Uncategorized

Xây Dựng Quy Trình Đánh Giá Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp

Trong hệ thống nhân sự của một doanh nghiệp, năng lực nhân sự đều có sự phân biệt rõ rệt. Để có thể nắm rõ hơn về năng lực của một nhân sự, đánh giá nhân sự là điều cần thiết. Không chỉ vậy, tạo nên một quy trình đánh giá nhân sự logic còn mang đến cơ hội tìm được nhân tài rất cao.

Khi tiến hành đánh giá nhân sự hiệu quả, còn đảo bảo được sự minh bạch, công bằng. Từ đó, thúc đẩy và cổ vũ tinh thần trách nhiệm làm việc cho nhân sự mình. Mục tiêu chính của quá trình này, là cung cấp cho doanh nghiệp một bảng số liệu định lượng về đóng góp của nhân viên tới doanh nghiệp. Tạo một đánh giá và kế hoạch thưởng – phạt nhân sự hợp lý.

Nhưng trong thực tế, bởi tính phức tạp của quá trình, mà hầu hết các doanh nghiệp đều chọn bỏ qua hoặc trì hoãn việc này. Một trong những lý do khiến quá trình này trở nên phức tạp, do không có một kế hoạch phương thức chuyên nghiệp. Đủ để vừa đánh giá mọi mặt nhân viên, vừa làm nhân viên trở nên nhiệt huyết làm việc thể hiện bản thân. Chứ không phải làm môi trường trong công ty cạnh tranh một cách bất bình đẳng và áp lực tiêu cực.

Trong bài viết này, SmartOSC DX sẽ giúp bạn xây dựng quy trình đánh giá nhân sự một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

Vì sao cần có quy trình đánh giá nhân sự?

Một trong những tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp đó chính là nhân sự. Vì vậy, để tăng giá trị của tài sản này, việc đánh giá trong quá trình làm việc là rất cần thiết. Và còn có lợi ích rất lớn trong việc phát triển thịnh vượng của doanh nghiệp.

Khi hoạt động đánh giá nhân sự được thực hiện, có chiến lược, có quy trình hợp lý, chính xác. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt được sự đóng góp từ nhân sự, cũng như năng suất làm việc của họ.

Nhờ có quá trình đánh giá như vậy, làm cơ sở cho việc tạo ra bảng chính sách khen thưởng hay kỷ luật nhân sự hợp lý hơn. Hạn chế việc bất mãn từ phía nhân sự.Vì khi trong quá trình này, bắt đầu và thời gian của mọi người là như nhau. Cũng như sự đánh giá sẽ luôn có sự minh bạch và độ chính xác cao, thúc đẩy mục tiêu giúp nhân sự cố gắng hơn.

Quy trình đánh giá nhân sự trong doanh nghiệp

Đặt ra chỉ tiêu, mong đợi của bạn

Trước khi bắt đầu một quy trình đánh giá nhân sự nào, điều đầu tiên cần thiết nhất đó là đảm bảo nhân sự hiểu được kỳ vọng của bạn. Đây là việc rất quan trọng để bắt đầu phát triển trong một nền tảng nào. Điều này mang đến sự đảm bảo cho nhân sự về tính hợp lý và trong khả năng có thể. Đồng thời, mỗi nhóm, mỗi cá nhân sẽ đều vì sự mong đợi đó của bạn mà phát huy khả năng tốt nhất. Không chỉ để thể hiện bản thân với bạn, mà còn vì lợi ích họ mong muốn đạt được.

Xây dựng bảng mẫu đánh giá nhân sự

Công bằng, thống nhất và khách quan là ba tiêu chí hàng đầu để tạo nên bảng đánh giá nhân viên. Không chỉ giữ uy tín công ty mà còn bảo vệ về quyền lợi của nhân sự.  Để đảm bảo được ba tiêu chí trên, thì chỉ nên sử dụng một mẫu tập trung vào một nội dung nhất định, không nên sử dụng quá nhiều tạo sự rườm rà rắc rối hơn. Và ở một quy trình hoạt động này, bạn không cần thiết phải bao hàm mọi chi tiết hoạt động của một cá nhân nhân sự.

Với từng vị trí làm việc, trong mẫu đánh giá phải bao bào những yếu tố sau: kiến thức và kĩ năng về chuyên môn, chất lượng làm việc, xử lý khối lượng công việc, thói quen cùng với thái độ làm việc. Trong từng yếu tố, bạn phải đặt ra những thang điểm đánh giá từ thấp đến cao để dễ nhận xét, cùng những thang điểm bạn đưa ra, cần có chỗ để điền lý do đưa ra thang điểm như vậy đối với nhân sự. Như vậy, nhân sự dễ dàng biết được điểm mạnh và điểm yếu của mình ở đâu để thay đổi.

Với những vị trí cao hơn, như vị trí quản lý bạn cần có những yếu tố đánh giá khác và toàn diện hơn. Như đánh giá về tư duy kỹ năng lãnh đạo, gắn kết với con người, tạo động lực thúc đẩy nhân sự, đưa ra định hướng, tư duy chiến lược, đẩy manh cường độ đội ngũ và giải quyết các vấn đề. Với những vị trí này, bạn có thể tạo nên một bản mẫu đánh giá khác hoặc đơn giản hơn là thêm một mục nữa vào bảng tiêu chuẩn.

Tạo bảng số liệu 

Việc xây dựng nên các chỉ số đánh giá năng lực nhân viên giúp bạn rút ngắn thời gian và công sức để hoàn thành bản đánh giá tiêu chuẩn. Chỉ cần dựa vào dữ liệu là bạn có thể đưa ra đánh giá gần như là ngay lập tức về một nhân sự.

Hãy chắc chắn là bạn đã có mô tả chi tiết tất cả công việc của từng vị trí, có nghĩa là bạn đã đạt một phần thành công trong công cuộc đánh giá công việc nhân viên. Vì chỉ số này được đánh giá tùy theo nhiệm vụ được đề ra và mức độ yêu cầu của nhiệm vụ đó. Ví dụ, trong việc mô nhân viên chăm sóc khách hàng là cố gắng kết nối và cập nhật thông tin của khách hàng theo từng ngày. Khi đó chỉ số để đánh giá nhân viên này là những khách hàng được chăm sóc (số lượng) và tỷ lệ khách hàng hài lòng với dịch vụ (chất lượng). Các chỉ số này còn có thể giúp bạn đưa ra các mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên hay các bộ phận một cách cụ thể.

Quy định về cách thức nghiệm thu

Bước cuối cùng trong việc đánh giá năng lực nhân viên là nghiệm thu thành quả. Trọng tâm đánh giá năng lực là gì, góp ý để sửa đổi các sai sót nhỏ, trao đổi kinh nghiệm của người đi trước với các nhân viên mới.

Một số điều mà người điều phối nên biết trong các buổi nghiệm thu:

•  Đưa ra nhận xét cả về điểm mạnh và điểm yếu, tránh tình trạng nhân viên cảm thấy bị xúc phạm hoặc tự tin quá đà. 
•  Đề xuất rõ ràng hướng cải thiện. Góp ý về những điểm yếu của nhân viên và cũng phải đưa ra hướng phát triển đúng đắn để cải thiện những điểm yếu đó. Và tất nhiên đừng bao giờ quên việc nói với họ bạn có thể hỗ trợ họ như thế nào trong quãng thời gian hoàn thiện. 

Ví dụ: Nếu bạn nhận thấy một nhân viên thường nói chuyện gay gắt với đồng nghiệp và thiếu kiên nhẫn với khách hàng, hãy kể lại cho họ một vài tình huống mắc lỗi của họ. Sau đó chỉ ra những phương hướng giải quyết tốt hơn trong tình huống đó.

• Đưa ra cho nhân viên của bạn thấy ranh giới đâu là cái chấp nhận được, đâu là cái cần sửa đổi ngay, sau đó xây dựng một kế hoạch nhằm giúp nhân viên thay đổi. Từ đó có sự đánh giá lại về nhân viên. 
• Khuyến khích sự tham gia phản hồi của nhân viên: Sau khi đã đưa ra đánh giá, hãy khuyến khích nhân viên nói ra ý kiến của mình: về những nhận định của họ đối với đánh giá mà bạn đưa ra cho họ, đồng ý với đánh giá này hay không hoặc có thêm ý kiến gì về quá trình không.

Ví dụ, sau buổi nghiệm thu bạn có thể nói: “Khi lượng khách hàng bắt đầu quá tải, làm bạn trở nên căng thẳng vì lượng thông tin quá nhiều, dẫn đến việc thiếu kiên nhẫn. Nhưng đây lại là một tình huống mà hầu hết chúng ta ai cũng sẽ gặp phải và khó để tránh khỏi. Liệu bạn có thể đưa ra một phương hướng giúp cho chúng ta có thể xử lý một cách tốt hơn không?”

Với cách này, bạn hoàn toàn làm xích lại khoảng cách giữa bạn và nhân viên hơn. Và giúp cho nhân viên hiểu rõ sai lầm và cải thiện hơn.

Công khai chế độ khen thưởng và kỷ luật

Một trong những trường hợp có thể xảy ra, đó là có những nhân sự vẫn làm việc với một năng suất kém hiệu quả. Dù cho có những chế độ thưởng, đãi ngộ tốt đi thế nào chăng nữa. Với những trường hợp như vậy, việc bạn cần làm là tạo nên những hình thức kỷ luật nhằm răn đe rõ ràng. Trong những chế độ này, phải được liệt kê những hình thức biện pháp thực hiện cho đội ngũ quản lý đối với nhân sự mình. Dựa vào từng mức độ khác nhau, phải có những hình phạt khác nhau, từ nhắc nhở, cảnh cáo, cho đến đình chỉ công việc,…Và mức thưởng cũng sẽ được nâng lên đối với những thành phần có thành tích vượt trội hơn hết. Để những sự sang giá đều cảm nhận được quả ngọt xứng đáng với những gì mình làm cho công ty.

Nghiệm thu kết quả đánh giá

Đây là bước cuối cùng nhằm xác định kết thúc quy trình hoạt động đánh giá và bắt đầu với việc phân loại nhân sự. Từ năng lực kém đến năng lực xuất sắc. Tùy vào từng doanh nghiệp, mà quá trình này sẽ xảy ra ở từng giai đoạn thời gian khác nhau.

Có thể là sẽ tiến hành nghiệm thu một năm một lần, hoặc theo từng tháng, hoặc cũng có thể là nghiệm thu sau một quá trình đánh giá. Và việc nghiệm thu vào giai đoạn nào cũng mang đến một ý nghĩa nhất định đối với doanh nghiệp. Mà cũng không làm mất đi những lợi ích mà quá trình này mang lại. Nghiệm thu kết quả vào thời gian nào, cũng sẽ tùy thuộc vào thực tiễn của doanh nghiệp đó.

Thông qua hoạt động này, các nhà quản lý sẽ có thể nhìn nhận và nắm bắt hoàn thiện hơn về mọi mặt của từng nhân sự. Và có thể lựa chọn được những nhân tài trong công ty để bồi dưỡng thêm và loại trừ những thành phần yếu kém. Từ đó, điều chỉnh được định hướng phù hợp hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Công cụ hỗ trợ doanh nghiệp – Zoho people plus

Zoho People Plus là nền tảng nhân sự hợp nhất nơi ứng dụng tích hợp để đáp ứng tất cả các nhu cầu về nhân sự trong suốt quá trình làm việc của một nhân viên. Đơn giản hóa việc tuyển dụng của bạn xử lý, thực hiện quản lý nhân sự, quản lý phê duyệt chi phí và hoàn trả mà không có khó khăn. Đồng thời cải thiện sự cộng tác trong nơi làm việc và hơn vậy.

• Cơ sở dữ liệu tập trung cho tất cả các nhu cầu của nhân viên: Loại bỏ mục nhập thủ công với cập nhật thời gian thực. Cơ sở dữ liệu tập trung có nghĩa là các thay đổi được thực hiện ở một nơi sẽ được ghi lại tự động trên tất cả các ứng dụng.
• Phá vỡ các silo: Khi hệ thống của bạn nói chuyện, thì con người của bạn cũng vậy. Tạo một hệ thống liên kết cho các nhóm của bạn để họ có thể vượt ra ngoài ranh giới của mình và tăng năng suất.
• Quản trị dễ dàng: Thêm người dùng vào tất cả các ứng dụng, đặt quyền truy cập dựa trên vai trò vào các ứng dụng khác nhau và quản lý tất cả các hành động quản trị liên quan đến lực lượng lao động từ một bảng điều khiển quản trị duy nhất. 

Quản lý con người tuyệt vời giúp cải thiện năng suất. Từ việc giới thiệu đến đánh giá hiệu suất, quản lý chấm công đến theo dõi thời gian, giải pháp HRM của chúng tôi giúp bạn định hướng tài sản tốt nhất của mình. Có được lợi thế tự phục vụ và đưa ra các quyết định chiến lược.

• Thúc đẩy quá trình của bạn: Tất cả thông tin trên thế giới sẽ vô dụng nếu không thể truy cập được. Với dữ liệu trong nền tảng tập trung, bạn và nhân viên của bạn luôn được cập nhật thông tin dễ dàng hơn. Khi mọi người ở trên cùng một trang, các quy trình của bạn chạy nhanh hơn, mượt mà hơn và thông minh hơn.

Với những thông tin trong bài viết trên, hy vọng mang đến cho doanh nghiệp bạn những cách thức cũng như có được công cụ tốt nhất. Để mang đến những giá trị lợi ích tốt hơn nữa, vừa tiết kiệm thời gian còn tiết kiệm nhiều chi phí cũng như công sức. Mà vẫn mang đến những kết quả, đánh giá chính xác về nhân sự của bạn. Nếu bạn cần tư vấn vui lòng liên hệ với SmartOSC DX theo số (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn và trải nghiệm bản dùng thử phần mềm nhé.