Quản Lý Sản Xuất - MES

10 cách quản lý hệ thống kho hàng lớn hiệu quả

Hầu hết các nhà quản lý kho đều cảm thấy áp lực khi phải vận hành cơ sở của họ để đảm bảo công suất cao nhất với mức chi phí thấp. Thường rất khó để theo kịp các xu hướng mới nhất do sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ. Việc không cập nhật các phương pháp về quản lý kho hàng, nhất là với kho hàng lớn sẽ khiến doanh nghiệp của bạn có nguy cơ bị đối thủ cạnh tranh bỏ lại phía sau. 

Theo đó, bài viết dưới đây đến từ SmartOSC DX sẽ cung cấp những hướng dẫn hữu ích, cụ thể là 10 cách quản lý hệ thống kho hàng lớn hiệu quả nhất.

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho là tổng hợp những công việc cần làm có liên quan đến việc tổ chức, sắp xếp và kiểm soát kho hàng. Khái niệm quản lý kho là một bước trong Logistics (dịch vụ hậu cần). Bao gồm:

• Thống nhất và theo dõi hàng trong kho (cả số lượng, chất lượng và chủng loại hàng hóa)
• Tổ chức hệ thống và phân kho. Ví dụ với kho hàng lớn, cần quản lý theo từng kho nhỏ như kho nguyên vật liệu chính, phụ, kho hàng hóa, kho thành phẩm, vật liệu vật tư…
• Theo dõi xuất – nhập hàng trong kho chi tiết và khoa học
• Ngoài ra quản lý kho còn bảo gồm các công việc khác theo sắp xếp và đặc thù của từng lĩnh vực hoạt động. 

Quản lý kho là một công việc cực kỳ quan trọng. Một doanh nghiệp có tổ chức kiểm soát kho tốt (nhất là với kho lớn) sẽ nắm bắt rõ ràng tình hình kinh doanh cũng như chất lượng sản phẩm. 

3 Bước chuẩn hóa quy trình quản lý kho hàng

Xem ngay 3 bước giúp quy trình kiểm soát và quản lý kho được chuẩn hóa. Cụ thể là:

Bước 1: Nhập kho

Nguyên vật liệu, hàng hóa đi được nhập kho cần có sự rà soát và đối chiếu với biên bản giao nhận từ phía nhà cung cấp. Sau đó các thông tin như chủng loại, phân loại, kích thước, màu sắc, số lượng… cần được theo dõi lại chi tiết thông qua Excel hoặc phần mềm quản lý kho.

Bước 2: Xuất kho

Đầu tiên, cần kiểm tra tồn kho để đảm bảo đáp ứng yêu cầu về số lượng và chủng loại theo phiếu xuất. Sau đó, quản lý kho sẽ phải hoàn thành các chứng từ cần thiết cho việc xuất kho, bao gồm phiếu xuất, biên bản giao nhận… Cuối cùng, nhân viên kho (kế toán kho) sẽ tiến hành cập nhật lại thông tin tồn kho đến thời điểm hiện tại. 

Bước 3: Kiểm kho & thống kê, báo cáo

Quản lý kho cần sự phân chia công việc, chịu trách nhiệm và kiểm soát cho toàn bộ quy trình. Công tác kiểm kho nên được thực hiện thường xuyên, có thống kê chi tiết và báo cáo kèm theo.

Đối với kho có quy mô lớn, liên kết nhiều kho hàng, tại nhiều địa điểm thì quy trình này càng cần chuẩn hóa để giảm sai số đến mức thấp nhất. Cụ thể là việc ứng dụng chuyển đổi số, công nghệ và trí tuệ nhân tạo. Ví dụ quản lý kho bằng Robot trên quy mô kho lớn mà không gặp sự cố đang trở thành xu hướng. 

Điểm danh 10 cách quản lý kho hàng chắc chắn hiệu quả

Quản lý kho là công việc khá phức tạp, nhất là với những kho hàng có quy mô lớn, dạng chuỗi hoặc liên kết nhiều kho. Vậy hãy cùng SmartOSC DX xem ngay 10 phương pháp quản lý chắc chắn hiệu quả dưới đây nhé.

Quản lý kho thông minh

Để giảm chi phí và tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng, nhất là với kho hàng lớn. Có 2 gợi ý giúp bạn quản lý kho thông minh, dễ dàng hơn:

• Sắp xếp nguyên vật liệu (NVL), hàng hóa (HH) theo vị trí cố định: Có nghĩa là cố định từng vị trí cho nhóm, chủng loại hàng hóa. Ưu điểm của phương pháp này là sự ổn định, rõ ràng và khoa học.
• Sắp xếp NVL, HH theo vị trí ưu tiên: Khác với cách sắp xếp trên, phương pháp này thường xuyên thay đổi vị trí của NVL, HH để phù hợp với thời điểm. Ví dụ sản phẩm bán chạy…

Ứng dụng mã vạch để quản lý kho hàng

Đây là một trong những phương pháp được ứng dụng khá rộng rãi hiện nay. Mỗi sản phẩm sẽ được tạo mã vạch riêng, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cao.

Nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm, quản lý và giảm đi sự sai sót so với cách thức truyền thống. Chỉ với một thao tác quét mã, tất tần tật thông tin về hàng hóa đều được cập nhật nhanh chóng, chi tiết.

Tối ưu quy trình xuất – nhập kho hàng

Hoạt động chính của kho hàng là quá trình vào – ra, tức là xuất nhập. Như vậy nếu tối ưu được quy trình này, doanh nghiệp có thể quản lý kho hiệu quả hơn. 

Bài toán khó đặt ra ở đây là đối với kho hàng lớn, chuỗi hoặc dạng kho liên kết quy mô rộng, việc kiểm soát xuất nhập như thế nào được gọi là tối ưu? Câu trả lời chính là nâng cao nghiệp vụ của nhân viên và ứng dụng công nghệ trong việc quản lý.

Việc xuất và nhập hàng không chỉ dừng lại ở con số, cần chú trọng đến chất lượng của sản phẩm trước khi đến tay khách hàng.

Quản lý theo FIFO

FIFO (First In, First Out) có nghĩa là hàng nhập trước sẽ xuất ra trước. Như vậy việc quản lý sẽ tạo thành chuỗi liên tiếp, dễ dàng quản lý hạn sử dụng. Tránh việc hàng cũ tồn đọng lâu khó bán ra.l

Quản lý theo LIFO

Ngược lại với phương pháp FIFO thì phương pháp LIFO (Last In, First Out) sẽ ưu tiên hàng hóa nhập sau sẽ xuất ra sử dụng trước.
Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thống kê được lượng hàng hóa, chủ động hơn trong việc sản xuất – kinh doanh. Áp dụng LIFO sẽ giúp cho doanh nghiệp ít bị ảnh hưởng bởi sự tác động của giá cả thị trường.

Tích hợp tính tồn kho xoay vòng

Đây là một chỉ số quan trọng thể hiện được mặt hàng đã bán ra hoặc thu hồi tại một thời điểm hoặc khoảng thời gian cụ thể. 

Công thức tính tồn kho xoay vòng = Doanh thu/ Bình quân HTK

Việc tính quay vòng tồn kho giúp doanh nghiệp xác định được thị hiếu của thị trường và cả số lượng hàng tồn. Từ đó dự tính được khoảng thời gian (trung bình) có thể bán hết số lượng hàng đó. 

Luôn có phương án dự phòng hàng hóa trong kho

Vì rất khó để dự đoán được việc gì sẽ xảy ra, chính vì vậy cần chuẩn bị trước các phương án dự phòng nhằm hạn chế đến mức tối đa mức thiệt hại mà công ty phải đối mặt.

Một số tình huống có thể xảy ra là:

• Quá tải kho
• Nhu cầu của mặt hàng có thể tăng/ giảm đột ngột…

Ứng dụng mô hình Lean manufacturing

Lean manufacturing có nghĩa là sản xuất tinh gọn. Áp dụng với việc quản lý kho hàng được hiểu là tinh gọn quy trình. 

Một số ưu điểm của Lean manufacturing như:

• Tối ưu chi phí, giảm chi phí tồn kho
• Cải thiện hiệu quả sản xuất
• Loại bỏ các hao phí trong quá trình sản xuất

Quản lý thông tin kho theo ABC

Mô hình quản lý ABC có nghĩa là phân loại kho thành 3 nhóm chính, bao gồm:

• Nhóm A: Là hàng hóa có số lượng (hoặc giá trị cao), tương đương 70% giá trị tồn kho trở lên. 
• Nhóm B: Bao gồm những mặt hàng có giá trị nhỏ hơn, chỉ chiếm khoảng 15% chỉ tiêu bán ra của công ty..
• Nhóm C: Thường là mặt hàng có giá trị dự trữ, lưu trữ thấp nhất trong kho hàng. Chiếm khoảng 5%.

Ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả, đa tính năng, giao diện thân thiện với người dùng và đáp ứng nhu cầu quản lý cho kho có quy mô lớn đang ngày càng trở lên phổ biến hơn. Không chỉ đơn giản là kiểm đếm, quản lý kho, ứng dụng này cũng tham gia vào quá trình quản trị logistic và chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp.

Ưu điểm của phương pháp này là:

• Quản lý số lượng hàng hóa (đối với kho lớn, liên kết kho) dễ dàng, sai số gần như bằng không
• Dễ dàng kết xuất báo cáo chi tiết về số lượng, nhập – xuất – tồn của kho
• Tích hợp tính năng check mã vạch
• Tiết kiệm chi phí vận hành và công sức cho nhân viên kho…
• Đầu tư một lần, sử dụng và lưu số liệu lâu dài.

Logistics (SmartOSC DX) được nhận xét là giải pháp quản lý kho hàng số 1 hiện nay. Trên thực tế, các số liệu thống kê cho thấy phần mềm đã giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách tối ưu cả về thời gian và chi phí. 

Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn có những góc nhìn quản lý kho chuyên nghiệp, mang tính ứng dụng cao hơn. Không đơn giản chỉ là một phần mềm quản lý kho, điều mà SmartOSC DX mang đến cho doanh nghiệp là một giải pháp mang tính toàn diện nhất. Liên hệ ngay SmartOSC DX để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc của bạn nhé!