Quản lý khách hàng - CRM, Quản Lý Nhân Sự - HRM

Tầm Quan Trọng Của Việc Ứng Dụng CRM Và HRM Vào Doanh Nghiệp

CRM và HRM là hai giải pháp quản lý không thể thiếu trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn nhiều người cho rằng chỉ cần một trong hai, thậm chí là là hai đều không cần thiết. Đó là quan điểm hoàn toàn sai lầm trong thời đại người ta vận hành doanh nghiệp dựa vào việc ứng dụng công nghệ rất nhiều. Trong bài viết này, SmartOSC DX sẽ chứng minh cho bạn đọc thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng CRM và HRM vào doanh nghiệp lớn như thế nào.

CRM là gì?

CRM là một thuật ngữ kinh doanh, được viết tắt từ Customer Relationship Management và dịch sang tiếng việt là quản trị quan hệ khách hàng. Đây là một chiến lược giúp doanh nghiệp quản mối quan hệ, chăm sóc và giữ chân khách hàng. Hệ thống CRM sẽ thúc đẩy tiến độ của chiến lược quản lý quan hệ khách hàng bằng nhiều chức năng và giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt hiệu quả kinh doanh, doanh thu, sự phản hồi của khách hàng… hơn việc quản lý khách hàng theo phương thức thủ công.

HRM là gì?

HRM là viết tắt của cụm từ tiếng anh “Human Resource Management” được hiểu là Quản trị nguồn nhân lực.

Phần mềm HRM là phần mềm công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp quản trị toàn diện nguồn nhân lực từ xây dựng cơ cấu tổ chức, tuyển dụng – đào tạo, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, quản lý các loại bảo hiểm, đánh giá nhân sự qua KPIs…Mọi thông tin, dữ liệu đều được lưu trữ.

Phần mềm CRM có những chức năng gì?

Tùy thuộc vào từng nhà cung cấp mà số lượng các chức năng của CRM sẽ khác nhau. Tuy nhiên, tựu chung lại nó vẫn sẽ có 4 chức năng chính sau đây:

Quản lý dữ liệu khách hàng

Đây là chức năng chính thể hiện nên công dụng của CRM rõ rệt nhất mà bất cứ giải pháp quản lý quan hệ khách hàng nào cũng có. Thay vì phải nhập dữ liệu vào từng bảng hoặc cột trong excel thì với chức năng quản lý data của CRM, mọi thông tin về khách hàng đều được cập nhật, lưu trữ và có thể chỉnh sửa nhanh chóng. Ngoài ra, các dữ liệu của khách hàng được lưu trên hệ thống đều được bảo mật rất sạch sẽ không qua nhiều lớp khóa bảo mật như việc khi muốn truy cập vào thì cần phải được phân quyền truy cập. Đồng thời quá trình lọc dữ liệu cũng trở nên dễ dàng hơn, chúng sẽ hỗ trợ nhân viên lọc dữ liệu khách hàng thông qua những thông tin thu thập được như nhân khẩu học, sở thích, hành vi mua hàng…. 

Tự động hoá quá trình bán hàng

Thay vì nhân viên phải theo dõi và giám sát toàn bộ quá trình bán hàng thì chức năng này của giải pháp CRM sẽ cung cấp công cụ quản lý quy trình bán hàng qua từng giai đoạn khác nhau và giám sát mọi hoạt động trong tiến trình đó.

Chức năng này cho phép ghi chép lại toàn bộ hoạt động bán hàng và thông báo cho người quản lý. Và ở chức năng tự động hoá bán hàng này, còn có nhiều nhánh chức năng nhỏ bổ trợ cho nó như:

• Quản lý kho hàng
• Quản lý cơ hội
• Báo giá
• … 

Tự động hoá tiếp thị

Trong thời đại 4.0 ngày nay, chức chức năng này đang dần có một vị thế cực kỳ quan trọng trong các doanh nghiệp nó vừa giúp tự động hóa việc quảng bá thương hiệu sản phẩm cho doanh nghiệp lại có thể nhanh chóng xác định khách hàng mục tiêu. Những chiến dịch ra mắt sản phẩm, gửi voucher khuyến mãi tới khách hàng, email Marketing cũng đều được chức năng này tối ưu hoá. Không chỉ vậy, tự động hoá tiếp thị sẽ gia tăng độ nhận diện thương hiệu và sức cạnh tranh với các công ty đối thủ.

Quản lý dịch vụ khách hàng

Các cuộc gọi của khách hàng, giao dịch của họ… sẽ được tự động chuyển đến từng nhân viên thông qua chức năng quản lý dịch vụ khách hàng. Chức năng này còn cho phép thực hiện các cuộc gọi, gửi sms, email, thực hiện các chương trình khuyến mãi tại duy nhất một cửa số công cụ mà không cần thao tác, truy cập vào nhiều hệ thống khác nhau.

Phần mềm HRM có những chức năng gì?

Để đáp ứng nhu cầu quản trị của các doanh nghiệp, nhiều nhà cung cấp phần mềm HRM đã cho ra vô vàn chức năng mới, tiện ích. Tuy nhiên, trong tất cả các loại phần mềm HRM sẽ luôn có những chức năng chính sau đây:

Quản lý thông tin nhân sự

Những thông tin như: tên, tuổi, quê quán, thông tin liên hệ, hợp đồng lao động, quá trình công tác… sẽ được lưu trên bộ nhớ hệ thống ngay khi họ trở thành nhân viên chính thức, giúp việc quản lý thông tin dễ dàng, tiện lợi cho quá trình truy xuất.

Quản lý tuyển dụng và đào tạo

Các hoạt động trong khâu tuyển dụng cũng đều được chức năng này thực hiện. Như việc cập nhật thông tin tuyển dụng lên trang web doanh nghiệp, hay sàng lọc hồ sơ ứng viên, tự động thông báo lịch phỏng vấn cho ứng viên, gửi kết quả… 

Về quản lý đào tạo cũng tương tự, những quy trình sẽ tự động hóa từ lên lịch giảng dạy cho chuyên gia, thông báo lịch học, quản lý chi tiết các lớp học, đến gửi kết quả đào tạo đến từng nhân viên. Ngoài ra, nhiều phần mềm HRM có thêm hệ thống học liệu đơn cử như phần mềm quản lý nhân sự Zoho People. Ở đó, có hầu hết các tài liệu về nhiều lĩnh vực, chuyên ngành khác nhau và cho phép nhân viên tham khảo miễn phí. Đồng thời, trên phần mềm có thể kết nối trực tiếp với các chuyên gia đến từ nhiều nước khác nhau giúp quá trình tiếp nhận kiến thức có chiều sâu, phong phú hơn.

Quản lý đánh giá, xếp loại nhân viên

Dựa vào KPIs mà nhà quản lý thiết lập trên hệ thống, mà phần mềm sẽ tự động đánh giá, xếp loại nhân viên theo các tiêu chí được lập trình từ trước.

Chấm công tính lương

Chức năng chấm công là chức năng đang được nhiều nhà cung cấp giải pháp nâng cấp nhiều nhất trong thời gian gần đây. Ban đầu chỉ là liên kết với máy chấm công riêng biệt và chuyển dữ liệu từ máy chấm công về hệ thống, rồi đến tích hợp cả chức năng chấm công bằng vân tay ở phần mềm, tiếp đến nhiều giải pháp cao cấp hơn là chấm công bằng nhận diện khuôn mặt từ xa nghĩa là khi bạn làm việc tại nhà vẫn có thể chấm công bình thường.

Với chức năng chấm công, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với cách thức chấm công của doanh nghiệp như chấm công theo ngày, giờ, theo ca… Dựa vào số lần chấm công phần mềm tự động tính lương, các dữ liệu về lương sẽ được trích xuất ra file excel và gửi bảng lương đến từng nhân viên.

Báo cáo tình hình nhân sự

Liên tục cập nhật, thông báo tình hình nhân sự là ưu điểm vượt trội khi ứng dụng HRM. Hơn nữa, nó vẫn thiết lập cả những bảng báo cáo tình hình nhân sự theo tháng, theo quý, tổng kết năm giúp người quản lý nhanh chóng nắm bắt thông tin và có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của CRM đối với doanh nghiệp?

Giống như phần mềm HRM mang lại nhiều lợi ích, sự tiện lợi trong hoạt động quản lý nhân sự thì CRM cũng vậy, thậm chí lợi ích nó đem lại cho doanh nghiệp còn nhiều hơn chúng ta nghĩ.

• Giám sát quản lý liên lạc: Mỗi cuộc gọi, những lần tiếp xúc với khách hàng, số lần giao dịch với khách hàng đều được lưu trữ, tạo sự tiện lợi cho việc theo dõi tiến trình bán hàng và lịch sử khách mua hàng.
• Liên kết các bộ phận với nhau: Phần mềm này cho phép mọi người làm việc trên cùng một hệ thống, tạo điều kiện trao đổi công việc với nhau dễ dàng để có thể cùng nhau tạo ra các chiến dịch chăm sóc khách hàng, chiến dịch bán hàng có tính liên kết, mang lại hiệu quả cao.
• Gia tăng năng suất làm việc: Đây là lợi ích hiển nhiên khi ứng dụng công nghệ để giảm tải các tác vụ dư thừa, tối ưu hóa hoạt động. 
• Marketing hiệu quả hơn:  Tự động hóa việc chạy các chiến dịch Marketing trên nhiều nền tảng số khác nhau sẽ mang về cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như: tăng độ nhận diện, tiếp cận tối đa lượng khách hàng, bán được nhiều sản phẩm/dịch vụ hơn… Trong quá trình thiết lập chiến dịch Marketing, CRM sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ thống kê, phân tích số liệu , dự đoán chi phí, tỉ lệ thành công..

Thực sự, tầm quan trọng của CRM đối với doanh nghiệp là quá lớn, những lợi ích nó đem lại được nêu trên dường như chỉ là bề nổi của một tảng băng chìm. Các doanh nghiệp muốn thấy rõ lợi ích của chúng thì phải ứng dụng thực tế.

Tầm quan trọng của HRM đối với doanh nghiệp?

Như đã liệt kê một vài chức năng chính của phần mềm HRM ở trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy tầm quan trọng của HRM với doanh nghiệp lớn đến nhường nào. Nó giúp doanh nghiệp số hóa nhiều dữ liệu cùng lúc, quản trị chúng khoa học. Liên kết các chức năng thành một khối thống nhất bổ trợ cho nhau như: chức năng tính lương sẽ sử dụng dữ liệu từ chức năng chấm công làm cơ sở để tạo ra bảng lương chính xác. Không những vậy, nó đã giải phóng sức lao động cho nhân viên rất nhiều, tiết kiệm nhiều chi phí tuyển dụng nhân viên không cần thiết.

HRM còn có tác động rõ rệt tới hiệu suất lao động của nhân viên, khi có nhiều tính năng hỗ trợ nhân viên tối đa. Không đơn thuần chỉ hỗ trợ quản lý nhân sự, HRM còn nâng cao trải nghiệm nhân sự, cung cấp những tri thức quản trị đề cao yếu tố con người. Giúp thay đổi cách thức làm việc có liên kết hơn, nhưng cũng theo xu hướng cá nhân hóa tạo ra quy trình làm việc hiện đại, năng suất, hiệu quả.

Yếu tố khiến phần mềm HRM trở nên cần thiết với doanh nghiệp còn là việc giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Đổi mới mô hình tuyển dụng, thay vì tuyển dụng trực tiếp, thủ công như trước sẽ được ứng dụng công nghệ vào quá trình tuyển dụng trực tuyến. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều ứng viên tài năng hơn, có nhiều sự lựa chọn hơn. Khi ứng viên thấy doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp như vậy ngay lập tức muốn nộp hồ sơ. Ứng dụng phần mềm HRM sẽ là “chìa khóa” mở ra danh tiếng của nhà tuyển dụng chuyên nghiệp và thông minh.

Tầm quan trọng của việc ứng dụng CRM và HRM vào doanh nghiệp đã được thể hiện chi tiết trong bài viết trên. Hy vọng nó sẽ là những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Follow website SmartOSC DX để tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích. Hoặc liên hệ qua hotline: (+84) 24 710 8 1222 nếu doanh nghiệp cần đăng ký hay sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Zoho People và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng Zoho CRM.