Quản Lý Nhân Sự - HRM

6 Tips Để Tổ Chức Nhân Sự Quay Lại Làm Việc An Toàn Sau Thời Gian Dài “Work From Home”

Trở lại hay chưa trở lại là câu hỏi thường trực trong tâm trí của mọi nhà tuyển dụng! Nhiều nhà tuyển dụng đang phải cân nhắc với các quyết định về thời điểm và cách thức đưa nhân viên trở lại văn phòng một cách an toàn và có trách nhiệm nhất. Đảm bảo an toàn cho nhân viên là điều tối quan trọng khi mở lại văn phòng, nhưng một số cân nhắc khác sẽ ảnh hưởng đến việc việc trở lại của bạn diễn ra suôn sẻ hay không. Dưới đây SmartOSC DX xin chia sẻ 6 tips để doanh nghiệp có thể mở cửa an toàn và chào đón nhân viên quay trở lại trạng thái “bình thường mới”.

Lập kế hoạch quay trở lại chi tiết

Hầu hết các nhà tuyển dụng chưa bao giờ phải đóng cửa văn phòng trong thời gian dài, vì vậy họ không thể dựa vào kinh nghiệm hoặc thuê các chuyên gia tư vấn có kiến thức để hướng dẫn họ mở cửa trở lại. Phối hợp với đội ngũ của bạn, tạo lập một kế hoạch chi tiết xác định và giảm thiểu rủi ro, bao gồm các kế hoạch dự phòng trong trường hợp bùng phát COVID-19 và có một lịch trình cụ thể.

Thu nhận phản hồi của nhân viên

Trước khi bạn bắt đầu bất kỳ hoạt động mở lại nào, hãy liên hệ với từng nhân viên và khuyến khích họ chia sẻ về trải nghiệm của họ. Nhiều người đã thích nghi tốt để làm việc tại nhà và sẽ hạnh phúc hơn khi tiếp tục làm việc tại đó. Một số đã đầu tư tiền vào việc cải tạo nhà của họ để tạo ra không gian làm việc hiệu quả. Nhiều người cho biết giờ đây họ đã bớt căng thẳng hơn vì họ không còn phải đối mặt với những công việc phức tạp khi đi làm và có thể dành nhiều thời gian hơn cho gia đình hoặc tập trung vào sức khỏe của mình. Hỏi nhân viên xem họ thích làm việc từ xa 100% thời gian hay làm việc theo lịch trình kết hợp từ xa tại văn phòng.

Một số nhân viên có thể sợ quay trở lại làm việc vì họ (hoặc một thành viên trong gia đình) bị suy giảm miễn dịch và dễ bị nhiễm COVID-19 hơn. Một số cũng hướng nội tự nhiên và cảm thấy lo lắng khi bị buộc phải tiếp xúc trong môi trường văn phòng một cách xã hội. Cần chủ động hỏi nhân viên họ cảm thấy thế nào khi trở lại văn phòng và điều họ sợ nhất là gì. Họ có thể nói những điều không xảy ra với bạn (và có thể họ sẽ đánh giá cao điều bạn đã hỏi).

Xác định bạn cần bao nhiêu không gian văn phòng

Nếu bạn có ít nhân viên trở lại văn phòng toàn thời gian, bạn có thể không cần tất cả không gian văn phòng hiện tại của mình. Một số chủ nhà sẽ cho phép bạn thương lượng lại hợp đồng thuê của mình cho một khu vực nhỏ hơn trong tòa nhà hoặc trong một tòa nhà khác mà họ sở hữu. Bạn cũng có thể cho một công ty khác thuê lại một phần không gian của mình.

Thực hiện đầy đủ 5K

Để chủ động phòng chống dịch Covid trong trạng thái bình thường mới, Bộ Y tế đã ban hành Thông điệp 5K bao gồm Khẩu trang – Khử khuẩn – Khoảng cách – Không tụ tập – Khai báo y tế; hoặc khi có dấu hiệu nghi nhiễm có thể liên hệ ngay đến đường dây nóng của Bộ Y tế hoặc trung tâm y tế địa phương để được hỗ trợ. 

Đưa mọi người trở lại từ từ

Một số công ty lựa chọn giải pháp cho 50% nhân viên quay trở lại hoặc chia ca làm việc để dễ quản lý trong trường hợp xấu xảy ra. Quản lý cần cân nhắc xem đội nhóm hoặc phòng ban nào nên quay lại trước. Sự trở lại “chậm mà chắc” này sẽ giúp bạn có thời gian để tìm ra bất kỳ vấn đề khó khăn nào và tìm kiếm phản hồi của nhân viên về những gì thay đổi mới và những gì cản trở công việc của họ. Bạn có thể cần sửa chữa những thứ không hoạt động trước khi toàn bộ nhân viên văn phòng quay trở lại.

Vai trò quan trọng của tổ chức quản lý nhân sự

Chỉ cần tuân thủ các hướng dẫn của Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa dịch bệnh để mở cửa lại một cách an toàn là chưa đủ. Hầu hết các hướng dẫn đó tập trung vào các khía cạnh thể chất như vệ sinh, giữ khoảng cách người với người, những việc cần làm trong trường hợp phơi nhiễm COVID-19… Nhân viên của bạn cần phải cảm thấy rằng đội ngũ nhân sự rất coi trọng sức khỏe thể chất và tinh thần và sự an toàn của họ. Hãy cho họ biết về các quy trình an toàn, các dịch vụ vệ sinh và các nâng cấp mà bạn đã thực hiện.

Giao tiếp là con đường hai chiều, vì vậy, cần có những kênh giao tiếp chính thức và không chính thức để nhân viên có thể thoải mái đặt câu hỏi, đưa ra phản hồi hoặc nói lên những lo lắng. Trên thực tế, các công ty đã bắt đầu xây dựng một hệ thống chuyển đổi số để doanh nghiệp dễ dàng quản lý và duy trì mối quan hệ với từng nhân viên, từ đó có thể sắp xếp từng nhân viên quay trở lại văn phòng một cách an toàn nhất. 

Nếu bạn đang quan tâm đến một giải pháp chuyển đổi số toàn diện, đặc biệt là một nền tảng quản lý nhân sự hiệu quả, hãy liên hệ cho SmartOSC DX – nhà cung cấp các giải pháp của Zoho hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số mạnh mẽ nhất.