Quản Lý Nhân Sự - HRM

5 Bước Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Theo Tiêu Chuẩn ISO

Quy trình quản lý nhân sự là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để sở hữu hệ thống tối ưu đó thì vẫn là một câu hỏi khó đối với nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết này, SmartOSC DX sẽ chia sẻ 5 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO đến với doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn ISO là gì?

ISO là tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế, đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và công nghiệp trên phạm vi toàn thế giới. ISO được thành lập ngày 23 tháng 2 năm 1947.

Mục tiêu ISO được thành lập là đưa ra các tiêu chuẩn chung của quốc tế dựa trên sự đồng thuận, phù hợp với thị trường, với mục tiêu hỗ trợ và đổi mới các giải pháp cho doanh nghiệp khi gặp phải thách thức toàn cầu.

Quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn ISO là quy trình xây dựng các bước tuyển dụng một các có hệ thống khoa học. Quy trình quản lý nhân sự này cần phải đảm bảo đúng các tiêu chuẩn do ISO 9001 đặt ra:

• Liên tục cải thiện quy trình tuyển dụng
• Luôn phải đảm bảo tính sẵn có của thông tin, dữ liệu để có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tuyển dụng bất cứ lúc nào
• Thường xuyên theo dõi, phân tích quá trình quản lý nhân sự
• Xác định những chuẩn mực để đảm bảo việc áp dụng quy trình nhân sự luôn được kiểm soát

Lợi ích của quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Như đã nói ở trên, ISO là tiêu chuẩn hóa quốc tế nên khi xây dựng quy trình quản lý theo tiêu chuẩn này sẽ đảm bảo mô hình quản lý nhân sự của doanh nghiệp sẽ được chuẩn hóa, mang tính quốc tế, cải thiện hiệu quả hoạt động. Nhìn tổng quan, có thể thấy khi áp dụng tiêu chuẩn ISO doanh nghiệp sẽ nhận được một số lợi ích sau:

• Gia tăng năng suất lao động
• Gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế
• Nhanh chóng xử lý các sai sót trong quá trình quản trị
• … 

5 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải có một hệ thống theo dõi, đánh giá tiến trình làm việc của nhân viên. Dưới đây sẽ là 5 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO mà doanh nghiệp có thể tham khảo và tìm ra những bước đi phù hợp với doanh nghiệp mình.

Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự

Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự là bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân sự. Doanh nghiệp nên có những phương thức, kế hoạch chu đáo và phù hợp thì mới có bước đệm vững chắc cho các hoạt động sau này. Công việc thiết lập quy trình quản lý nhân sự này bao gồm:

• Xây dựng hồ sơ tuyển dụng chi tiết để có thể nhanh chóng tìm được ứng viên tài năng, đáp ứng nhu cầu công việc mà doanh nghiệp mong muốn
• Tạo lập bảng theo dõi thông tin nhân sự từng phòng ban, bộ phận: nhân khẩu học, quê quán, trình độ chuyên môn, hợp đồng lao động,… 
• Bảng theo dõi lương: giúp quản lý theo dõi được mức lương cụ thể của từng người, để có những điều chỉnh thích hợp.
• Bảng theo dõi về năng lực của nhân viên. Bảng theo dõi này sẽ giúp quản lý hiểu rõ về trình độ của từng người, có những chính sách đào tạo nâng cao trình độ, sắp xếp vào các vị trí phù hợp.

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Sau khi thiết lập được nền tảng cho quy trình quản lý, doanh nghiệp bắt tay ngay vào thực hiện xây dựng quy trình quản lý nhân sự. Tùy vào mô hình hoạt động của các tổ chức, thì quy trình xây dựng sẽ có nhiều điểm khác biệt, tuy nhiên mọi doanh nghiệp cần phải có những bước sau:

• Quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự
• Thiết lập các chế độ đãi ngộ
• Xây dựng nội quy, quy định tại doanh nghiệp
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng mô tả công việc cho từng vị trí

Giai đoạn này đặc biệt cần lưu ý nếu bạn không muốn nhân viên bị mất phương hướng khi làm việc. Phải xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí để nhân viên có thể hiểu rõ họ đang ở chức vụ nào, và cần làm gì. Bên cạnh đó, còn giúp nhà quản lý dễ dàng so sánh sự tiến bộ của nhân viên qua từng thời kỳ. Để thực hiện hoạt động này một cách tốt nhất, nhà lãnh đạo cần xác định chính xác năng lực của từng người thì mới có thể đưa ra bảng mô tả công việc chính xác nhất. Mặt khác, phải liên tục theo dõi sát sao công việc, đưa ra lộ trình phát triển phù hợp. Từ đó, góp phần xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh từ bên trong.

Chế độ chính sách thưởng, phạt

Chính sách thưởng phạt là yếu tố quyết định khá nhiều để tỉ lệ giữ chân nhân viên ở lại doanh nghiệp. Chế độ thưởng phạt rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý gia tăng tính hiệu quản trong hoạt động quản lý nhân sự.

Với những nhân viên làm việc hiệu quả, đạt năng suất cao thì một phần thưởng sẽ giúp khích lệ, gia tăng tinh thần cho nhân viên. Họ sẽ thấy công sức mình bỏ ra được ghi nhận và muốn cống hiến hết mình cho sự phát triển của doanh nghiệp. Còn đối với những nhân viên làm việc kém hiệu quả, cũng phải có những hình phạt để họ có thể rút ra kinh nghiệm, khắc phục sai lầm, có những điều chỉnh trong cách làm việc của mình.

Hệ thống văn bản quy phạm được áp dụng

Với bất cứ nhân viên nào cũng vậy, khi đến một môi trường mới họ sẽ gặp phải nhiều khó khăn, nên có một hệ thống văn bản quy phạm rõ ràng trong nội bộ doanh nghiệp là điều cần thiết để hướng dẫn nhân viên quy trình làm việc, phần mềm quản lý nhân sự, sử dụng các trang thiết bị, sơ đồ tổ chức doanh nghiệp.

Áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quy trình quản lý nhân sự sẽ là bước đi khôn ngoan của những doanh nghiệp có tham vọng muốn phát triển nhanh chóng, muốn vươn tầm quốc tế. Hy vọng, với 5 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO trên sẽ giúp bạn đọc có thêm thông tin, hiểu hơn về các bước xây dựng này.

SmartOSC DX là doanh nghiệp cung cấp giải pháp nhân sự hàng đầu Việt Nam. Phần mềm nhân sự của SmartOSC DX đã mang lại quy trình quản trị nhân sự cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp trên toàn thế giới, giúp họ vực dậy hệ thống nhân sự của mình, giúp gia tăng hiệu suất làm việc…. Bên cạnh đó, giải pháp nhân sự Zoho People còn có hệ thống bảo mật theo tiêu chuẩn ISO đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trên hệ thống đều được bảo mật tuyệt đối.