Quản Lý Nhân Sự - HRM

Xu Hướng Quản Lý Nhân Sự Không Giấy Tờ

Mục đích cuối cùng mà tất cả các nhà lãnh đạo đều muốn hướng tới trong quá trình quản trị doanh nghiệp đó là việc hợp lý hoá hoạt động, tiết kiệm chi phí cho quá trình vận hành, tối ưu thời gian làm việc của một nhân sự. Nhận thấy mô hình hoạt động hiện nay có liên quan tới nhiều giấy tờ đã xảy ra không ít bất cập, đây cũng là lúc mà chủ doanh nghiệp cần cân nhắc chuyển sang mô hình quản lý nhân sự không cần giấy tờ, bảo đảm lợi ích ngắn hạn và dài hạn cho toàn công ty. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu cụ thể về xu hướng mới này thông qua bài viết dưới đây. 

Thế nào là quản lý nhân sự không cần giấy tờ?

Theo một nghiên cứu mới đây, mỗi nhân viên có thể mất tới 2 giờ đồng hồ để tìm kiếm các loại giấy tờ, tài liệu mỗi ngày. Các nhà quản lý có thể mất trung bình 1000 giờ mỗi năm nhằm tìm kiếm thông tin khi bị thất lạc. Tiền lương nhằm chi trả cho nhân viên phụ trách kiểm kê, lưu trữ hồ sơ dưới dạng giấy lên tới 480 tỷ USD mỗi năm. Đó cũng là lý do, một trong những cách giúp tiết kiệm chi phí vận hành hiệu quả nhất mà vẫn bảo đảm hiệu suất quản lý nhân sự được khuyến khích chuyển sang dạng mô hình văn phòng không giấy. 

Tuy nhiên, văn phòng không giấy hay văn phòng điện tử được hiểu một cách đơn giản là một văn phòng làm việc dựa trên một hệ thống phần mềm đã được thiết lập sẵn nhằm phù hợp với những yêu cầu, thực tiễn làm việc của các doanh nghiệp. Với văn phòng điện tử, doanh nghiệp vẫn có thể làm việc, quản lý tài liệu một cách đơn giản và dễ dàng. Điều này không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại văn phòng thường xuyên để kiểm kê. Thay vì làm việc offline với bộ máy cồng kềnh thì tất cả lượng công việc đều được số hóa ngay tại phần mềm. 

Giải thích lý do vì sao quản lý nhân sự không giấy tờ lại được phát triển trong kỷ nguyên số

Sự ra đời của văn phòng điện tử đã dần trở thành xu hướng tất yếu trong thời kỳ kỷ nguyên số. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm không ít thời gian, chi phí và tối ưu nguồn nhân lực cảo bởi những lợi ích nổi bật hơn so với việc quản lý truyền thống trên giấy tờ. 

Tiết kiệm thời gian lãng phí cho công việc khác

Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy nên được tối ưu giúp quản lý nhân sự tập trung cho những  công việc tốt hơn và tăng tính hiệu quả, tạo ra các dự án có doanh thu cao. Việc số hóa toàn bộ dữ liệu trên phần mềm sẽ giúp hỗ trợ nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ cần 1 nút nhấp, thay vì chật vật tìm kiếm thông tin hàng ngày thông qua tập giấy dày đặc chất đống bên trong tủ làm tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức. 

Tiết kiệm chi phí

Rất nhiều loại chi phí từ nhỏ tới lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có để tiết kiệm được khi sử dụng văn phòng có quy mô nhỏ: 

• Giảm chi phí hành chính: Giảm thiểu tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, bưu phí. 
• Chi phí văn phòng: không gian làm việc trong văn phòng được sao lưu bằng các tệp
• Các loại chi phí thất thoát do bị rủi ro

Dễ dàng trao đổi thông tin

Hệ thống cho phép đính kèm tài liệu dưới dạng file hình ảnh, tệp định dạng docx, pdf..giúp dễ dàng chuyển giao thông tin giữa các nhân sự thay vì phải lọc các thông tin bằng giấy, phân loại, sắp xếp mất rất nhiều thời gian. Phần mềm sẽ giúp cho người quản lý trao đổi thuận tiện hơn ngay dưới những thông báo, công văn, tài liệu nhằm xử lý vấn đề nhanh chóng, minh bạch. 

Tăng cường tính bảo mật

Các tài liệu vật lý rất khó có thể theo dõi, hàng đống giấy tờ có thể bị thất lạc hoặc bị mối mọt, kém chất lượng theo thời gian. Cũng rất khó để kiểm soát hay truy cập, in và sao chép các tệp nhạy cảm. 

Văn phòng không giấy sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây thay thế cho các tài liệu bản cứng và không gian lưu giữ hồ sơ. Tính bảo mật dữ liệu thậm chí còn tốt hơn so với việc lưu trữ tài liệu file cứng. 

Tài liệu online được phần quyền truy cập tới từng người có liên quan, quyền hạn truy cập cũng được giới hạn theo quyền xử lý tài liệu như: quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền tạo, quyền duyệt… 

Quản lý nhân sự bằng phần mềm Zoho People

Tất cả chúng ta đều đáng được hưởng những trải nghiệm tốt nhất tại nơi làm việc, dù là nhân viên, cán bộ nhân sự cũng vậy. Được thiết kế trên nền tảng Zoho People, bạn có thể mang tới sự trải nghiệm tuyệt vời giống như dịch vụ người tiêu dùng, đưa dịch vụ nhân sự tới vị trí trung tâm. Với tùy chọn và các giải pháp tự phục vụ, tương như như cách quản lý trường hợp, nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận những dịch vụ cần thiết và giúp cắt giảm công việc không thường xuyên của bộ phận nhân sự. 

Lợi ích khi người quản trị quản lý nhân sự bằng phần mềm Zoho People

Quản lý thời gian hiệu quả nhất:

• Theo dõi thời gian làm việc theo ngày, ngày nghỉ, bảng chấm công
• Dễ dàng thiết lập hạn chế IP để nhân viên chấm công
• Cho phép tạo ra đơn xin nghỉ phép và quản lý thời gian qua điện thoại
• Nhập dữ liệu vân tay vào hệ thống Zoho People
• Lưu lại thời gian và tạo ra bảng chấm công

Cổng thông tin nhân viên và tự phục vụ

• Chuyển đổi số sẽ giúp giảm hoạt động thủ công và tăng độ chính xác của dữ liệu
• Dễ dàng tìm kiếm lượng thông tin của cá nhân trong cùng một công ty
• Trao quyền cho người quản lý thông tin cá nhân
• Cập nhật tự động bảng chấm công

Hệ thống cho phép các doanh nghiệp quản lý nhân sự trên mọi thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng hay laptop. Nhìn chung, việc quản lý nhân sự không cần giấy tờ đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn tiến gần hơn với thời kỳ kỷ nguyên số với “công nghệ 4.0” vượt trội, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận thông tin, lưu trữ trên phần mềm để được bảo mật tốt nhất dữ liệu mật cũng như tạo môi trường làm việc mới trong công cuộc chuyển đổi số và kiến tạo không gian hạnh phúc. Đừng ngần ngại liên hệ ngay đến đội ngũ tư vấn của chúng tôi qua hotline (+84) 24 710 8 1222 để giải đáp các thắc mắc và nhận tư vấn.