Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Có Nên Áp Dụng Cho Doanh Nghiệp Nhỏ?

Đằng sau việc sản xuất ra mọi sản phẩm hoặc dịch vụ đều có khối óc con người, công sức và giờ làm việc (giờ làm việc). Không có sản phẩm hoặc dịch vụ nào có thể được sản xuất mà không có sự giúp đỡ của con người. Con người là nguồn lực cơ bản để tạo ra hoặc xây dựng bất cứ thứ gì. Mọi tổ chức mong muốn là có những người có kỹ năng và năng lực để làm cho tổ chức của họ có năng lực và tốt nhất.

Vậy làm thế nào để có thể quản lý tốt được nguồn nhân lực? Cùng SmartOSC DX tìm hiểu về phần mềm quản lý nhân sự có nên áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ hay không nhé!

Thế nào là phần mềm quản lý nhân sự?

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ được sử dụng nhằm tự động hóa quy trình nhân sự của một công ty. Các ứng dụng về phần mềm này được tin học hóa và tích hợp một số quy trình nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, trả lương, quản lý phúc lợi, đánh giá và phân tích hiệu suất… thành một gói phát triển mạnh mẽ. 

Nhiều tổ chức đã bắt đầu hiểu đúng rằng nguồn nhân lực quan trọng và quý giá nhất của họ là vốn con người. Nếu không có tài sản vốn con người, một công ty coi như chết. Phần mềm nguồn nhân lực giúp quản lý và bảo vệ tài sản vốn con người này, tất cả thông qua vòng đời của nhân viên. Những công cụ này giúp hợp nhất quản lý nhân sự và công nghệ thông tin thành một sự trải nghiệm liền mạch. Các tính năng của công cụ quản lý nguồn nhân lực khác nhau, tùy thuộc vào loại và cấp độ của phần mềm. 

Sự đa dạng của các công cụ Quản lý Nguồn nhân lực có nghĩa là bạn thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn công cụ tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Một tính năng quan trọng khác là hỗ trợ di động. Chúng ta đều biết rằng ngày nay ứng dụng dành cho thiết bị di động ở khắp mọi nơi và điều quan trọng là phải có một phần mềm Quản lý nguồn nhân lực có thể hoạt động trên điện thoại di động. Điều này sẽ đảm bảo sự dễ dàng và thuận tiện trong việc thực hiện các chức năng nhân sự.

Một tính năng khác của nhiều công cụ Quản lý Nguồn nhân lực là theo dõi thời gian và chấm công. Điều này rất quan trọng vì nó sẽ giúp các công ty biết được một nhân viên làm việc bao nhiêu thời gian, đặc biệt là nếu lương là mỗi giờ. Tính năng theo dõi thời gian và chấm công cũng giúp đánh giá và xem xét hiệu suất của nhân viên. Từ hỗ trợ trò chuyện trực tiếp, đến hệ thống theo dõi ứng viên, lên lịch công việc, các tính năng của những công cụ này là quá nhiều để đề cập đến. Không còn nghi ngờ gì nữa, phần mềm nhân sự giúp cuộc sống tốt hơn cho các chuyên gia nhân sự và các công ty nói chung.

Những khó khăn về nhân sự mà doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải

Doanh nghiệp nhỏ có tổ chức hoạt động linh hoạt, dễ dàng thay đổi theo nhu cầu thị trường và đổi mới công nghệ. Bên cạnh những lợi thế, doanh nghiệp nhỏ cũng gặp rất nhiều khó khăn như nguồn vốn hạn hẹp, tỉ lệ cạnh tranh cao,…..và khó khăn trong quản lý nhân lực cũng tồn tại không hề ít, cụ thể như:

Trình độ nhân viên không cao

Đối với các công ty nhỏ chưa có danh tiếng và một mức lương hấp dẫn để thu hút những người tài, do đó đa số trình độ của lao động ở các công ty nhỏ còn khá thấp. Bên cạnh đó, vấn đề đào tạo ở các doanh nghiệp nhỏ cũng không được chất lượng, việc bỏ chi phí cho đào tạo cũng cần cân nhắc nên tiến trình cải thiện trình độ nhân công tăng rất chậm. 

Nhân viên thiếu chuyên nghiệp trong công việc

Thái độ làm việc của nhân viên góp phần tạo nên hình ảnh doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp nhỏ, thái độ thiếu chuyên nghiệp của nhân viên thể hiện rất nhiều qua việc: đi làm muộn, thường xuyên không đúng giờ, sếp không có mặt thì bỏ về, nộp báo cáo chậm, lơ là trong kiểm tra số liệu dẫn đến sai sót, không tập trung vào công việc,….Người lãnh đạo thường xuyên bận rộn nên việc kiểm soát chặt chẽ thực sự là một thách thức lớn.

Mức độ chuyên môn chưa cao

Trước khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự, có rất ít doanh nghiệp nhỏ phân chia rõ ràng ra từng phòng ban. Việc một nhân viên đảm nhận công việc của cả kế toán lẫn thủ kho, kiểm kê lẫn lái xe,…là điều dễ gặp ở các doanh nghiệp nhỏ. Ngoài vấn đề chuyên môn hóa không cao, việc tham gia vào những lĩnh vực mà nhân viên không có trình độ dễ khiến doanh nghiệp gặp các rủi ro về sai số liệu, sai quy trình, thậm chí ảnh hưởng đến cả sức khỏe, tính mạng.

Lý do vì sao doanh nghiệp nhỏ cần ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự

Bởi đứng trước nhiều thách thức, doanh nghiệp nhỏ thường sẽ đắn đỏ và loại bỏ những phương án đầu tư vào một phần mềm quản lý. Nguyên là bởi tư tưởng từ những người chủ doanh nghiệp nhỏ luôn cho rằng công ty không có nhiều nhân lực thì không cần tới việc sử dụng phần mềm quản lý. Hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng có thể quản lý tốt hơn nhân viên của mình mà chẳng cần nhìn vào thực tế rằng họ không đủ thời gian cho việc theo sát được cấp dưới của mình. 

Phần mềm Zoho People có thể khẳng định với người quản lý doanh nghiệp nhỏ rằng lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự mang tới lớn gấp ngàn lần so với chi phí bỏ ra ban đầu bởi các lý như như:

Quản trị dữ liệu trên cùng một hệ thống theo thời gian thực

Phần mềm quản lý nhân sự có thể quản lý được thông tin về nhân viên cùng các dữ liệu khác về công ty trên một hệ thống đồng bộ, hiển thị được số ngày nghỉ, số ngày đi làm, năng suất công việc hàng ngày,….Qua đó người quản lý có thể nắm được những thông tin cơ bản về tình hình nhân viên của mình.

Thao tác quản lý từ xa, trực tiếp thông qua hệ thống phần mềm

Đối với chức năng này của phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm tối đa trường hợp cấp trên vắng mặt thì nhân viên bỏ về hoặc ngồi chơi. Người quản lý dễ dàng đôn đốc công việc tại công ty dù đang đi công tác hoặc ra ngoài bởi chức năng trò chuyện, gọi điện thoại được tích hợp ngay ở phần mềm. Bên cạnh đó, do các dữ liệu hiển thị theo thời gian thực và luôn cập nhật nhanh chóng nên việc nắm bắt được kết quả công việc hàng ngày trở nên dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý nhân sự được cấp quyền chức năng thông minh

Phân quyền là một chức năng tiện lợi mà các phần mềm quản lý nhân sự mang lại. Thường ở doanh nghiệp, dữ liệu sẽ lưu vào excel hoặc giấy tờ, dễ bị hư hỏng, sai sót mà lại có thể tự do chỉnh sửa. Tuy nhiên, với chức năng phân quyền ở phần mềm, nhân viên chỉ được phép chỉnh sửa trong một phạm vi nhất định và có lưu lại lịch sử chỉnh sửa. Bất cứ sự sai sót hoặc vấn đề gì xảy ra hoàn toàn có thể truy nguyên nhân dễ dàng hơn, tránh đổ lỗi gây mất đoàn kết nội bộ. 

Như vậy, với khả năng hầu hết xử lý mọi vấn đề về nhân sự dành cho doanh nghiệp nhỏ, phần mềm quản lý nhân sự đã đủ tiêu chuẩn để có thể trở thành một trong những công cụ đắc lực nhất dành cho doanh nghiệp. Là doanh nghiệp tiên phong đi đầu trong lĩnh vực phần mềm quản lý, SmartOSC DX luôn tự tin rằng sẽ cung cấp tới bạn phần mềm quản trị nhân lực tốt nhất trên thị trường hiện nay. Liên hệ với chúng tôi để được lắng nghe và tư vấn giải pháp nhân sự hữu ích nhất nhé!