Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Từ thực tế, đòi hỏi sự linh hoạt và độ chính xác cao về công tác quản lý nhân sự cần nâng cao tối đa về hiệu quả nguồn lực tổ chức, nhiều cơ quan, đơn vị đã tiến hành xây dựng các hệ thống thông tin quản lý về các nhân sự dành riêng cho doanh nghiệp của mình. Bài viết sau đây, SmartOSC DX xin giới thiệu tới bạn đọc về những thông tin cần thiết về hệ thống quản lý nhân sự hiện nay mà bất kể doanh nghiệp nào cũng cần tới. 

Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Những khác nhau trong hệ thống quản lý thông tin nhân sự trong mỗi doanh nghiệp đều được quyết định bởi những yêu cầu riêng trong sử dụng lao động của từng đơn vị doanh nghiệp. Về cơ bản, hệ thống sẽ bao gồm các chức năng lưu giữ về thông tin các nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, thiết lập các chiến lược nhân sự…

Trong thực tế, các bối cảnh về nền kinh tế tri thức bùng nổ, mỗi doanh nghiệp cá nhân cần phải cải tiến và nâng cao năng lực cạnh tranh và trong đó yếu tố của mỗi con người mang tính quyết định. Hình ảnh những nhà kinh doanh đang tiếp tục cạnh tranh ngày càng gay gắt nên cần đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết những bài toán cực kỳ phức tạp, nhàm đòi hỏi sự bền vững của các tổ chức. Để tối ưu hóa, nhà quản lý đã liên tục xây dựng các hệ thống thông tin nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả

Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Tính năng của hệ thống thông tin quản lý về nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự giúp cải tiến tối ưu cho doanh nghiệp và nắm rõ các thông tin nhân sự trong mỗi tổ chức. Và từ đó còn có những tác động để nâng cao hiệu quả của mỗi cá nhân, cũng như giúp gia tăng sự gắn gắn kết với tổ chức

Một số chức năng điển hình của hệ thống thông tin quản lý về nhân sự gồm:

  • Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã nhân viên, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề;
  • Quản lý quá trình công tác của nhân sự, cập nhật các thông tin về những thay đổi, biến động của từng cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc;
  • Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động: Lưu tài liệu, hồ sơ, bằng cấp, các chứng chỉ chuyên môn của người lao động;
  • Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật người lao động;
  • Dễ dàng tra cứu quá trình làm việc, năng lực nhân viên để đưa ra đánh giá, xếp loại, quy hoạch, bổ nhiệm hợp lý;
  • Đào tạo và phát triển nhân sự theo đúng thời hạn;
  • Lập kế hoạch nhân sự đảm bảo yêu cầu tổ chức;
Tham Khảo  5 Bước Để Chọn Phần Mềm HRM Phù Hợp

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò lưu trữ dữ liệu, từ đó sự quản lý nhân viên sẽ trở nên hiệu quả hơn. Hệ thống sẽ mang đến cho tổ chức nhiều thuận lợi:

  • Đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp;
  • Quản trị chặt chẽ nguồn lực tổ chức;
  • Tối đa hiệu quả lao động;
  • Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển khả năng;
  • Nâng cao yếu tố con người và sự gắn kết giữa cá nhân với doanh nghiệp;
Tính năng của hệ thống thông tin quản lý về nhân sự

Tại sao nên sử dụng phần mềm để xây dựng hệ thống thông tin quản lý về nhân sự?

Trong các doanh nghiệp vấn đề về nhân lực đã đóng vai trò quan trọng cho sự bền vững của các doanh nghiệp của tổ chức. Để xây dựng các hệ thống quản trị nguồn lực trở thành các tất yếu, các nhân sự của các nhà doanh nghiệp đã triển khai phần mềm HRM để làm sáng rõ các nền tảng công nghệ trong quản trị, và đem lại sự hiệu quả cao, thu hút nguồn lực chất lượng.

Một số lý do doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm nhân sự để xây dựng mô hình quản lý thông tin nhân sự gồm:

  • Ứng dụng phần mềm để quản lý nhân sự sẽ đem lại hiệu quả to lớn hơn cũng như xây dựng hệ thống quản trị nguồn lực chuyên nghiệp hơn;
  • Quản trị nhân sự ngày càng khắt khe hơn do sự mở rộng về nhân sự, điều này khiến HR gặp nhiều trở ngại trong công việc;
  • Phần mềm nhân sự giúp nâng cao tính năng bảo mật và an toàn dữ liệu;
  • Phần mềm HRM cung cấp những tính năng đảm bảo doanh nghiệp một quy trình công tác hoạch định nguồn lực toàn diện, chuyên nghiệp và hiệu quả. 

Các bước để xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Để xây dựng quy trình quản lý nhân sự các bạn cần thực hiện thông qua các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự. Các nhà lãnh đạo, quản lý cần phải nắm được tình hình toàn bộ những thông tin liên quan tới nhân viên và bất kỳ công ty nào cũng cần phải có một hệ thống quản lý nhân sự cực kỳ tốt và hiệu quả đề mang lại sự hữu ích trong công ty trong quá trình tiếp tục phát triển lên tầm cao mới 

Để xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự các nhà quản lý có thể áp dụng phương pháp như sau:

  • Sử dụng bảng thông tin thống kê và theo dõi về nguồn nhân sư: Mỗi phòng ban trong công ty nên thành lập một file lưu trữ thông tin của mỗi nhân viên. Bao gồm các thông tin về họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, kinh nghiệm và năng lực làm việc…
  • Xây dựng bảng theo dõi tuyển dụng: Hồ sơ tuyển dụng nhân viên cần được lưu trữ để cho việc tra cứu được tiện lợi hơn và giúp các nhà quản trị nhân sự rút ra những kinh nghiệm cần thiết trong quá trình tuyển dụng sau này. Các bảng theo dõi tuyển dụng cần có những thông tin cơ bản như họ và tên, trình độ chuyên môn, mức lương của mỗi người, thời gian thử việc, năng lực hoàn thành công việc trong quá trình thử việc…
  • Xây dựng bảng theo dõi lương: Nhà quản trị cũng cần phải nắm rõ được mức lương cụ thể của mỗi nhân viên. Điều này sẽ giúp điều chỉnh lương sao cho phù hợp với từng vị trí và năng lực của các nhân viên.
Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng

Mỗi cơ quan doanh nghiệp sẽ tuyển dụng những nhân sự khác nhau. Những nhà quản trị nhân sự cần xây dựng sao cho hợp lý, phù hợp với mô hình doanh nghiệp của riêng mình 

Tham Khảo  Tìm Hiểu Về Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp

Một số công việc cần thực hiện trong bước này như sau:

  • Tuyển dụng phỏng vấn nguồn nhân sự.
  • Lên kế hoạch đào tạo và điều chỉnh nhân sự đối với những phòng ban khác.
  • Xây dựng chế độ lương, thưởng và chế độ đãi ngộ cho nhân viên.
  • Thông báo về những nội quy và văn hóa của doanh nghiệp.

Bước 3: Mô tả kế hoạch và công việc cụ thể cho mỗi nhân sự

Trong quản lý nhân sự, việc lên kế hoạch và công việc cụ thể là điều vô cùng cần thiết giúp mang tới nhiều lợi ích cho nhân viên và doanh nghiệp như:

  • Giúp các nhân viên nắm được định hướng về công việc một cách chính xác và nhanh gọn. Từ đó làm giảm thời gian làm quen trong một môi trường làm việc mới.
  • Nhân viên không cảm thấy choáng ngợp trước công việc. Miêu tả công việc trước cho nhân viên để họ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tâm lý và cách thức làm việc.
  • Nhân viên có thể nắm được lộ trình cũng như kế hoạch đào tạo.
  • Nắm được cách thức triển khai công việc được hiệu quả nhất.

Bước 4: Hướng dẫn cách thức làm việc cụ thể cho mỗi nhân viên

Vì để tránh các tình trạng những nhân viên mới bắt đầu với công việc, họ sẽ cảm thấy lúng túng và không biết làm từ đâu, nên các nhà quản trị nhân sự đã tạo cho họ cảm giác thoải mái, không ảnh hưởng đến tâm lý làm việc.

Dù những nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc, chuyên môn thì khi bắt đầu môi trường làm việc mới cũng cần phải được hướng dẫn cũng như đào tạo 

Bước 5: Đánh giá tính hiệu quả trong công việc

Các ban ngành công ty cần phải lập ra các bảng đánh giá về kết quả công việc của nhân viên theo từng tuần, tháng, năm … Đây cũng là cách giúp họ biết về khả năng làm việc và tiếp tục phấn đấu trong doanh nghiệp của mình  

Bước 5: Đánh giá tính hiệu quả trong công việc

Nếu như các nhân viên có thành tích tốt thì sau khi đánh giá công việc cần phải có lời khen ngợi và tuyên dương. Ngược lại nếu nhân viên chưa hoàn thành xuất sắc công việc cũng cần phải có sự nhắc nhở và phê bình để rút kinh nghiệm cho lần sau.

Tham Khảo  Làm Sao Để Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự Chuyên Nghiệp, Hiệu Quả?

Cần khen ngợi và tuyên dương những nhân viên đã đóng góp nhiều trong công ty, có thành tích tốt trong công việc. Ngược lại những nhân viên chưa hoàn thành xuất sắc công việc cần phải nhắc nhở và phê bình để họ có kinh nghiệm cho lần sau tiếp tục phấn đấu

Bước 6: Công bố mức thưởng, phạt rõ ràng và đảm bảo công bằng

Tiền lương, tiền công trả cho mỗi nhân viên chính là giá cả của sức lao động và nó giúp cho nhân viên, người lao động tái sản xuất sức lao động của mình.

Tuy nhiên tiền lương hay tiền công chưa phải là nguồn động lực. Bởi trong một số trường hợp tiền lương quá thấp nó không tạo ra động lực làm việc mà còn phản tác dụng. Vì thế các nhà lãnh đạo cần phải tạo thêm nguồn động lực cho nhân viên thông qua tiền thưởng.

Tiền thưởng được xem là một yếu tố giúp khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả. Nó thường được dùng vào mỗi quý hay mỗi năm hoặc cũng có thể chi trả ngay khi nhân viên hoàn thành một cách xuất sắc về những dự án quan trọng. Để đảm bảo giá trị cao nhất của tiền thưởng cần xác định được đúng mối quan hệ giữa mối nhân viên và sự cống hiến của từng nhân viên đó.

Ngược lại, đối với những nhân viên vi phạm về các quy chế, quy định trong công ty thì cũng sẽ phải đề ra một mức phạt rõ ràng để đảm bảo về tính kỷ luật đối với mỗi công ty và không để cho họ tái phạm ở lần sau.

Những công việc, sức lao động của nhân viên cần được trả bằng tiền công, tiền lương để họ tái sản xuất sức lao động của mình 

Không dừng ở đó, tiền lương của họ cũng chưa phải là nguồn động lực. Bởi vì trong trường hợp các nhân viên lương còn quá thấp nên các nhà lãnh đạo cần tạo nguồn động lực cho họ qua tiền thưởng. Bởi vì tiền thưởng được xem là một trong những yếu tố quan trọng để các nhan viên phấn đấu trong công việc của mình một cách xuất sắc.

Ngược lại, đối với những nhân viên vi phạm quy chế, quy định cần phải xử lý  và có mức phạt rõ ràng, đảm bảo về tính kỷ luật đối với mỗi công ty để cho họ không có tái phạm lần sau. 

Với những chia sẻ trên SmartOSC DX hy vọng sẽ giúp được bạn trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho doanh nghiệp mình được tốt nhất. Cần tư vấn về hệ thống nhân sự hay sử dụng phần mềm nhân sự trọn gói vui lòng gọi theo số (+84) 24 710 8 1222 để được chúng tôi hỗ trợ sớm nhất.

About the Author

Hạnh Phạm

Hạnh Phạm hiện đang đảm nhiệm vị trí digital marketing executive tại SmartOSC.

LEAVE A REPLY

Call Now Button