hoạt động quan trọng, phát triển nhân sự trong doanh nghiệp và còn tiết kiệm chi phí in ấn. Đồng thời các quy trình liên quan khác như tuyển dụng, lương bổng cũng được chuẩn hóa, thực hiện trên phần mềm loại bỏ các thủ tục rườm rà.

Cải thiện khả năng tự phục vụ của nhân viên

Trong một doanh nghiệp nhỏ đã gần 100 nhân viên, với các doanh nghiệp lớn con số đó còn lên đến hàng nghìn, với những thắc mắc cần tìm hiểu về văn hóa hay hợp đồng, tiền lương… của nhân viên thì phòng nhân sự không thể giải đáp hết thắc mắc. Ứng dụng giải pháp quản lý nhân sự sẽ là phương pháp tối ưu giúp cải thiện khả năng tự phục vụ của nhân viên. Mỗi nhân viên đều được cung cấp một tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống, ở đó mọi thông tin về chính họ hay về doanh nghiệp đều có trên hệ thống, nhân viên có thể dễ dàng truy cập, tự tìm hiểu các thông tin đó.

Cung cấp sự riêng tư và bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu là vấn đề nan giải đối với những doanh nghiệp truyền thống, vẫn lưu trữ chúng theo phương pháp thủ công là in ra hay chỉ đơn thuần là lưu vào file của máy tính. Cách lưu trữ như vậy sẽ khiến doanh nghiệp tốn rất nhiều diện tích để lưu trữ và những thông tin không hề được bảo mật. Công ty cần có biện pháp để bảo vệ thông tin này khỏi sự tấn công từ bên ngoài hoặc bị lợi dụng trái phép. 

Sự riêng tư, bảo mật sẽ được tối ưu hóa với phần mềm nhân sự. Hiện nay, hầu hết các giải pháp nhân sự đều có nhiều phương thức bảo mật hiện đại, giúp dữ liệu luôn an toàn trong mọi tình huống. Tính năng bảo mật của Zoho People là một điển hình, chúng có nhiều lớp bảo mật khắt khe, phân quyền người dùng theo tính năng truy cập và chức danh, đặc biệt ngay khi dữ liệu được đưa vào hệ thống chứng sẽ ngay lập tức số hóa – đây cũng là công nghệ bảo mật cực an toàn mà hiến phần mềm nhân sự nào có.

Loại bỏ lỗi do con người\

Lỗi do con người là lý do lớn nhất gây ra sai sót trong quy trình tính lương hay nhập dữ liệu, báo cáo… Tự động hóa các quy trình đó là giải pháp tốt nhất để loại bỏ vấn đề này. 

 Quản lý nhân viên hiệu quả

Quản lý nhân viên là nhiệm vụ quan trọng nhất mà bộ phận nhân sự đảm nhận. Nhưng công việc này sẽ không mang lại hiệu quả cao khi chỉ thực hiện chúng thủ công. Điều mà các doanh nghiệp cần để cải thiện vấn đề này là một giải pháp công nghệ để nâng cấp hoạt động này trở nên chuyên nghiệp, hiện đại hơn.

Trong vấn đề quản lý nhân sự, thì quy trình chấm công sẽ được quan tâm nhất vì chúng giúp doanh nghiệp theo dõi công việc của nhân viên. Tuy nhiên, nếu là một doanh nghiệp lớn, có nhiều chi nhánh, có nhiều khung thời gian làm việc khác nhau hình thức chấm công trên giấy tờ không thể đáp ứng nhu cầu và nó có thể tạo ra tình trạng chấm công hộ. Khi có sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể xóa bỏ nỗi lo này. Trên thị trường, sẽ có một số dạng phần mềm nhân sự cho phép liên kết với máy chấm công, dữ liệu từ máy sẽ chuyển trực tiếp đến hệ thống và phần mềm sẽ phân loại nhân viên theo phòng ban, chức vụ, lưu trữ lại. Hoặc, hiện đại hơn sẽ có phần mềm được tích hợp tính năng chấm công ngay trong hệ thống, chúng thực hiện chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt cho phép doanh nghiệp quản lý nhân viên từ xa và Zoho People là phần mềm tiêu biểu có tính năng chấm công từ xa mà doanh nghiệp có thể tham khảo, ứng dụng.

Nhờ vào phần mềm nhân sự, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, ngân sách hơn và còn tăng hiệu suất tổng thể, nâng cao giá trị thương hiệu của mình trên thị trường.

5 lý do trên chính là câu trả lời cho câu hỏi phần mềm quản lý nhân sự có cần thiết hay không? Qủa thực, quản lý nhân sự trong thời đại 4.0 mà không ứng dụng giải pháp nhân sự sẽ là một thiếu sót lớn đối với các doanh nghiệp. Mong rằng, bài viết trên sẽ giúp nhà quản lý hiểu được tầm quan trọng của công nghệ này và có thể tìm cho mình một phần mềm ưng ý. Liên hệ ngay với SmartOSC DX nếu cần tư vấn về phần mềm quản lý nhân sự.