Uncategorized

Tự Động Hoá Doanh Nghiệp Là Gì? Quy Trình Công Cuộc Chuyển Đổi Số

Trong thời đại công nghệ 4.0, thuật ngữ “chuyển đổi số” được truyền thông sử dụng quen thuộc trong toàn xã hội ở nhiều ngành nghề đặc biệt là kinh doanh. Và tự động hoá doanh nghiệp chính là một quy trình thuộc chuyển đổi số với các giải pháp giúp các doanh nghiệp giảm thiểu thời gian, chi phí và vẫn nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

Theo một kết quả khảo sát PCI 2019, 2/3 trong tổng số 12.249 doanh nghiệp (bao gồm doanh nghiệp dân doanh và doanh nghiệp FDI) tại Việt Nam đã thực hiện tự động hóa trong một số công việc. Lý do để các doanh nghiệp tập trung vào công cuộc tự động hóa là giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo lao động mới và bắt nhịp tốt trong chuỗi cung ứng toàn cầu. 

Khái niệm tự động hoá là gì? Sự quan trọng của việc tự động hóa quy trình làm việc trong một doanh nghiệp

Tự động hoá được hiểu đơn giản là sử dụng phần mềm hoặc công nghệ tiên tiến nhằm chuẩn hóa các quy trình làm việc, giúp cấp trên dễ dàng theo dõi tiến độ của từng nhân viên, nâng cao năng suất, hạn chế rủi ro và mục tiêu chung là phát triển doanh nghiệp. 

Tự động hoá các quy trình làm việc trong một doanh nghiệp thường sẽ xác định những quy trình mất thời gian, những công việc phải lặp lại và có thể thực hiện bởi máy móc thay cho con người. 

Việc áp dụng tự động hoá doanh nghiệp thường phải rõ ràng và nhất quán ngay từ khi khởi tạo. Hệ thống tự động hoá giúp phân công nhiệm vụ của từng cá nhân trong từng mốc thời gian hoàn thành, từ đó giúp cho mọi công việc đi theo tiến độ và đạt chất lượng cao. Nhiều nhân viên lầm tưởng việc tự động hóa sẽ thay thế họ nhưng ngược lại việc chuyển đổi tự động hóa sẽ làm tăng sự hiệu quả cùng sự hài lòng của nhân viên. 

Khi nào một mô hình kinh doanh cần tự động hoá? 5 bước cơ bản để tự động hóa một quy trình làm việc 

Sau khi xem xét về sự quan trọng của một doanh nghiệp tự động hoá, bạn hãy cùng tìm hiểu thời điểm cũng như quy trình cơ bản để một doanh nghiệp bắt đầu những bước chuyển mình để bắt kịp thời đại số 4.0. 

Chuyển đổi số là một quy trình không hề dễ dàng cho bất cứ doanh nghiệp nào. Với những doanh nghiệp nhỏ hay hoạt động cá nhân, quản lý công việc thủ công sẽ là phương pháp tiết kiệm và hiệu quả. Tuy nhiên khi doanh nghiệp của bạn lớn dần lên cùng khối lượng công việc cồng kềnh theo thì tự động hóa sẽ là giải pháp hợp lý nhằm tối ưu hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Mỗi một doanh nghiệp với ngành nghề, cách thức hoạt động khác nhau sẽ phải vận dụng theo nhiều cách khác nhau. Với những ngành nghề đã có sẵn nền tảng kỹ thuật số như ngành dịch vụ, nhóm ngành bán lẻ, truyền thông hay công nghệ sẽ dễ dàng tiếp cận quy trình chuyển đổi số này hơn so với các nhóm ngành khác. 

Và sau đây là 5 bước cơ bản để tự động hóa doanh nghiệp theo một quy trình làm việc chuẩn.

1. Xác định công việc kém hiệu quả và đặt ra mục tiêu để định hướng tự động hoá 

Điều đầu tiên, bạn cần phải tìm ra những công việc kém hiệu quả hoặc lặp đi lặp lại trong toàn bộ quy trình làm việc để xác định chuyển đổi tự động hoá. Dựa trên việc quan sát các danh sách việc làm tương ứng với thời gian hoàn thành cũng như kết quả, ta sẽ tìm thấy được khó khăn đang tồn đọng ở công việc nào, tìm cách cải thiện chất lượng công việc đó. 

2. Xây dựng quy trình phù hợp

Một quy trình bài bản ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Sau khi xác định những công việc cần chuyển đổi tự động hoá, bạn cần thiết lập một trình tự thực hiện công việc dựa trên nguồn lực và mục tiêu.

3. Chọn phần mềm triển khai 

Sau khi đã có quy trình, việc tiếp theo doanh nghiệp cần chọn lựa những phần mềm phù hợp để giải bài toán chuyển đổi số và áp dụng thực tế vào công việc hiện tại. Từ đó, hệ thống sẽ có nhiệm vụ tự động giao task, nhắc nhở thời gian, kiểm soát tiến độ công việc từng nhân viên…

4. Đào tạo nhân viên 

Một hệ thống mới luôn cần phải có thời gian để làm quen. Để việc tự động hóa doanh nghiệp đạt được hiệu quả thì điều bắt buộc là nhân viên phải có kiến thức để vận hành hệ thống và ý thức về sự quan trọng của hệ thống mới này. Việc thay đổi cả một hệ thống phải được sự đồng thuận của toàn bộ nhân viên nên những cuộc họp hay các buổi đào tạo sẽ là điều rất cần thiết. 

5. Đo lường hiệu quả thực hiện

Bước cuối cùng cũng là bước quan trọng không thể thiếu chính là đo lường kết quả sau một thời gian áp dụng chuyển đổi số lên doanh nghiệp. 

Có hai việc cho một nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp cần phải làm ở bước này. Một  là kiểm tra sự tích cực cũng như khả năng vận hành của từng nhân viên lên quy trình làm việc mới. Và hai là liên tục giám sát các chỉ số để đánh giá sự hiệu quả cũng như cải thiện những điểm sai sót. 

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin giải thích về việc tự động hoá doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp nằm ở khả năng cập nhật công nghệ mới cũng như biết rút ra những bài học để phát triển hơn. 

Tự động hóa một quy trình làm việc là quá trình chuyển đổi hoàn toàn mới trong một doanh nghiệp có thể mang lại những lợi ích tuyệt vời nhưng cũng là một thách thức nếu bạn không nghiêm túc thực hiện. Trước sự phát triển như vũ bão của thị trường, vai trò của tự động hóa sẽ càng quan trọng hơn trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh. 

Hãy theo dõi SmartOSC DX hàng ngày để cập nhật những phân tích chuyên sâu về những xu hướng trong ứng dụng công nghệ vào tối ưu hóa quy trình sản xuất và làm việc. Liên hệ ngay để được nhận tư vấn!