Quản Lý Nhân Sự - HRM

7 Quy Tắc Thiết Kế Phần Mềm HRM Bạn Cần Nằm Lòng

Quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức đang dần thay đổi và đại diện cho bộ mặt của nhiều doanh nghiệp ngày nay. Nguồn lao động giờ đây chứa đầy những cá nhân có kiến thức, kỹ năng cao và đòi hỏi doanh nghiệp có những mô hình quản lý mới, cách tiếp cận mới để có thể quản lý và kết nối. Một phần mềm quản lý nhân sự (HRMS) là ứng dụng công nghệ mà chưa nhiều nhà nhân sự nắm rõ. Cùng bài viết sau đây của SmartOSC DX tìm hiểu những nguyên tắc quan trọng giúp bạn thiết kế phần mềm HRM hiệu quả. 

Sử dụng các biểu đồ trực quan nhất

Trong khi tạo Bảng điều khiển trong phần mềm quản lý nhân sự (HRMS), bạn phải ghi nhớ rằng, phần mềm cần phải trực quan về mặt hình ảnh và bất cứ ai sử dụng sẽ không bỏ lỡ bất kỳ dữ liệu nào. Vì vậy, bạn cần hình dung những số liệu nào cần thiết và chọn loại biểu đồ phù hợp. Có rất nhiều loại biểu đồ và bạn có thể sử dụng biểu đồ đường, cột hoặc hình tròn. Đối với việc sử dụng đường thẳng, điều này sẽ hữu ích cho dữ liệu thay đổi liên tục.

Biểu đồ cột được sử dụng để so sánh và tạo ra sự trực quan. Mặc dù biểu đồ hình tròn không được sử dụng nhiều để mô tả chính xác dữ liệu, nhưng một số trường hợp có thể sử dụng. 

Tách biệt thông tin rõ ràng

Việc đưa tất cả thông tin vào một trang sẽ làm trang giao diện của phần mềm bị rối và rập khuôn. Bạn có thể cần chia nhỏ thông tin và dữ liệu ở nhiều vị trí khác nhau trong cùng một trang. Bạn có thể chỉ cần xây dựng một bảng điều khiển bao gồm tên chức danh của từng vị trí công việc, thông tin. Như vậy, bảng điều khiển trong HRMS của bạn sẽ không bị nhồi nhét và dễ theo dõi cho bất kỳ ai truy cập vào nó. 

Bổ sung thêm màu sắc

Khi bạn đang thiết kế một HRMS, bạn chắc chắn không chỉ sử dụng 2 màu đen trắng mà bạn cần làm cho nó trở nên rõ ràng hơn, do đó, bạn đang sử dụng màu sắc. Tuy nhiên, sử dụng các sắc thái khác nhau không phải là điều cấm kỵ nhưng nếu bạn đang lạm dụng quá nhiều màu sắc thì đó có thể là một vấn đề. Khi bạn sử dụng nhiều màu sắc khác nhau trong bảng điều khiển, nó có thể trông khó hiểu đối với các nhân viên, nhưng bạn có thể dễ dàng đọc được khi bạn đã chọn một vài màu và làm theo cách đó. Bạn có thể sử dụng các màu của đèn giao thông, như đỏ, vàng và xanh lá cây, và nó sẽ dễ hiểu hơn.

Lưu và xử lý dữ liệu

Khi bạn đang thiết kế một bảng điều khiển HRMS thì bạn phải quan tâm đến dữ liệu về nhân sự của công ty hoặc nơi làm việc. Thông tin bạn nhận được từ họ sẽ hữu ích cho các nhà quản lý và cho cả nhân viên. Nếu không sử dụng và xử lý được dữ liệu, toàn bộ nội dung trong phần mềm quản lý nhân sự sẽ không hiệu quả.

Phải bao gồm tên chức danh

Trong bảng điều khiển HRMS, việc đề cập đến tên và chức danh về những từng nhân viên để cấp quản lý có thể ghi nhận là điều vô cùng quan trọng. Nhiệm vụ của một nhân viên nhân sự không chỉ là theo dõi dữ liệu của người lao động mà còn cả hiệu suất của họ, do đó, bạn cần thu thập những thông tin tương tự từ các nhà quản lý. Việc này sẽ giúp công ty duy trì thành công và nó sẽ tạo động lực đến cho những nhân viên khác.

Khả năng cập nhật dữ liệu 

Bạn phải làm cho bảng điều khiển được lấp đầy bằng tất cả dữ liệu hiện tại, phần mềm quản lý nhân sự sẽ không có hiệu quả gì khi không có dữ liệu. Bạn có thể thêm thông tin hàng tuần hoặc hàng ngày, nhưng đừng cố gắng bổ sung thông tin hàng năm, vì dữ liệu trải qua rất nhiều thay đổi. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn điền vào từng dữ liệu gần đây nhất trong trang tổng quan và nó sẽ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả.

Thông tin hữu ích

Bạn không nên trình chiếu bảng điều khiển HRMS bằng những thông tin vô ích, bởi vì theo cách đó, toàn bộ nội dung sẽ không thể hiện được tầm quan trọng. Vì vậy, nếu bạn đang cố gắng làm cho trang tổng quan hiển thị với mọi người thì bạn phải đi đến kế hoạch thực hiện các hành động khác nhau. Các cấp quản lý có thể đưa ra một quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu sẵn có và hướng đến những quyết định có hiệu quả cho doanh nghiệp.

Để quản trị một doanh nghiệp lớn mà không cần giấy tờ, không bảng tính phức tạp bạn có thể cần đến một phần mềm quản trị nhân sự hiệu quả. Bạn có thể tham khảo phần mềm Zoho People được cung cấp bởi SmartOSC DX Việt Nam. SmartOSC DX thuộc tập đoàn SmartOSC với hơn 15 năm kinh nghiệm mang đến các giải pháp chuyển đổi số cho nhiều doanh nghiệp Việt. Giải pháp Zoho People giúp bạn quản lý cổng thông tin nhân viên, quản lý thời gian, tự động hóa các quy trình và quản lý nhân sự mọi lúc mọi nơi. 

Bài viết đã chia sẻ 7 quy tắc bạn cần nắm để thiết kế được một phần mềm HRM phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm kiếm những nhà cung cấp phần mềm uy tín trên thị trường với khả năng tùy biến sẵn có để nhanh chóng áp dụng vào môi trường làm việc của chính mình. Cần tư vấn vui lòng liên vệ Hotline với SmartOSC DX để nhận được mọi giải đáp của quý khách.