Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

So Sánh Văn Phòng Truyền Thống Và Văn Phòng Điện Tử

Rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay không biết nên hay không nên thay thế văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử. Với cuộc cách mạng 4.0 được nổ ra, phát triển mạnh mẽ đã làm thay đổi rất nhiều tư duy quản lý của các bậc lãnh đạo. Với cái nhìn đa chiều, sâu rộng điều này cũng đã tác động không ít tới nền kinh tế thị trường của Việt Nam. 

Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp phần mềm văn phòng điện tử thay thế văn phòng truyền thống nhưng liệu đâu là phần mềm tốt? Đứng lên bàn cân để so sánh liệu giữa hai văn phòng này thì văn phòng nào có tính ứng dụng tốt hơn? Cùng SmartOSC DX tìm hiểu thông quan bài viết dưới đây. 

Mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống là văn phòng công ty, doanh nghiệp trả tiền thuê theo tháng, quý, năm hay một thời gian xác định nào đó trên một đơn vị diện tích nhất định mà doanh nghiệp đó mong muốn. Kiểu văn phòng này phù hợp cả với công ty, doanh nghiệp lớn cũng như doanh nghiệp mới thành lập với quy mô đa dạng.

Văn phòng truyền thống cũng được hiểu là nơi nhân viên làm việc từ thứ hai đến thứ 6, theo đúng quy định về giờ giấc tại khu vực làm việc.

Văn phòng truyền thống ngày nay thường được hiểu là văn phòng thuộc quyền sở hữu riêng của doanh nghiệp với thiết kế cơ bản, ít sử dụng các yếu tố sáng tạo, hiện đại. Đây là kiểu văn phòng có tính chất cố định.

Văn phòng điện tử

Định nghĩa về văn phòng điện tử không chính xác và nó có thể là:

• sự ra đời của các máy tính cá nhân chạy các ứng dụng phần mềm văn phòng , chẳng hạn như bộ xử lý văn bản ,
• hoặc kết nối giữa các máy tính văn phòng sử dụng mạng cục bộ (LAN),
• hoặc việc tập trung hóa các chức năng văn phòng thông qua phần mềm cộng tác (tức là phần mềm nhóm), sau này được các ứng dụng web thay thế trong nhiều ngữ cảnh .

Sự ra đời của văn phòng điện tử đã cải thiện độ chính xác và hiệu quả của các tổ chức và do đó cải thiện mức độ dịch vụ của họ, đồng thời giảm chi phí về mặt lý thuyết và giảm đáng kể mức tiêu thụ giấy. Tuy nhiên, nhiều tài liệu vẫn đang được in ra và lưu hành trên giấy, đặc biệt là những tài liệu yêu cầu chữ ký hoặc các thủ tục pháp lý khác.

Tuy nhiên với phần mềm văn phòng điện tử thì đây là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, checklist công việc, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và khắc phục những nhược điểm của các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Đặc điểm của hai loại văn phòng truyền thống và điện tử có gì khác biệt

Mô hình văn phòng truyền thống

Ưu điểm của văn phòng truyền thống

• Văn phòng truyền thống có tính ổn định giúp tăng độ tin tưởng của khách hàng, đối tác: Do thường được sở hữu bởi một doanh nghiệp, nên những văn phòng truyền thống thường là những địa điểm có trụ sở, thông tin liên lạc cụ thể.
• Văn phòng truyền thống cũng đảm bảo mọi hoạt động trao đổi, hợp tác đều được thực hiện tại đây. Việc các hoạt động giao dịch đều được diễn ra tại văn phòng khiến khách hàng yên tâm, và tạo nên độ tin tưởng, nâng cao hình ảnh, để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, đối tác.

• Với đặc điểm chỉ thuộc một doanh nghiệp nên văn phòng làm việc này sẽ được thiết kế và bố trí mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, việc sở hữu văn phòng truyền thống cũng làm nổi bật văn hóa riêng của doanh nghiệp đó.
• Đảm bảo tính riêng tư, bảo mật: Đây là điểm khác biệt của văn phòng truyền thống với 1 số mô hình văn phòng hiện đại như văn phòng mở hay dịch vụ văn phòng chia sẻ. Đặc điểm này cũng phù hợp với các công ty, doanh nghiệp yêu cầu tính bảo mật thông tin cao giữa các bộ phận.
• Ngoài ra, văn phòng truyền thống cũng được đánh giá cao bởi các đặc điểm về chi phí lâu dài, khả năng thay đổi.

Nhược điểm

Hạn chế mở rộng các mối quan hệ: Văn phòng truyền thống thường được thiết kế gồm các phòng, các khu riêng biệt. Cụ thể, các quản lý và nhân viên thường làm việc thành các khu riêng biệt. Điều này có thể tạo ra khoảng cách nhất định giữa các bộ phận, các đơn vị, hạn chế khả năng trao đổi và giao lưu giữa các nhân viên trong công ty.

• Mô hình văn phòng truyền thống thường được thiết kế cố định và phân chia rõ ràng các phòng ban. Điều này tạo nên bất cập khi muốn đổi mới không gian làm việc, khó khăn trong việc mở rộng hay thu hẹp một bộ phận nào đó khi cần.
• Nhân viên làm việc trong môi trường văn phòng truyền thống thường bị gò bó bởi không gian làm việc thiếu linh hoạt, ít sự giao tiếp, trao đổi.

Mô hình văn phòng điện tử

Ưu điểm của văn phòng điện tử

• Dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ làm việc:

Văn phòng điện tử là mô hình hoạt động online hoàn toàn và nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý công việc, làm việc dựa trên hệ thống thông qua mạng Internet. Nhờ có phần mềm văn phòng điện tử mà các lãnh đạo trong doanh nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý công việc, phân công công việc cho nhân viên ở bất cứ nơi nào có mạng Internet thông qua điện thoại thông minh, qua máy tính bảng và máy tính.

• Quản lý các văn bản tự động

Tất cả những văn bản chuyển đến hay chuyển đi, checklist công việc đều được phần mềm văn phòng điện tử cập nhật một cách nhanh chóng theo trình tự thời gian và phân loại một cách rõ ràng theo từng công văn. Bên cạnh đó, với chức năng cho phép tất cả mọi người có thể ghi chú hay nêu ra các ý kiến cá nhân vào từng checklist công việc trong các công căn thì việc quản lý văn bản sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

• Kho lưu trữ dữ liệu thông minh

Nếu như trước đây các văn phòng truyền thống thường sử dụng những chiếc tủ cao ngất, chật chội hay những chiếc ổ cứng với dung lượng lớn để có thể lưu trữ được tất cả các tài liệu như hình ảnh, video… thì hiện nay, với phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể lưu trữ được tất cả các dữ liệu đó ở trên hệ thống. Và nhân viên công ty để có thể quản lý hồ sơ, sử dụng và chia sẻ các tài liệu, checklist công việc của mình một cách vô cùng dễ dàng chỉ bằng các click chuột.

• Bảo mật thông tin

Đối với văn phòng điện tử thì người dùng có thể bảo vệ tài liệu bằng các mật khẩu khác nhau, giới hạn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng mật mã và thậm chí khóa quyền truy cập vào các tệp. Mặc dù không phải các thông tin được bảo mật một cách tuyệt đối, nhưng mức độ bảo mật này được coi là một cải tiến lớn so với việc sử dụng tủ đựng hồ sơ, két sắt và hầm có khóa đối với văn phòng truyền thống.

Xem thêm về quản lý văn phòng tự động: meeting room booking, hot desking, and visitor management systems

Khó khăn của văn phòng điện tử

Bên cạnh những lợi ích, ưu điểm vô cùng nổi bật thì văn phòng điện tử cũng đặt ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn, thách thức như:

• Khó khăn đầu tiên phải nói đến tâm lý ngại thay đổi. Hầu hết các đơn vị, các công ty, doanh nghiệp đều đã quá quen thuộc với hình thức quản lý và vận hành kiểu truyền thống. Để thay đổi tư duy và ứng dụng công nghệ mới vào thực tế không phải là câu chuyện ngày một ngày hai là có thể thay đổi được. Khi bắt đầu áp dụng văn phòng điện tử, đa phần các doanh nghiệp và tổ chức sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, chính vì vậy tâm lý chung của họ là ngại thay đổi
• Thứ hai là vấn đề về ứng dụng công nghệ: Không phải ứng dụng nhiều công nghệ là tốt và đều mang lại kết quả cao. Có những công nghệ phù hợp với đơn vị này nhưng khi ứng dụng vào đơn vị khác lại thất bại. Điều mà các doanh nghiệp, đơn vị cần quan tâm là chọn lọc những công nghệ thực sự cần thiết và phù hợp với mô hình văn phòng mình.
• Bảo mật thông tin cũng là điều mà các doanh nghiệp cần quan tâm khi ứng dụng văn phòng điện tử. Khi mà các dữ liệu được đẩy lên nền tảng số, nếu không có hình thức bảo mật tốt thì đơn vị có thể làm thất thoát những thông tin, tài liệu quan trọng do những cuộc tấn công từ bên ngoài…

Trên thị trường đã và đang có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử song để tìm được cho tổ chức, doanh nghiệp của mình loại phần mềm tốt, ưu việt thì đừng bỏ qua E-Office. Có thể các bạn chưa biết, E-Office được tin dùng ở nhiều doanh nghiệp đông nhân lực là bởi thiết kế dựa vào bản mềm mà công ty phác thảo, phù hợp với tất cả nhân viên và thân thiện với môi trường văn phòng. 

Ngoài ra, chức năng của phần mềm này so với các phần mềm trôi nổi trên thị trường có những sự khác biệt như: lưu trữ thông tin nhanh, bảo mật tối đa và truy cập dễ dàng hơn khi bạn làm việc từ xa. E-Office – Bộ giải pháp xây dựng văn phòng điện tử.