Chuyển Đổi Số

Chuyển Đổi Số Hệ Thống Quản Trị Nhân Lực: 6 Bước Để Thành Công

“Mười năm tiếp theo của Công nghệ thông tin sẽ là thứ chuyển đổi toàn bộ doanh nghiệp của bạn” đây là câu nói của Aaron Levie – CEO của Công ty điện toán đám mây. Đó như một lời cảnh báo với mọi doanh nghiệp nếu không chuyển đổi số doanh nghiệp chắc chắn sẽ bị đào thải trong kỷ nguyên số này. Để có thể nhanh chóng chuyển đổi, thích ứng với các xu hướng công nghệ trên thế giới, việc cần làm đầu tiên là phải chuyển đổi số hệ thống quản trị nguồn nhân lực – yếu tố quan trọng quyết định hoạt động doanh nghiệp sẽ thành công hay thất bại. Trong bài viết này, SmartOSC DX sẽ chia sẻ 6 bước để chuyển đổi hệ thống quản trị nhân lực thành công.

Tại sao phải chuyển đổi số hệ thống quản trị nhân lực?

Bộ phận quản trị nhân lực là nơi tiếp nhận những phản hồi của nhân viên về mọi hoạt động của doanh nghiệp để có thể đưa ra nhiều giải pháp thay đổi tổ chức tốt hơn. Nhiều cải tiến về công nghệ cũng được áp dụng cho bộ phận này nhưng nó mới chỉ đến mức số hóa, chuyển đổi dạng dữ liệu giấy sang kỹ thuật số còn việc ứng dụng các kỹ thuật như: AI, công nghệ đám mây, IoT, Blockchain, Bigdata… thì vẫn là thách thức với nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, chuyển đổi số bộ phận nhân sự sẽ vừa thay đổi cách thức vận hành lại tạo ra văn hóa chuyển đổi cho toàn doanh nghiệp giúp mọi nhân viên dễ dàng thích ứng trước những thay đổi nhanh chóng của công nghệ. 

Một ví dụ thực tế: tại tập đoàn Unilever, họ đã tiến hành thay đổi cách thức tuyển dụng truyền thống của mình bằng việc sử dụng thuật toán thông minh để lựa chọn ứng viên. Họ dựa vào các công cụ như: chạy quảng cáo tuyển dụng trên Facebook, Video phỏng vấn, lọc ứng viên bằng AI, tạo trò chơi trực tuyến đánh giá kỹ năng… chỉ có bước cuối cùng là ứng viên phỏng vấn trực tiếp với giám đốc điều hành và quản lý nhân sự. Kết quả họ nhận được nhanh, chính xác hơn rất nhiều. Có đến hơn 80% ứng viên vào vòng cuối.

Có thể thấy, lý do đơn giản nhất chúng ta dễ dàng nhận thấy khi chuyển đổi số thành công hệ thống quản trị nhân lực: tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, là nền tảng cho các bộ phận khác chuyển đổi, mang lại lợi ích lâu dài về doanh số và con người… 

6 bước chuyển đổi số hệ thống quản trị nhân lực

Không tự nhiên mà chúng ta xác định được để thành công chuyển đổi số phải trải qua 6 giai đoạn. Thật may mắn, Brian Solis là nhà phân tích số học, nhà nhân chủng học, người được cả thế giới công nghệ là nhà lãnh đạo tư tưởng nổi bất trong chuyển đổi số đã nghiên cứu, đưa ra 6 giai đoạn chuyển đổi số:

• Kinh doanh truyền thống: tại thời điểm này, mọi người thường hoài nghi về công nghệ, họ từ chối thay đổi. Hoạt động phân tích chỉ phục vụ cho làm báo cáo. Những phần mềm công nghệ rất hiếm xuất hiện trong quản trị và xử lý dữ liệu
• Hiện tại và hoạt động: Các cuộc thử nghiệm sử dụng công nghệ đã diễn ra với mục đích thúc đẩy nhu cầu sử dụng chúng để sáng tạo, cải thiện quy trình
• Chính thức hóa: Dữ liệu bắt đầu có ảnh hưởng đến quyết định của doanh nghiệp.
• Chiến lược: Mọi người dần thấy được lợi ích của sự hợp tác. Những nỗ lực và hiểu biết chung của họ là tiền đề cho các chiến lược mới ra đời.
• Hội tụ: Hình thành nhóm phụ trách chuyển đổi số, tiến hành thực hiện chiến lược dựa trên mô hình hoạt động của doanh nghiệp và mục tiêu kinh doanh. Cơ sở hạ tầng cũng được tạo mới nhằm hỗ trợ chuyển đổi số dễ dàng.
• Đổi mới và thích ứng: Chuyển đổi số là đổi mới sự vận hành và kinh doanh cần thiết trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Môi trường mới sẽ được thiết lập theo xu hướng công nghệ hiện đại.

Đến giai đoạn cuối cùng, mọi người cũng như mô hình hoạt động doanh nghiệp đã đi vào luồng của chuyển đổi số, và nó đã thành tư duy số hóa.

Cách triển khai chuyển đổi số trong quản lý nhân sự.

Khi bắt đầu chuyển đổi số doanh nghiệp luôn gặp phải nhiều trở ngại, vậy nên trước khi chuyển đổi hãy khởi động kỹ với các yếu tố:

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Có một mục tiêu rõ ràng cho dài hạn, ngắn hạn sẽ giúp doanh nghiệp xác định hướng đi của mình dễ dàng. Hãy sử dụng mô hình SMART để thiết lập mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp triển khai kế hoạch đúng hướng hơn khi đáp ứng đầy đủ các yếu tố: Specific: Cụ thể, dễ hiểu, M – Measurable: Đo lường được, A – Attainable: Tính khả thi, R – Realistic: Tính thực tế, T – Time bound: thiết lập thời gian.

Tạo tâm lý sẵn sàng chuyển đổi cho nhân viên

Số hóa quy trình nhân sự chắc chắn sẽ có tác động đến toàn bộ doanh nghiệp, vì vậy mọi nhân viên đều cần được đào tạo, tham gia vào quá trình với vai trò phù hợp để doanh nghiệp có thể vừa chuyển đổi vừa diễn ra hoạt động kinh doanh sản xuất như bình thường.

Không phức tạp hóa mọi thứ

Phức tạp hóa mọi thứ chỉ khiến chúng ta hoang mang, hãy bắt đầu từ những quy trình chuyển đổi đơn giản nhất, hỏi ý kiến nhân viên của bộ phận nhân sự xem họ muốn chuyển đổi số hoạt động nào của bộ phận mình trước, hay quy trình nào cần được ưu tiên tự động hóa… 

Ưu tiên các ý tưởng

Cho dù lãnh đạo đã lên kế hoạch chuyển đổi bộ phận nhân lực rồi thì vẫn nên nghe ý kiến của nhân viên trong phòng ban đó, vì họ là những người làm việc liên quan trực tiếp đến nhân sự, biết đâu sẽ có những ý tưởng độc đáo mới lại cho chuyển đổi đem lại tác động tích cực, tối ưu chi phí hơn.

Đánh giá hiệu suất

Ứng dụng công nghệ sẽ rất tốt, nhưng nó chỉ có lợi khi mang lại lợi ích trong kinh doanh. Nên trước khi triển khai các công nghệ số nhà quản lý nên tìm hiểu thật kỹ, đánh giá nghiêm túc những hiệu quả mà nó mang lại tránh tốn thời gian vô ích.

Chuyển đổi số hệ thống quản trị nhân lực là điều doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện. Sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa 6 bước thực hiện sẽ tạo ra sự thành công khi chuyển đổi. Mong rằng bài viết trên đã giải đáp các vấn đề về chuyển đổi trong bộ phận quản lý nhân sự cho doanh nghiệp. Nếu bạn đọc muốn tham khảo thêm nhiều thông tin hơn hãy liên hệ với SmartOSC DX qua số: (+84) 24 710 8 1222