Quản lý khách hàng - CRM

Xác Định Yêu Cầu CRM – Bước Quan Trọng Để Sử Dụng CRM Hiệu Quả

Nếu như doanh nghiệp chưa thể xác định đúng với những yêu cầu cần thiết của CRM và đưa ra lộ trình rõ ràng để xây dựng các yêu cầu ấy, thì thành công của dự án có thể vẫn còn là giấc mơ xa xôi. Doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng và tối ưu CRM khi chắc chắn rằng phần mềm ấy có chứa đầy đủ chức năng phù hợp với mục tiêu kinh doanh mà công ty đã đề ra. Và đây là cách duy nhất để đảm bảo điều này là bạch ra tính chính xác và yêu cầu CRM của bạn. 

Đây là bước khá quan trọng để tất cả mà các công ty nên dành thời gian cho nó. Biết được những gì mà bạn đang mong muốn đạt được từ việc triển khai CRM là mọt cân nhắc khá đúng đắn nhằm giúp doanh nghiệp không vướng vào bài toán thất bại. Khi chỉ trả một phần mềm đắt tiền không mang tới quá nhiều hiệu quả. 

Thực tế đã có thấy, rất nhiều người sử dụng CRM ngây thơ cho rằng tất cả các hệ thống CRM đều giống nhau. Tuy nhiên, tính năng của CRM này sẽ cho phép thay đổi rất nhiều và những gì mà nhà cung cấp cho bạn biết về hệ thống chưa phải là cách tốt nhất để đưa tới kết quả đánh giá. Bất cứ doanh nghiệp nào khi có biểu hiện của những đặc điểm riêng biệt. Do vậy, CRM mà bạn sử dụng cần có một kết hợp hoàn hảo. Cùng SmartOSC DX xác định yêu cầu của CRM – Bước quan trọng để sử dụng CRM hiệu quả là gì nhé!

Tài liệu yêu cầu CRM

Mỗi doanh nghiệp có một số đặc điểm cao cấp riêng nên yêu cầu về phần mềm CRM của doanh nghiệp cũng có phần khác nhau. Tài liệu yêu cầu về CRM cực kỳ quan trọng, nhưng thay vì kết hợp tất cả các tính năng CRM có vào một phần mềm, doanh nghiệp nên biết chính xác hơn những gì cần thiết cho chiến lược kinh doanh của mình. Khi biên dịch tài liệu yêu cầu của CRM. đừng khiến nó trở nên quá cao siêu, quá đơn giản hay phức tạp; nhà cung cấp cần có khả năng hiểu được những yêu cầu của bạn nhằm tùy chỉnh phần mềm CRM sao cho phù hợp nhất. 

Doanh nghiệp cần đề ra cho mình mục tiêu, đích tới trong tương lai. Bằng cách có tầm nhìn rõ ràng về tương lai, bạn có thể xác định những gì CRM phải làm sao để giúp cho bạn nhanh chóng đạt được điều đó. Từ đó, doanh nghiệp và phía cung cấp cần dễ dàng hơn khi xác định chính xác những tính năng, công nghệ sao cho cần thiết và có thể báo giá dựa vào yêu cầu công ty. 

Tài liệu yêu cầu về CRM của bạn cần được biên soạn trước khi đưa ra lựa chọn đối với nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần biết đặc điểm kỹ thuật và chi phí thực tế của hệ thống trước khi bắt đầu nói chuyện với nhà cung cấp được chọn. Bằng cách này, phía cung cấp có thể đưa ra cho bạn những đề nghị được cá nhân hóa chính xác và phù hợp với những gì bạn đang tìm kiếm.

Tài liệu yêu cầu CRM cần phải chi tiết tất cả những điều sau đây:

• Các mục tiêu kinh doanh cần đạt được thông qua dự án
• Các quy trình hiện tại cần được xử lý bởi hệ thống
• Yêu cầu chức năng
• Di chuyển dữ liệu và yêu cầu tích hợp
• Yêu cầu báo cáo
• Các hệ thống hiện tại cần được thay thế
• Nền tảng công nghệ CRM ưa thích
• Ngân sách mong muốn

Lợi ích của tài liệu yêu cầu CRM chi tiết

Khi xác định rõ ràng các yêu cầu của CRM bạn cần mang lại lợi ích là vô cùng lớn. Vì chỉ khi bạn thực hiện mục tiêu xác định cụ thể, hệ thống CRM mới mang tới cho nó một giá trị rõ ràng. Doanh nghiệp cũng sẽ đầu tư tập trung nhiều ơn vào lĩnh vực quan trọng nhất, nghĩa là ít có cơ hội lãng phí tiền vào thuộc tính hệ thống mà doanh nghiệp không cần tới. 

Khi đã tổng hợp các yêu cầu về CRM, bạn có thể rà soát toàn bộ quy trình kinh doanh của mình, đưa các yêu cầu về chức năng lên hàng đầu. Bạn cũng có thể sẽ ngạc nhiên bởi thấy rằng sự hiểu biết của mình về những gì mà doanh nghiệp cần cải thiện. Đồng thời, việc này cũng sẽ giúp cho công ty tránh việc sử dụng công nghệ CRM không phù hợp. 

Các nhà cung cấp có thể làm việc với tài liệu yêu cầu CRM của bạn và cung cấp giá chính xác. Doanh nghiệp sẽ tránh được cạm bẫy khi đưa ra lựa chọn dựa trên ước tính, chỉ để thấy rằng điều này tăng lên rất nhiều sau khi triển khai phần mềm. Nhờ vậy, công ty có thể tiết kiệm tới 40% bằng cách xác định rõ ràng mong muốn về CRM.

Khi doanh nghiệp có một tầm nhìn rõ ràng về yêu cầu CRM, bạn không chỉ có thể tiết kiệm thời gian triển khai mà còn giảm thiểu tối đa trường hợp ngân sách bị lãng phí. Dự án CRM của bạn cũng sẽ tiến triển nhanh hơn nhiều vì tất cả các công việc tốn thời gian đã được thực hiện. Khi bạn lựa chọn nhà cung cấp, họ sẽ biết chính xác những gì họ phải làm để thực hiện dự án.

Những yêu cầu khi xác định trong giai đoạn đề xuất chiến lược, yêu cầu CRM

Trong giai đoạn xác định yêu cầu CRM, bạn nên kiểm tra tất cả những điều sau đây:

Xác định mục tiêu doanh nghiệp mong muốn đạt được

Tại thời điểm này, bạn sẽ đào sâu, xem xét lý do vì sao bạn cần phải đầu tư vào hệ thống CRM. Nghiên cứu về nguyên nhân tạo ra vấn đề tai thời điểm này, cách mà CRM giải quyết chúng. Ghi chú thật nhiều bởi tất cả các vấn đề kinh doanh cần giải quyết có thể nằm trong phần này. Khi bạn đã có một danh sách, hãy xem những gì cần được thay đổi liên quan tới hiệu quả, hiệu suất, khối lượng bán hàng và truy cập vào trang dữ liệu. Sau đó, bạn cũng có thể tập trung hơn vào tính năng CRM cần thiết. 

Những khó khăn nào của hệ thống bạn cần phải đối mặt

Hãy xem có bao nhiêu người sẽ sử dụng CRM và khối lượng dữ liệu cần xử lí như thế nào. Luôn luôn cẩn trọng với câu hỏi này vì ước tính quá mức vẫn sẽ tốt hơn là không đủ dung lượng để lưu trữ hay xử lý dữ liệu. Hơn nữa, việc nâng cấp, mở rộng sau này luôn luôn tốn kém hơn chi phí thiết lập ban đầu.

Liệu phần mềm CRM truy cập ra sao

CRM dựa vào nền tảng đám mây hay CRM tại chỗ? Điều này đã có sự tác động lớn tới ngân sách của bạn. hãy nhìn vào những người dùng sẽ cần truy cập. Có bất kỳ ai trong họ cần tìm tới thiết bị di động, thuận tiện hơn trong việc truy cập CRM hay không? Thao tác nào sẽ thực hiện cần phải yêu cầu? Phần cứng hiện tại của bạn có được cập nhật hay không? Ngoài ra, nêu suy nghĩ về vị trí thực tế lưu trữ CRM và tính năng bảo mật hay quy trình sao lưu. 

Tính năng thực sự cần thiết

Chia nhỏ những nhu cầu thành các tính năng và sau đó xem xét cách chúng sẽ đáp ứng yêu cầu của bạn. Hãy hướng sự quan tâm trước hết cho những tính năng sẽ được sử dụng và sẽ tăng cường hiệu quả cho mục tiêu kinh doanh. Đừng mắc sai lầm khi chỉ nhìn vào các quy trình của bộ phận bán hàng hay tiếp thị. Công cụ hỗ trợ cho bộ phận Dịch vụ khách hàng cũng cần được đưa vào. Ngay cả đội ngũ nhân sự hay bộ phận pháp lý cũng có thể cần phải truy cập vào CRM, vì vậy hãy đảm bảo hệ thống được sử dụng trơn tru và đầy đủ chức năng đáp ứng cho nhu cầu của các bộ phận chính.

Phần mềm Zoho CRM đóng vai trò quan trọng như thế nào?

Zoho CRM có thể dễ dàng tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của bất kỳ loại hình và quy mô doanh nghiệp nào. Các hệ thống CRM hiện đại như Zoho CRM được sử dụng bởi các công ty mới thành lập, các doanh nghiệp lớn và các ngành dọc như bất động sản, chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm, pháp lý, truyền thông, nhà hàng, du lịch, ngân hàng, thuế, dịch giả tự do và tổ chức phi lợi nhuận để tăng doanh số bán hàng của họ , tiếp thị và nỗ lực hỗ trợ khách hàng.

Làm tăng doanh số bán hàng

Với Zoho CRM, bạn có thể xác định, nuôi dưỡng và theo dõi các khách hàng tiềm năng chất lượng. Điều này có nghĩa là bạn không lãng phí thời gian và nguồn lực cho một khách hàng tiềm năng có thể sẽ không trở thành khách hàng.

Quy trình kinh doanh hiệu quả

Giúp nhóm của bạn luôn làm việc hiệu quả bằng cách xác định và xây dựng các quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Zoho CRM có thể giúp bạn đảm bảo rằng các tiêu chuẩn được tuân thủ trong khi các quy trình được thực thi.

Ra quyết định chiến thuật

Zoho CRM cung cấp cho người ra quyết định dữ liệu chính xác từ khắp tổ chức của bạn bằng cách sử dụng phân tích và báo cáo để họ có thể phản ứng với xu hướng thị trường bằng các quyết định tốt hơn.

Tuân thủ và bảo mật dữ liệu

Bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu khách hàng của mình được an toàn trong trung tâm dữ liệu Zoho CRM, được bảo vệ bởi các cơ chế bảo mật vật lý và kỹ thuật số hàng đầu.

Trên đây là những lý do tại sao giai đoạn yêu cầu CRM quyết định một dự án có thành công hay không. Bạn cần đảm bảo những yêu cầu đưa ra là khả thi và cụ thể để không đầu tư cho một phần mềm chưa phù hợp hay không phát huy được khả năng để cải thiện hiệu quả kinh doanh hoặc giữ chân khách hàng. Hy vọng bài viết mà SmartOSC DX chia sẻ đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về phần mềm CRM, giúp xác định đúng với hệ thống đưa doanh nghiệp đi lên thành công hơn nữa!