Quản Lý Nhân Sự - HRM

6 Điều Cân Nhắc Trước Khi Lựa Chọn Phần Mềm HRM

Để có thể lựa chọn được 1 Phần mềm HRM tốt  luôn là bài toán khó đối với rất nhiều doanh nghiệp, vậy cần lưu ý những gì khi lựa chọn phần mềm HRM. Cùng đồng hành với SmartOSC DX theo dõi bài viết tháo gỡ thắc mắc HRM là gì và 6 điều cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm HRM. 

Khái niệm HRM – Quản trị nhân lực

Human Resource Management – Quản trị nhân sự là khái niệm nhằm chỉ tổng thể tất cacr các quyết định cũng như hoạt động quản lý nhằm tìm kiếm, phát triển cũng như duy trì đội ngũ nhân viên, quản lý chất lượng. Điều này cũng tương tự như việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản có ảnh hưởng lớn tới những mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đó, gồm các nội dung cơ bản như sau:

• Phân tích công việc
• Tuyển dụng nhân viên
• Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên của mình
• Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua sử dụng hệ thống đãi ngộ

Phần mềm nhân sự HRM là gì

Phần mềm nhân sự được xem là giải pháp kỹ thuật số nhằm quản lý và tối ưu hóa các nhiệm vụ nhân sự hàng ngày, mục tiêu nhân sự tổng thể của một tổ chức. Giải pháp HRM còn giúp cho nhân viên và quản lý nhân sự phân bổ tốt hơn thời gian cũng như nguồn lực của họ đối với những tổ chức có lợi hơn, và hiệu quả nhất. Một phần mềm nhân sự đạt hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hướng đến những lợi ích tốt đẹp như:

• Tiết kiệm được thời gian nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu mới và tìm kiếm dữ liệu nhằm giảm bớt được thời gian xử lý vấn đề hành chính nhân sự
• Tăng thời gian cho quá trình quản lý nhằm thực hiện hoạt động nhân sự tầm vĩ mô như: hoạch định, phân tích, điều chỉnh chính sách…
• Giúp cho nhà quản lý thiết kế hệ thống quản lý trên phần mềm theo hướng phát triển nguồn nhân lực
• Giúp cho nhà quản lý, điều hành có cái nhìn toàn diện, thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, cho thấy tình trạng nguồn nhân lực một cách nhanh chóng thông qua hệ thống báo cáo quản trị và phân tích có chiều sâu hơn, trực quan sinh động và báo cáo thống kê dạng dữ liệu nhằm đưa ra kịp thời các giải pháp và những quyết định điều hành.

Vai trò HRM

Quản trị nhân lực là một trong những hoạt động hết sức quan trọng trong công tác quản lý, xây dựng giá trị của doanh nghiệp. quản trị nhân lực có vị trí trung tâm thành lập, duy trì cũng như phát triển doanh nghiệp, gián tiếp tìm ra và ứng dụng phương pháp tốt nhất để đóng góp vào mục tiêu tổ chức thông qua phát huy tài năng của loài người, tạo cơ hội nhằm phát triển, bảo vệ nhân lực trong doanh nghiệp đó.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, quản tị nhân lực là công việc đơn giản. Song, đây chưa bao giờ là bài toán dễ đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với con số lên tới hàng trăm nhân viên. Do vậy, việc ứng dụng kỹ thuật số vào công tác quản lý nhân sự là bước tiến thúc đẩy quá trình làm việc đạt tới hiệu quả. 

Top 6 điều cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm HRM

Với tầm quan trọng của phần mềm HRM thì những quyết định sau giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn, cần cân nhắc thật kỹ lưỡng. Dưới đây là 6 điều cân nhắc khi lựa chọn phần mềm HRM. 

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp có thể đưa ra các giải pháp giúp đáp ứng những tiêu chí của doanh nghiệp:

• Hoàn thành phần mềm với lượng thời gian ngắn
• Xây dựng hoặc điều chỉnh phần mềm theo quy trình của doanh nghiệp
• Có khả năng tư vấn cũng như quản lý quy trình: đưa ra những quy tình tốt hơn quy trình vốn có của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa quy trình truyền thống. Hoặc tư vấn quy trình mới cho doanh nghiệp khi chưa có quy trình 
• Hỗ trợ thường xuyên và cam kết đảm bảo trọn đời. 

Thời gian triển khai và các dịch vụ kèm theo

Khi quyết định mua phần mềm quản lý, tức là doanh nghiệp, tổ chức đã, đang rất cần một công cụ hỗ trợ. Thời gian giao phần mềm, triển khai phần mềm càng nhanh thì doanh nghiệp, tổ chức càng giải quyết được nhiều đầu việc, tăng năng suất làm việc.

Trên thực tế, đa phần nhân viên của nhiều doanh nghiệp đều chưa có nhiều kiến thức về phần mềm quản lý. Họ chưa từng làm quen  hoặc tiếp xúc với các phần mềm quản lý. Thậm chí, họ còn chưa bao giờ nghe đến sự tồn tại của phần mềm. Vì vậy, các khóa tập huấn đi kèm cực kỳ quan trọng. Nó giúp đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp thích ứng nhanh hơn, có thể khai thác được tối được các tính năng của phần mềm.

Bạn cũng nên lưu ý về các chương trình khuyến mại để giảm bớt phần nào chi phí. Những nhà cung cấp có thêm dịch vụ bảo hành, hỗ trợ khi doanh nghiệp gặp những sự cố liên quan đến phần mềm rất đáng được lưu ý. Bởi trong quá trình ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sự cố kỹ thuật. 

Khả năng tùy chỉnh của phần mềm

Doanh nghiệp biết cách vận dụng và phát triển không ngừng nghỉ. Ở quý I doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dòng A. Nhưng cho tới quý II doanh nghiệp có thể tập trung sản xuất kinh doanh dòng hàng B. Về quy trình sản xuất, kế hoạch bán hàng, truyền thông… của hai dòng đều có sự khác nhau. Vì thế, chúng ta không thể áp dụng máy móc một quy trình phần mềm cho mọi giai đoạn hoạt động của các doanh nghiệp. 

Khả năng tùy chỉnh đối với các quy trình đều rất quan trọng đối với phần mềm quản lý tại nhiều doanh nghiệp. Nhờ vậy, phần mềm luôn tương thích với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng có thể thêm hoặc bớt các module theo nhu cầu cùng chức năng mới theo nhu cầu.

Phần mềm đóng gói hay phần mềm thiết kế theo yêu cầu

Để lựa chọn loại phần mềm sao cho phù hợp với doanh nghiệp bạn cần xem xét những ưu điểm cùng nhược điểm của phần mềm đóng gói sẵn và phần mềm dựa vào thiết kế theo yêu cầu.

Phần mềm đóng gói có sẵn thường được thiết kế với những tính năng cố định. Phần mềm đóng gói sẵn có thể được dùng cho rất nhiều doanh nghiệp khác nhau hay cửa hàng. Vì vậy, một số doanh nghiệp, cửa hàng sẽ có tính năng thừa và tính năng thiếu. Vì các chức năng cố định nên doanh nghiệp không thể, không được phép lựa chọn thay đổi hay bổ sung các module mới. Điểm cộng lớn chính là phần mềm đóng gói sẵn có giá cả từ rẻ cho tới trung bình và sử dụng được ngay mà không cần tiêu tốn quá nhiều thời gian chờ đợi. 

Phần mềm thiết kế theo yêu cầu đúng như cái tên của nó. Khách hàng yêu cầu như thế nào thì nhà cung cấp phải có trách nhiệm thiết kế như vậy. Vì vậy, người dùng sẽ có đầy đủ chức năng quản lý mà mình muốn. Và phần mềm sẽ hoàn toàn tương thích với quy trình sản xuất, vận hành của doanh nghiệp. Phần mềm thiết kế theo yêu cầu có một điểm trừ là giá cả và thời gian bàn giao cao hơn một chút so với phần mềm đóng gói sẵn, đồng thời khó nâng cấp hơn.

Đáp ứng đúng nhu cầu

Khi lựa chọn mua một phần mềm, doanh nghiệp cần phải nhìn lại cũng như xác định rõ những nhu cầu của mình về chức năng và mức độ nghiệp vụ chuyên môn nhân sự cần có trên phần mềm. Ví dụ, đối với quản lý thông tin nhân viên, tùy biến và tự phục vụ, quản lý lương, theo dõi bảo hiểm xã hội, đánh giá nhân viên đa dạng và theo những phương pháp khác nhau. 

Phần mềm nhân sự cần có sự liên kết cùng bộ phận hành chính cùng những bộ phận khác cùng câu hỏi doanh nghiệp đưa ra với nhà cung cấp. Vì sao lại vậy?

• Thứ nhất, khi tích hợp công việc nhiều phòng ban trên phần mềm sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và nhân công
• Thứ hai, dữ liệu cần có ở các phòng ban kế thừa lẫn nhau và làm giảm thiểu những sai sót trong quá trình nhập liệu. 

Giá cả

Tùy vào quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực quản lý và độ phức tạp của phần mềm mà chi phí của phần mềm có sự khác nhau. Điều quan trọng là xác định được mức chi phí mà doanh nghiệp sẵn sàng chi ra cho phần mềm. Trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp các phần mềm quản lý. Và giá cả thì rất đa dạng. So sánh giá cả của cùng một phần mềm quản lý nhưng ở các nhà cung cấp khác nhau chúng ta dễ thấy sự chênh lệch đáng kể.

Giá cả đúng là vấn đề then chốt. Tuy nhiên, đừng ham rẻ mà chọn phần mềm quản lý quá ít tính năng và giao diện kém linh hoạt. Cũng đừng quan niệm “đắt xắt ra miếng” rồi bấm bụng đầu tư trong khi ngân sách của công ty đang eo hẹp.

Trên đây là chia sẻ và những kinh nghiệm đúc kết mà SmartOSC DX muốn chia sẻ tới bạn đọc của mình về thông tin 6 điều cần cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm HRM. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp tháo gỡ rắc rối trong vấn đề kinh doanh. Tuy nhiên, một phần mềm an toàn, đòi hỏi nhà cung cấp phải uy tín, chặt chẽ trong khâu quy trình và có độ bảo mật cao giúp doanh nghiệp an toàn trong việc lưu trữ và phần mềm hội tụ các yêu cầu trên chính là Zoho People phần mềm HRM tốt nhất hàng đầu Việt Nam. Chúc doanh nghiệp thành công hơn nữa trên chặng đường của mình!